5.3. Стратегии письменных коммуникаций

Довольно часто коммуникации в дело вой сфере осуществляются в письменной форме: заявления, служебные записки, письма, отчеты, предложения и т. д. Какие-либо гарантии в отношении предлагаемых услуг партнеру или клиенту предоставляются также в письменной фор-ме. Остановимся на стратегии составления деловых писем. Формы на-писания деловых писем практически одинаковы для всех стран.

· Деловое письмо пишется исключительно на белой бумаге и только на лицевой стороне листа.

· Деловое письмо зарубежному партнеру должно быть составлено на языке адресата. При невозможности сделать это – трудности с пере- водом на редкие языки – допустимо составление письма на английском языке как наиболее распространенном в деловом мире.

· Письмо должно быть кратким, грамотным, четко выражать мысль отправителя и не допускать двояких толкований. В тексте неже- лательны исправления.

· Деловое письмо пишется на бланке фирмы-отправителя, на кото- ром изображена эмблема фирмы, помещены полное ее название, почто- вый и телеграфный адрес, номер телефона, телефакса и банковские рек- визиты.

· Деловое письмо, как правило, состоит из шести частей: даты, ад- реса, вступительного обращения, основного текста, заключительной формулы вежливости, подписи.

В зависимости от содержания деловой информации существуют различные виды писем.

102

· Письмо-просьба имеет своей целью выражение просьбы. Просьба формулируется кратко и точно. Непременно подчеркните лич- ную заинтересованность и заранее поблагодарите за ее исполнение.

· Письмо-извещение посылается из вежливости (благодарность, выражение готовности к сотрудничеству и т. п.) или же в качестве вполне определенного информационного сообщения. Под таким пись- мом достаточно подписи референта или секретаря.

· Письмо-напоминание направляется в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта своевременно получить желаемый результат. Его цель – тактично на- помнить о необходимости выполнить взятые обязательства.

· Письмо-подтверждение чаще всего является гарантией данных ранее обещаний или уже оговоренных условий. Иногда оно служит под- тверждением своевременного получения документов, материальных ценностей, договорных бумаг.

· Письмо-претензия близко к рекламации, хотя и не имеет столь явно выраженного характера. Это как бы официальное предупреждение. В нем должны содержаться следующие данные: основания для предъяв- ления претензии, сами претензии, конкретные требования стороны, предъявляющей претензии (замена некачественной продукции, уценка, возмещение убытков и т. п.).

· Письмо-отказ – это ответ на претензию потребителя или парт- нера. Правильно написанное, оно помогает, несмотря на отказ, поддер- живать нормальные отношения с клиентом. Начало письма должно со- держать нейтральный комментарий, в котором вы перечисляете то, с чем согласны. Затем идет объяснение причин отказа. Концовка долж- на быть позитивной, следует выразить готовность к продолжению со- трудничества.

· Письмо-извинение. Обычно такое письмо содержит изложение причин, по которым внезапно что-то срывается: важная встреча, заклю- чение договора, поставка и т. п. В ряде случаев такое письмо отправля- ется после уведомления по телефону.

· Гарантийное письмо является особой формой письма и на- правляется как обязательство оплаты за покупку, услуги и т. п. Заканчи- вается письмо фразой «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет (ука- зываются полные банковские реквизиты)» и обязательно имеет две под- писи: руководителя и главного бухгалтера.

· Циркулярные письма. Их цель – довести информацию одного и того же содержания в несколько адресов (например, дочерним фир- мам, филиалам). Рассылаются такие письма за подписью руководителя

103

по общим вопросам. Личная подпись при этом обязател ьна лишь на первом экземпляре, а на остальных – факсимиле.

Основные принципы письменных коммуникаций, рассмотренные выше, применимы и к другим письменным текстам, в частности, к ре-зюме.

Как составить резюме правильно – CV (Curriculum Vitae)?

