3. Основні завдання і функції канцелярії:

1. Основним завданням канцелярії є забезпечення чіткої роботи з документами в установі у відповідності з основними положеннями ЄЛСД.

2. Для виконання цього завдання на канцелярію покладаються такі функції:

- забезпечення своєчасного перегляду вхідної, вихідної і внутрішньої документації;

- організація роботи засідань колегії установи і контроль за виконанням прийнятих нею рішень;

- здійснення систематичного контролю за своєчасним виконанням документів;

- оформлення і розсилання розпорядчих документів;

- контроль за правильним оформленням документів;

- здійснення прийому, реєстрації, зберігання, обліку, постачання документів у підрозділи;

- формування справ, а також підготовка до відправлення документів на зберігання;

- організація роботи з прийому керівником відвідувачів.

3. Секретаріат:

- розглядає і готує для доповіді керівництву відповідну кореспонденцію;

- готує за розпорядженням керівника установи проекти окремих наказів, листів, довідок та інших документів і узгоджує їх зі структурними підрозділами;

- здійснює аналіз справ у структурних підрозділах по роботі з документами і дає висновки та пропозиції щодо покращення роботи;

- складає проекти планів колегії на основі пропозицій членів колегії та начальників структурних підрозділів установи і дає їх на розгляд і затвердження;

- готує матеріали для засідань, а також пропозиції керівництву установи і повідомляє про час проведення;

- обробляє протоколи засідань, виписки з них;

- контролює виконання рішень; - забезпечує підготовку відповідних матеріалів для засідань, які скликаються керівником установи.

4. Підрозділи з контролю виконання здійснюють такі функції:

- контролюють своєчасне виконання документів;

— здійснюють контроль за термінами виконання документів і інформують про це керівництво;

- аналізують контроль виконання документів і складають відповідні довідки для керівництва.

5. Підрозділ з раціоналізації роботи з документами:

- розробляє і впроваджує заходи для удосконалення служби документації в апараті установи;,

- організовує роботу з метою підвищення кваліфікації працівників, які працюють з документами;

- розробляє інструкцію з документації управлінської діяльності;

- розробляє перелік нереєстрованих документів;

- розробляє класифікатор питань, які вирішують посадові особи, структурні підрозділи та установа в цілому.

6. Підрозділ з обліку і реєстрації документів:

- веде облік і реєстрацію документів;

- готує для доповіді керівництву установи вхідну (на його адресу) кореспонденцію;

- спостерігає за правильністю складання та оформлення документів, перевіряє якість виготовлення супровідних документів до основних;

- подає на підпис керівництву установи та керівникам структурних підрозділів визначені документи, які стосуються їх компетенції;

- здійснює облік документів "для службового користування";

- оформляє для відправлення документи за вказівками керівника канцелярії та його заступників;

- складає номенклатуру справ канцелярії, формує справи у відповідності з номенклатурою, готує справи до здачі їх в архів.

7. Підрозділ обліку та реєстрації листів громадян:

- приймає і реєструє пропозиції та скарги громадян;

- готує на розгляд керівництва установи вхідну кореспонденцію з важливих питань;

- направляє кореспонденцію в структурні підрозділи на виконання;

- контролює дотримання термінів виконання листів;

- організовує прийом відвідувачів.

8. Підрозділ з прийому і відправлення кореспонденції:

- приймає і відправляє документи та розподіляє їх по структурних підрозділах;

- здійснює протягом кожного дня кількісний облік документів, на основі якого складає за встановленою формою відомість про об'єм документообігу в організації;

- відправляє вихідну кореспонденцію;

- доставляє кореспонденцію в структурні підрозділи та адресатам міста.

9. Архів:

- приймає, обліковує, зберігає і використовує справи;

- контролює правильність складання номенклатури справ;

- надає методичну допомогу в оформленні справ, які підлягають здачі в архів;

- здійснює контроль за правильним формуванням справ, зберіганням та подальшим використанням;

- веде централізований облік справ, які зберігаються в архівах підвідомчих структур.

10. Відділ кадрів:

- проводить документальне оформлення вказівок з прийому, переведення та звільнення працівників;

- виписує та заповнює трудові книжки;

- реєструє та здійснює постійний облік працюючих;

- доводить до відома працівників інформацію про зміни в їх трудовій діяльності;

- відповідає за збереження всієї кадрової документації;

- проводить інструктажі з начальниками структурних підрозділів та працівниками установи за посадовими інструкціями;

- обліковує робочий час працівників.

11. Відділ машинопису (друкарське бюро) та розмноження:

- працює над машинописним оформленням документів для всіх структурних підрозділів установи з оригіналу;

- вичитує та редагує передрукований матеріал;

- виконує стенографічні записи виступів учасників засідань та розшифрування їх;

- розмножує та копіює необхідні документи за допомогою технічних засобів.

Відповідно до об'єму річного документообігу канцелярії бувають таких категорій: 1 - об'єм документообігу становить від 100 тис. документів і

2 - об'єм документообігу становить до 85 тис. документів;

3 - об'єм документообігу - до 50 тис. документів;

4 - об'єм документообігу — до 25 тис. докуметів.

Об'єм документообігу за рік впливає на категорію установи та штат працівників, зайнятих у службах з документаційного забезпечення.

Згідно з категорійністю канцелярії визначаються і категорії працюючих. Як правило, це:

- керівники;

- спеціалісти;

- технічні виконавці.

Об'єм виконуваних робіт у діловиробничому процесі залежить від часу, затраченого на виконання певних операцій.

4. Згідно з Типовим положенням про службу діловодства її керівник мусить мати вищу (без вимог до стажу роботи) або середню спеціальну (зі стажем роботи не менше трьох років) освіту. Особа, відповідальна за роботу з документа­ми в установі, повинна мати досвід роботи у службі діло­водства не менше трьох років.

Керівник служби діловодства призначається і звільня­ється наказом керівника установи. За характером діяль­ності керівник служби діловодства тісно взаємодіє:

— з керівниками структурних підрозділів установи і підвідомчої мережі — з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, діяльності колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в служ­бових цілях;

— з юридичною службою — з правових питань, пов'я­заних з підготовкою документів;

— зі службами матеріально-технічного постачання і гос­подарського обслуговування — з питань забезпечення засо­бами оргтехніки, бланками документів, канцелярським при­ладдям, побутового обслуговування працівників служби.

У межах своєї компетенції він також може вступати у взаємовідносини з іншими установами з питань роботи з документами.

Для виконання обов'язків керівникові служби діловод­ства надається право:

— контролювати і вимагати виконання встановлених правил роботи з документами в установі та підвідомчій мережі;

— доповідати керівнику установи про стан роботи з документами, подавати документи для розгляду;

— вносити на розгляд керівництва подання про при­значення, переміщення і звільнення працівників служби діловодства, їх заохочення і накладання на них стягнень;

— залучати спеціалістів структурних підрозділів та підвідомчої мережі до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;

— запитувати від структурних підрозділів і установ підвідомчої мережі відомості, які необхідні для вдоскона­лення форм і методів роботи з документами;

— вживати заходів до скорочення зайвої документаці-йної інформації в установі та підвідомчій мережі, кон­тролювати цей процес;

— підписувати і візувати документи у межах своєї компетенції;

— застосовувати санкції в усіх випадках порушення підрозділами і службовими особами установи встановле­них правил роботи з документами.