міністерсьво оствіти і науки україни

надвірнянський коледж

національного транспортного університету

для студентів спеціальності «Діловодство»

надвірна - 2010

Розроблено:

викладачем діловодства Гриджук Г.С.

Зміст

Розділ 1. Діловодство як діяльність та навчальна дисципліна…………….. Тема1.1.Завдання навчального курсу дисципліни „Діловодство”. Значення діловодства в управлінні…………………………………………………………….................................... Тема1.2.Основні поняття на терміни діловодства …………………………………………. Розділ 2. Історія розвитку діловодства……………………………………….. Тема 2.1. Виникнення справочинства………………………………………………………. Тема 2.2. Актове діловодство………………………………………………………………... Тема 2.3. Діловодство в Запорізькій Січі…………………………………………………… Тема 2.4. Наказове діловодство……………………………………………………………… Тема 2.5. Колезьке діловодство……………………………………………………………… Тема 2.6. Виконавче діловодство……………………………………………………………. Тема 2.7. Радянське діловодство…………………………………………………………….. Тема 2.8.Сучасне діловодство в Україні…………………………………………………….. Розділ 3. Організація діловодства в установі………………………………… Тема 3.1. Суть діловиробничого процесу…………………………………………………… Тема 3.2. Організаційна побудова служб діловодства……………………………………... Тема 3.3. Організація робочих місць та нормування праці………………………………... Розділ 4. Поняття про документ………………………………………………. Тема 4.1. Документ та його особливості……………………………………………………. Тема 4.2. Класифікація документів………………………………………………………….. Тема 4.3. Нормативна база, що регулює процеси створення та зберігання документів…. Тема 4.4. Документування управлінської діяльності………………………………………. Розділ 5.Підготовка до складання документів……………………………….. Тема 5.1. Вимоги до оформлення документів………………………………………………. Тема 5.2. Мовно-стильові особливості текстів службових документів…………………... Тема 5.3. Вимоги до оформлення реквізитів на документах………………………………. Тема 5.4. Виготовлення документів табличного типу……………………………………... Тема 5.5. Виготовлення документів за допомогою персонального комп’ютера………… Розділ 6. Складання та оформлення документів……………………………... Тема 6.1. Службові листи, їх різновиди……………………………………………………... Тема 6.2. Документування довідково-інформаційної діяльності………………………….. Тема 6.3. Організаційна документація………………………………………………………. Тема 6.4. Розпорядча документація…………………………………………………………. Розділ 7. Організація роботи з документами…………………………………. Тема 7.1. Приймання, розгляд та реєстрація документів…………………………………... Тема 7.2. Прядок проходження, опрацювання та відправлення кореспонденції………… Тема 7.3. Виготовлення копій та витягів документів………………………………………. Тема 7.4. Організація контролю за ходом виконання документів………………………… Тема 7.5. Робота з листами, пропозиціями та скаргами громадян………………………… Тема 7.6. Робота з документами, що містять комерційну таємницю……………………... Розділ 8.Систематизація документів та їх збереження………………………. Тема 8.1. Складання номенклатури справ…………………………………………………... Тема 8.2. Формування справ…………………………………………………………………. Тема 8.3. Оперативне зберігання справ……………………………………………………... Тема 8.4. Підготовка справ до подальшого зберігання та використання…………………. Тема 8.5. Особливості архівної роботи……………………………………………………… Розділ 9. Організація та проведення масових службових заходів та їх документаційне забезпечення…………………………………………………. Тема 9.1. Організація нарад, обговорень і їх документаційне забезпечення……………... Тема 9.2. Організація та проведення переговорів та їх документування…………………. Тема 9.3. Організація прес-конференцій та презентацій фірми…………………………… Тема 9.4. Організація конференцій, симпозіумів та виставок……………………………...

6 6 9 14 14 19 21 23 25 27 29 33 35 35 38 44 47 47 51 54 57 60 60 65 77 93 97 105 105 116 126 129 134 134 137 143 146 150 154 158 158 175 178 179 185 187 187 195 202 213

Пояснювальна записка

Сучасне діловодство - система життєво важливих дій організації, пов'язаних, в першу чергу, з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.

Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у пе­реведенні його на державну мову, широкому застосуванні ком­п'ютерних систем оброблення та друкування документів, необхід­ності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Дотримання стандартів із діловодства в практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого орга­нізаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тя­ганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, опрацювання й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням. Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ — це свідчення культури виконавця.