Резюме – очень важная вещь при устройстве на работу. Оно дает ваш краткий профессиональный портрет. Резюме – тот документ, из ко-торого работодатель получает первую информацию о претенденте на вакансию и составляет свое мнение о нем. Резюме можно дополнить со-проводительным письмом к работодателю (компании или конкретному должностному лицу). В нем вы можете сообщить информацию, не во-шедшую в резюме.

Стиль резюме должны отличать: краткость, конкретность, изби-рательность (не пишите лишнего), честность.

Оформление резюме: лист бумаги формата А4, обязательно пе-чатный текст. Текст резюме должен помещаться на одной странице.

· Продумайте несколько вариантов резюме: для отправления по почте или по факсу, в электронном виде по e-mail, для вручения лично.

· В резюме самое главное – не лгать! Неправда в написанном ви- де гораздо хуже неправды, произнесенной вслух.

· Заранее позаботьтесь о плотной качественной бумаге и немар- ких чернилах (обязательно черных). Ваше резюме пройдет через мно- жество рук, пока достигнет работодателя.

· С вашего резюме, возможно, будет снято несколько копий. Ис- пользуйте белую или бежевую бумагу, на которой не ухудшается каче- ство копий.

· Резюме должно выглядеть профессионально. Поэтому лучше обратиться к специалисту, который по может вам повысить презента- бельность вашего резюме.

Чего не должно быть в резюме:

· ваших физических данных;

· вашей фотографии;

· причин, по которым вы уходили с работы;

· имен людей, которые дают вам рекомендацию (подготовьте этот список, он может пригодиться на собеседовании);

· причудливой графики, штриховки и затенения текста (выделите необходимые заголовки, используя жирный шрифт);

104

· декоративных шрифтов и шрифтов со специальными символами (используйте широко распространенные Times New Roman или Arial размером от 10 до 14);

· курсива и подчеркивания;

· вертикальных и горизонтальных линий (их можно использовать, но крайне экономно).

Основные блоки резюме

1. Личная информация: имя, фамилия; дата рождения; телефоны (домашний, рабочий, мобильный, контактный); семейное положение, дети.

2. Цель – вакансия, на которую вы претендуете.

3. Образование. Образование указывается с датами в обратном по-рядке: сначала кандидат наук с 1985 г., потом аспирантура с 1981 по 1984 г., потом – вуз с 1975 по 1980 г. При этом пишутся полное назва-ние учебного заведения, дата поступления/окончания, факультет, спе-циализация, дополнительное образование (в порядке значимости), аспи-рантура, второе высшее образование... Указывайте то, что имеет отно-шение к вашей специальности или же должности, которую хотите за-нять. Не забудьте сообщить об окончании курсов и получении сертифи-катов по специальности.

4. Опыт работы. Начиная с последнего места работы, для каждой из ваших должностей – даты начала/окончания работы. Работа указыва-ется также в обратном порядке: сначала настоящее или последнее место работы, потом предыдущее и т. д.

Компания: Профиль деятельности компании (укажите полное на-

звание, форму собственности, количество сотрудников, количество подчиненных).

Должность: Полное название должности.

Обязанности: Полный перечень ваших обязанностей. Постарайтесь отразить наиболее значимые моменты.

5. Дополнительные навыки. Навыки и умения, которые могут быть востребованы работодателем (владение ПК, знание языка, наличие во- дительских прав, личного автомобиля, загранпаспорта, возможность командировок). Непременно отметьте публикации, особенно в специа- лизированных изданиях, изобретения, собственные разработки. Сюда можно также включить интересы и увлечения, личные качества, также допустимо выделить их в отдельный пункт. Но лучше все-таки не увле- каться, могут возникнуть сомнения...

105

6. Ожидаемая зарплата. Укажите минимальную зарплату, соот-ветствующую вашей квалификации и достаточной для того, чтобы вы начали работу в другой фирме (подходите к этой сумме реалистично).