ТЕма 3.2.: Організаційна побудова служб діловодства

1. Різновиди служб діловодства.

2. Завдання служб діловодства.

3. Канцелярія установи та її функції.

4. Управління службою діловодства.

Література:

1. Блощинська В.А.Сучасне діловедення: Навч.посібник. – Івано-Франківськ, 2000. - 270с.

2. Палеха Ю.І. Управлінське документування: Навч. посібник. – К.: Вид-во Європ. ун-ту,2003. – 327с.

3. Журнал «Секретар-референт»

1. Уся організаційна робота з раціональної постановки діловодства в установі покладається на службу діловодст­ва. Остання є самостійним структурним підрозділом ус­танови і підпорядковується її керівнику, який і здійснює загальне керівництво організацією діловодства.

Факторами, які визначають організаційну побудову служби діловодства, є її основні функції, обсяг робіт по кожній з них, а також розмір установи, тобто кількість її структурних підрозділів, їх територіальне розміщення, за­гальна кількість працівників, кількість рівнів прийняття рішень, норми управління, прийнята система документу­вання й організації роботи з документами, рівень ме­ханізації і автоматизації документаційних процесів тощо.

У практиці управління існують такі види служб діло­водства:

— управління справами — в міністерствах, відомст­вах, корпораціях;

— загальний відділ — у виконкомах та органах управ­ління громадськими організаціями;

— канцелярія — в об'єднаннях, організаціях, фірмах, на підприємствах.

В установах, які не мають таких структурних підроз­ділів, відповідальність за організацію діловодства покла­дається на секретаря або на спеціально виділену для цьо­го особу.

У своїй роботі служба діловодства має керуватися за­конами України, що встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади, місцевого та регіонального самовряду­вання з питань здійснення контролю за виконанням до­кументів, удосконалення організаційних структур, дер­жавними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію, положеннями Типової інструкції з діло­водства, розпорядчими документами вищої і самої уста­нови, вказівками архівних органів та іншими чинними нормативами щодо роботи з документами.

До складу служби діловодства можуть входити: секре­таріат; підрбзділи (або ділянки роботи) з обліку та реє­страції, контролю, раціоналізації роботи з документами, розгляду листів (скарг); експедиція; копіювально-мно-жильне бюро; архів. Організаційно і методично їй підпо­рядковані секретарі структурних підрозділів.

Кількісний склад працівників служби діловодства виз­начається типовими нормами часу на роботи з діловод­ного обслуговування, характером праці, обсягом доку­ментообігу, а їх обов'язки — відповідними посадовими інструкціями.

2. Основними завданнями служби діловодства є:

• встанов­лення єдиного порядку роботи з документами в установі та підвідомчій мережі,

• документаційне забезпечення діяль­ності на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами,

• скорочення кількості документів.

Відповідно до цих за­вдань служба діловодства:

— розробляє інструкції з діловодства для установи та підвідомчої мережі, номенклатури та описи справ уста­нови і типові номенклатури для підвідомчої мережі;

— організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує документаційне й орга­нізаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

— організовує роботу з пропозиціями, заявами і скар­гами громадян;

— організовує друкарське виготовлення, копіювання і

тиражування документів;

— здійснює уніфікацію систем документації і доку­ментів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів до­кументів;

— контролює якість підготовки і оформлення доку­ментів, їх своєчасне виконання в установі, вживає за­ходів до скорочення строків проходження і виконання документів, узагальнює і аналізує дані про хід і результа­ти цієї роботи;

— здійснює приймання, реєстрацію, облік, зберіган­ня, оперативний пошук, доставку документів, інформу­вання за документами;

— реалізує єдиний порядок відбору, обліку, збережен­ня, якості обробки та використання документів, що ут­ворюються у діяльності установи і підвідомчої мережі, для передачі на державне зберігання;

— удосконалює форми і методи роботи з документами в установі і підвідомчій мережі завдяки використанню організаційної техніки і засобів обчислювальної техніки;

— здійснює організаційно-методичне керівництво ро­ботою з документами у підрозділах і підвідомчій мережі;

— організовує підвищення кваліфікації працівників установи щодо роботи з документами;

— впроваджує державні стандарти, уніфіковані систе­ми документації та інші нормативи в установі та підві­домчій мережі;

- завіряє печаткою документи в усіх випадках, пе­редбачених інструкцією щодо роботи з документами в установі.

Канцелярія виконує функції роботи з документами в установі і є її самостійним структурним підрозділом.

Канцелярію очолює начальник канцелярії, який підпорядковується керівнику підприємства. Начальник канцелярії призначається і звільняється з займаної посади керівником установи.

Канцелярія керується в своїй діяльності:

- діючим законодавством;

- постановами і розпорядженнями Ради Міністрів, Верховної Ради;

- указами Президента;

- розпорядчими матеріалами вищестоящих інстанцій;

- положеннями про дану установу;

-положеннями державних стандартів (ЄДСД);

- правилами Головного архівного управління з документації управлінської діяльності і роботи архівів установ;

- інструкцією з документації управлінської діяльності, затвердженою керівником установи;

- положенням про канцелярію.