4. Методические указания по выполнению четвертого раздела.

На любом предприятии постоянно в обороте находится значительное количество документов. Каждый документ несет в себе управленческую информацию, которая может быть использована для принятия правильного управленческого решения. Так например, имея информацию о всех заключенных на год договоров на поставку продукции можно успешно решать следующие управленческие задачи:

• разрабатывать оперативные планы выпуска продукции (суточные, недельные, месячные и квартальные) в соответствии с заключенными договорами поставок;

• равномерно загружать производственные мощности предприятия за счет изменения сроков отгрузки товарной продукции при заключении договоров;

• планировать поставки материальных ресурсов для выполнения заключенных договоров в установленные сроки;

• вести учет выполненных договоров, оплаты по ним;

• напоминать потребителям продукции о необходимости перезаключения договоров при окончании сроков их действия.

Решение этих задач в автоматизированном режиме с использованием современной вычислительной техники позволит на новый качественный уровень поднять организацию работы с документами на предприятии.

Автоматизация работы с документами может быть организована в несколько этапов. В настоящее время работа по созданию, редактированию и изданию большинства документов ведется с использованием вычислительной техники. При этом компьютеры позволяют хранить на любой стадии документы, находящиеся в работе и архивировать в памяти ЭВМ изданные документы. Это позволяет быстро их находить и при необходимости использовать в управленческой деятельности. Как правило, на этой стадии автоматизация работы с документами ведется спонтанно и в первую очередь зависит от способностей работника выполняющего техническую работу. Обычно процесс автоматизации работы с документами сводится:

• папок, в которых организуется хранение документов к формированию нескольких тематических, находящихся на различных стадиях разработки;

• использование шаблонов (ранее подготовленных вариантов документов) для работы с новыми документами, чаще всего это используется при подготовке деловых писем, приказов, положений, инструкций, актов и т.д.;

• архивирование изданных документов в течение длительного времени в зависимости от объема имеющейся компьютерной памяти, а также копирование документов для хранения на внешних носителях;

• поиск нужного документа в памяти ЭВМ.

Как правило такая работа ведется исполнителями для сокращения затрат времени на подготовку других документов и использования стандартных подходов к их созданию.

В настоящее время на большинстве предприятий используются специализированные программные продукты позволяющие использовать уже созданные базы данных. Наибольшее распространение получили базы данных информационно-правовой документации «Гарант» и «Консультант плюс». Эти базы данных систематически обновляются и позволяют получать любые нормативно-правовые документы, предназначенные для использования в открытой печати. Кроме этого в данных базах имеется судебно-арбитражная практика, позволяющая ее использование при подготовке конкретных документов. Например: в последнее время Территориальные подразделения Антимонопольного Комитета РФ предъявили значительное количество претензий к крупным предприятиям в основном касающиеся заключения приобретения акций других предприятий и создания дочерних структур. Причина таких предписаний связана с отсутствием согласований по этим действиям с Антимонопольным Комитетом РФ. Поэтому при подготовке документов связанных с созданием новых структур, приобретением акций других предприятий, исковых требований к другим предприятиям следует использовать базы данных «Гарант» или «Консультант плюс».

Сейчас наверно не найти предприятие которое не использовало бы стандартное программное обеспечение по ведению бухгалтерского учета (1с, Парус и т.д.). Данные программные продукты автоматизируют процессы подготовки бухгалтерских документов, отчетов и позволяют создавать базы данных. Использование этих программных продуктов позволяет автоматизировать следующие процессы в подготовке бухгалтерских документов:

• осуществлять через соответствующие шаблоны подготовку платежных поручений, приходных и расходных кассовых ордеров, накладных, счетов фактуры, ведомостей на получение заработной платы и т.д.;

• создавать по подготовленным бухгалтерским документам базы данных для обеспечения их архивирования и поиска;

• автоматизировать формирование документации по взаимоотношениям с ГНИ и пенсионным фондом по учету подоходного налога и персонифицированного учета страховых взносов в пенсионный фонд, а также других видов налогового учета;

• вести текущую бухгалтерскую документацию в соответствии с требованиями и правилами бухгалтерского учета.

Таким образом, использование стандартных программ по бухгалтерскому обеспечению и по правовой документации упрощает работу по созданию документов на предприятиях. Желательно на предприятии иметь также свою базу данных по нормативной документации, подготовленной на предприятии для внутреннего использования.