Програма курсу „Діловодство” має структурно-логічні зв’язки з такими загальними курсами, як „Українська мова”, „Історія України”, „Охорона праці”, та спеціальними курсами, як „Українська мова за професійним спрямуванням”, „Спеціальне діловодство”, „Стилістика ділового мовлення та редагування службових документів”, „Основи менеджменту”, а також дисциплінами, що стосуються комп’ютерної техніки та інформаційних мереж.

рОЗДІЛ 1: Діловодство як діяльність та навчальна дисципліна

Тема 1.1.: завдання навчального курсу дисципліни « діловодство » . Значення діловодства в управлінні

1. Завдання та мета навчального курсу дисципліни „Діловодство”.

2. Об’єкт вивчення дисципліни.

3. Складові діловодства.

4. Різновиди діловодства.

5. Значення діловодства в управлінні.

Література:

1. Блощинська В.А.Сучасне діловедення: Навч.посібник. – Івано-Франківськ, 2000. - 270с.

2. Діденко А.Н.Сучасне діловодство: Навч.посібник. – 3-тє вид. - К.: Либідь, 2001.

3. Корж А.В. Документація праводілової сфери: Навч. посібник . – К.: Інститут держави і права, 2003.

4. Палеха Ю.І. Управлінське документування: Навч. посібник. – К.: Вид-во Європ. ун-ту,2003.

1. Курс сучасного діловодства - одна з обов'язкових загальнопрофесійних дисциплін з підготовки спеціалістів різного профілю, які в процесі своєї практичної діяльності мають безпосереднє відношення до документації і різноманітних видів ділового спілкування, що фіксуються за допомогою матеріальних носіїв.

Сучасне діловодство - система життєво важливих дій організації, пов’язаних, в першу чергу, з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.

Мета даного курсу - дати системне уявлення про суть, структуру, функції та призначення різних документів, які знаходяться в обігу державних та приватних організацій, а також ознайомити студентів з процесом їх створення, обробки, збереження і подальшого використання.

Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності (ДСТУ 2832-94).

Діловодство – це комплекс методів, способів та процесів роботи з документами, що здійснюються установами у ході виконання ними своїх функцій і завдань.

Діловодство охоплює системи документації, документування і документаційного забезпечення, тобто сукупність документів та комплекс робіт з ними.

2. Документ як основний носій інформації необхідний для стабільної діяльності організації. На основі документів приймаються рішення управлінського, виробничого та господарського характеру. Документи в більшості випадків, є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерами. Він є засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору. А тому керівники підприємств несуть, в першу чергу персональну відповідальність за правильність оформлення документів та їх подальше збереження, як основних об'єктів, що відображають діяльність установ у всіх сферах практичного втілення виробничих, господарських і наукових завдань.

3. Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої і ефективної роботи підприємства, установи чи організації.

Складові частини діловодства – система документації, система документування, організація роботи з документами.

Система документації – це сукупність документів, взаємопов’язаних між собою таким чином, що являють собою єдине ціле із своїми специфічними рисами. Існує багато систем документації. Наприклад, система управлінських документів, яка має багато підсистем – функціональні, міжгалузеві та галузеві системи. До функціональних систем належить планова, матеріально-технічна, звітно-статистична. До галузевих систем належать документи, які стосуються певної галузі в країні. До міжгалузевих – документи, що стосуються двох чи більше галузей. Ці системи поділяються на підсистеми, останні – на більш дрібні сукупності документів.

Система документування – це сукупність процесів і прийомів створення всієї документації в установах, на підприємствах, в організаціях, в ході здійснення ними своїх функцій. Документування охоплює всі операції по складанню, погодженню, затвердженню, оформленню і виготовленню документів. Система документування передбачає наявність відповідних вимог і нормативів створення документів. Такі нормативи закріплені законодавчо у вигляді Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), інструкціями, відомчими норматичними документами з питань діловодства. Основні положення ЄДСД розповсюджуються на організаційно-розпорядчу документацію. Деякі положення є обов’язковими для виконання, інші мають рекомендаційний характер.

Організація роботи з документами – це створення умов, що забезпечують рух, пошук і збереження документів в діловодстві. Сюди входить прийом, реєстрація, розподіл, контроль виконання, формування справ, довідково-пошукова робота, передархівна обробка, збереження і використання документів.