Вместе с тем на большинстве предприятий пищевой промышленности имеется значительное количество документов, которые ведутся вручную и из-за отсутствия программного обеспечения не обрабатываются с использованием современных средств вычислительной техники. Рассмотрим данный вопрос на примере ведения документации по путевым листам водителей. Как отмечалось ранее, на каждом предприятии пищевой промышленности создаются автотранспортные подразделения для перевозки материальных ресурсов. В ближайшее время эти подразделения будут развиваться высокими темпами, что связано со следующими причинами:

• усиление конкуренции на рынке пищевых продуктов требует от предприятий поиска новых подходов, в качестве такого подхода многие предприятия предлагают доставку товара до покупателя;

• повышаются требования санитарных служб к условиям транспортировки пищевых продуктов, которые в ближайшее время могут привести к тому, что большинство продуктов питания можно будет перевозить только специализированными транспортными средствами;

• предприятиям розничной торговли становится сложнее обеспечивать доставку пищевых продуктов само вывозом, что потребует от них при оформлении договоров предусматривать возможность доставки товара до покупателя продавцом.

Более подробно рассмотрим постановку задачи по обработке путевого автомобиля, обеспечивающего развозку по потребителям хлебобулочной продукции хлебозавода.

В таблице 1 приведены показатели, их размерность и даны условные обозначения, которые могут быть получены с путевых листов водителей.

Исходные данные с путевых листов Таблица 1

№ п/п	Наименование показателя	Размер поля,зн	Условный код
1.	Государственный номер автомобиля	8	А1
2.	Марка автомобиля	10	А2
3.	Фамилия имя отчество водителя	11	А3
4.	Табельный номер водителя	6	А4
5.	Дата выезда из гаража	10	А5
6.	Время выезда из гаража	5	А6
7.	Дата заезда в гараж	10	А7
8.	Время заезда в гараж	5	А8
9.	Показания спидометра при выезде из гаража, км	5	А9
10.	Показания спидометра при заезде в гараж, км	5	А10
11.	Остаток бензина в баке при выезде из гаража, л	2	А11
12.	Остаток бензина в баке при заезде в гараж, л	2	А12
13.	Заправка бензина в течение рабочего дня, л	3	А13
14.	Стоимость бензина, руб	7	А14

Введя все указанные в табл. 1. данные путевого листа можно решать многочисленные управленческие задачи в автоматизированном режиме. Рассмотрим наиболее важные из них.

В соответствии с правилами технической эксплуатации автомобилей необходимо по каждому автомобилю вести учет пробега и в зависимости от пробега планировать планово-предупредительные ремонты. Обычно пробег автомобиля ведется нарастающим итогом путем сложения пробега на начало месяца (дня) и среднемесячного (среднедневного) пробега автомобиля. При решении этой задачи можно сформировать таблицу следующей формы.

Пробег автомобиля по состоянию на __________ Таблица 2

Государственный номер___________Водитель____________

№ п/п	Наименование показателя	Значение	Порядок расчета
1.	Пробег автомобиля за последний день, км	Б1	А10-А9
2.	Пробег с начала месяца, км	Б2	Сумма Б1
3.	Пробег с начала года, км	Б3	Сумма Б2
4.	Пробег с начала эксплуатации, км	Б4	Сумма Б3
5.	Количество дней работы с начала месяца	Б5	Сумма ПЛ1
6.	Количество дней работы с начала года	Б6	Сумма Б5
7.	Количество дней работы с начала эксплуатации	Б7	Сумма Б6
8.	Количество дней пребывания в хозяйстве с начала месяца	Б8	Календарная дата месяца
9.	Количество дней в хозяйстве с начала года	Б9	Сумма Б8
10.	Количество дней в хозяйстве с начала эксплуатации	Б10	Сумма Б9
11.	Коэффициент выпуска за месяц	Б11	Б5/Б8
12.	Коэффициент выпуска за год	Б12	Б6/Б9
13.	Коэффициент выпуска с начала эксплуатации	Б13	Б7,Б10
14.	Среднесуточный пробег за месяц, км	Б14	Б2/Б5
15.	Среднесуточный пробег за год, км	Б15	Б3/Б6
16.	Среднесуточный пробег с начала эксплуатации, км	Б16	Б4/Б7

По данным пробега каждой единицы автотранспорта по предприятию можно решать задачу по планированию ремонта автомобильного транспорта. Решение этой задачи также сводим в табл. 3

Планирование ремонта автотранспорта предприятия Таблица 3

Марка автомобиля	Гос. Номер	Дата ТР	Дата КР1	Дата КР2
Газель	В345ас02	22.03.07
Газ 3302	В440тк02		4-10июня
Газель	В204ав02			ноябрь

Даты текущего (капитального) ремонта по каждому автобусу рассчитываются следующим образом:

Д = Дпр + Птр(кр)/Псут,

где: Дпр - дата предыдущего ремонта (текущего или капитального); Птр(кр) – межремонтный пробег по текущему (капитальному) ремонту, маш-км; Псут – среднесуточный пробег автомобиля за календарное время, маш-км.

Для получения данных по оплате труда водителей и решения задачи по учету времени работы автомобиля созданная база данных позволит получить следующую информацию, представленную в табл. 4. .

Сведения для оплаты труда водителя ____________ Таблица 4

№ п/п	Наименование показателя	Единица измерения	Расчет показателя	Обозна- чение
1.	Среднее время работы на линии	час	А8 – А6	В1
2.	Рабочее время за день	час	В1*(1+Кпз)	В2
3.	Время работы автомобиля за день	час	Равняется В1	В3
4.	Рабочее время водителя с начала месяца	час	Сумма В2	В4
5.	Рабочее время водителя с начала года	час	Сумма В4	В5
6.	Время работы водителя на линии	час	Сумма В1	В6
7.	Время работы автомобиля	час	Сумма В1 по всем водителям	В7
8.	Время работы водителя на ремонте за месяц (вводится дополнительно)	час		В8
9	Плановое время работы (вводится дополнительно)	час		В9
10.	Сверхурочное время работы водителя за месяц	час	(В5+В*)-В9	В10

На основании данных, приведенных в табл. 4 можно автоматизировать начисление заработной платы водителям. Пример решения такой задачи приведен в табл. 5.

Начисление заработной платы водителю _________ Таблица 5

№ п/п	Наименование элемента	Единица измерения	Расчет по- казателя	Обозна- чение
1.	Рабочее время водителя за месяц	час	В5	Д1
2.	Время работы по ремонту	час	В8	Д2
3.	Часовая тарифная ставка водителя	руб	вводится	Д3
4.	Тарифная ставка на ремонте	Руб/час	вводится	Д4
5.	Зарплата по тарифу	руб	Д1*Д3+Д2*Д4	Д5
6.	Доплата за сверхурочное время	руб		Д6
7.	Доплата за ночное время	руб		Д7
8.	Доплата за праздничное время	руб		Д8
9.	Премии	руб		Д9
10.	Общая зарплата	руб		Д10
11.	Районный коэффициент	Руб		Д11
12.	Начисленная зарплата	Руб		Д12
13.	Удержание подоходного налога	Руб		Д13
14.	Удержание по исполнительным листам	Руб		Д14
15.	Зарплата на руки	руб		Д15

Примечание: Расчетные формулы по доплатам и удержаниям не приводятся в табл. 5. так как они, в первую очередь зависят от содержания коллективного договора заключенного между руководством предприятия и трудовым коллективом.

Нормативные документы по ведению налогового и бухгалтерского учета требуют списания расхода топлива для обеспечения работы автотранспорта по действующим нормам и нормативам. При обработке путевых листов водителей с помощью вычислительной техники данная задача решается в табл. 6.

Расход топлива по водителю ______________ Таблица 6

№	Наименование показателя	Единица измерения	Расчет пока- зателя	Значение
1.	Суточный пробег автомобиля	км	Б1	Б1
2.	Норма расхода топлива	Л/км	вводится	Р1
3.	Расход топлива по нормативу	л	Б1*Р1	Р2
4.	Фактический расход топлива	л	А13+А11-А12	Р3
5.	Перерасход (экономия) топлива за сутки	л	Р3 – Р2	Р4
6.	Расход топлива по нормативу с начала месяца	л	Сумма Р2	Р5
7.	Фактический расход топлива с начала месяца	л	Сумма Р3	Р6
8.	Экономия топлива с начала месяца или его перерасход	л	Сумма Р4	Р6
9	Экономия или перерасход топлива с начала года	л	Сумма Р6	Р7

Примечание. Таблица составляется по водителю, а не по автомобилю из-за материальной ответственности каждого водителя по взаиморасчетам по топливу.

При выполнении данного раздела контрольной работы студент должен отставить таблицу входной информации и три таблицы вторичной (обработанной) информации.