4. У діловодстві розрізняють:

Адміністративне (загальне) діловодство – це операції по документуванню розпорядчої і виконавчої діяльності організації чи підприємства. Документи, які застосовуються при оформленні розпорядчої і виконавчої діяльності органів державного управління називаються організаційно-розпорядчою документацією (ОРД).

Організаційно-розпорядча документація створюється і використовується в різних органах управління – Кабінеті міністрів, міністерствах, відомствах, установах, школах, лікарнях, на підприємствах та ін.

Усі документи системи ОРД можна поділити на 5 груп:

• організаційні (положення, статути, інструкції, правила);

• розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, накази в загальних питаннях, вказівки);

• довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, відгуки, доповіді, звіти, договори та ін.);

• з кадрових питань (заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики та ін.);

• особисті офіційні документи (пропозиції, заяви, скарги громадян, автобіографії, розписки, доручення та ін.).

Застосування стандартів ОРД для організацій, установ і підприємств країни стало підготовкою до уніфікації систем документації, які використовуються в управлінні.

Уніфікація – це встановлення єдиного комплексу видів і різновидів управлінських документів для аналогічних управлінських ситуацій, єдиних форм та правил складання та оформлення документів. Уніфікація документів включає їх стандартизацію, зменшення кількості видів та різновидів документів, встановлення певного кола ділових паперів з допомогою яких здійснюється управлінська діяльність.

Спеціальне діловодство – це робота з документами, специфічними для кожної із функцій управління, а також для таких областей діяльності як транспорт, зв’язок, статистика, юриспруденція, військова справа. Серед спеціального діловодства розрізняють: бухгалтерське, нотаріальне, військове, діловодство по особовому складу установи та ін.

5. При роботі з документами слід керуватися виробленими в процесі вітчизняної та світової практики методами і прийомами, що забезпечують ритмічну роботу закладу по організації діловиробничого процесу.

Діловиробничий процес передбачає не тільки правильне оформлення та функціонування документів, а й наявність знань з організації окремих ділянок роботи, що повинні документуватися, а саме організації ділових зустрічей, робочих нарад, засідань та інших масових заходів, що сприяють розвитку і вдосконаленню діловиробничого потенціалу установи.

При цьому спеціалістам - менеджерам, податковим інспекторам, юрисконсультам, аудиторам, бухгалтерам та підприємцям, які мають безпосереднє відношення до документів, слід керуватися нормативними актами, прийнятими в державі, які передбачають складання документів у відповідності з правилами та положеннями, введення в діловодство номенклатури справ , створення архіву організації для збереження найбільш цінних документів.

Багато документів, які доводиться показувати представникам державних структур, котрі ревізують діяльність організацій, повинні бути оформлені належним чином з усвідомленням всієї відповідальності, викладеної в ділових паперах.

Рекомендації з документування діяльності закладу є універсальними і можуть бути застосовані на практиці на будь-якому підприємстві незалежно від специфіки та напрямку діяльності.

Окремі розділи навчальної дисципліни присвячені конкретним видам документів та діяльності, що пов’язана з ними. Це, в першу чергу, планування та звітування діяльності установи, а також діяльності окремих спеціалістів. Особливу вагу для оформлених документів мають юридичні реквізити, що і передбачено викладенням матеріалу в окремому розділі.

Значну увагу приділено документам, які стосуються діяльності комерційних структур і, відповідно, документальній та технічній охороні комерційної таємниці.

Курс діловодства тісно пов'язаний із деякими дисциплінами-українським діловим мовленням, менеджментом, діловим протоколом та етикетом, що тенденційно і відображається в певних розділах посібника.

Сучасним спеціалістам при цьому слід пам’ятати, що повсякчасне і широке використання технічних засобів і, в першу чергу, персональних ЕОМ (комп^’ютерів) останнього покоління не замінить в діловодстві інтелектуально-наукового підходу в організації роботи з документами. Технічні засоби лише полегшують цю роботу, дозволяють працювати у відповідному ритмі і забезпечують зберігання та відтворення необхідної інформації. Людський фактор в діловодстві - основа його гнучкості та надійності в кожному окремому випадку.

Таким чином, знання основ діловедення на сучасному етапі дозволить спеціалістам працювати з найменшими зовнішніми і внутрішніми видатками, допоможе уникнути непорозумінь і конфліктів.