Подключение к источнику данных

По умолчанию подключение к источнику данных осуществляется в диалоговом окне Выбор источника данных. Если существует используемый источник данных (список контактов Microsoft Outlook или база данных Microsoft Access), то можно подключиться к нему непосредственно с помощью мастера слияния.

Если источник данных отсутствует, то его можно создать непосредственно с помощью данного мастера. Если необходимо только создать простой список адресов, то мастер слияния поможет выполнить процесс создания списка адресов Microsoft Office. Либо для создания более сложного списка адресов можно использовать диалоговое окно Выбор источника данных.

Выбор необходимых получателей из источника данных

После подключения к источнику данных сведения о получателе отображаются в диалоговом окне Получатели слияния, где можно непосредственно выбрать получателей, для которых необходимо выполнить слияние.

Например, если необходимо выбрать пользователей из определённого района, то можно выбрать пользователей с определенным почтовым индексом. Кроме того, данное диалоговое окно можно использовать для выполнения более сложных операций по сортировке и фильтрованию.

Дополнительные сведения о полях слияния

Чтобы настроить содержимое различных документов, используйте поля слияния. При вставке данных полей в основной документ, они отображают сведения из соответствующих столбцов в источнике данных. Если невозможно автоматически найти необходимые сведения для сопоставления полей слияния с заголовками в источнике данных, то Microsoft Word позволяет сделать это вручную, аналогично вставке полей обращения и приветствия или предварительного просмотра результатов слияния.

Поля обращения и приветствия

Для вставки основных сведений о получателях Microsoft Word использует два следующих поля слияния.

• Поле AdressBlock является прототипом для имени и адреса получателя

• Поле GreetingLine является прототипом для приветствия

Содержимое этих полей можно настроить. Например, в обращении можно использовать официальное имя (г-н Иванов). В приветствии можно использовать обращение «Г-ну» вместо «Уважаемый».

Дополнительные поля слияния.

Для дальнейшей персонализации каждого документа можно включить в него дополнительные поля слияния. Например, необходимо отправить сообщение с уведомлением местным предпринимателям о включении их компаний в ежегодный городской справочник. Вместо того чтобы вводить в каждое сообщение название компании, можно вставить поле «Компания»: «”Компания” выбрана для включения во второе издание нашего справочника». При завершении слияния Microsoft Word вставит необходимое название организации в каждое письмо.

Дополнительные сведения об управлении слиянием данных

Ниже описаны несколько примеров использования полей для управления слиянием данных.

• Поля ASK и FILLIN выводят запрос, который заполняется при слиянии каждой записи данных с основным документом. Ответы записываются в указанный документ на бланке, в контракт или в другой составной документ, полученный в результате слияния с записью данных.

• Поля IF (If…Then…Else…) выводят сведения только при выполнении указанных условий. Например, поле IF можно использовать, чтобы уведомить клиентов из определенного района об открытии нового, более близкого к ним филиала.

• Поля SET (установка закладки) позволяют присвоить текст, число и другие данные закладке (отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем). В итоговых составных документах эти сведения можно использовать несколько раз. Если эти сведения будут изменены, то достаточно будет изменить один раз поле SET, а не искать по всему тексту и изменять каждое вхождение.

Контрольные задания.

1. Создать Документ – источник. Создать документ, содержащий поля: Фамилия, Имя, Отчество, Дата Рождения, Адрес, Телефон и т. д.

2. Сохранить документ – источник в файл.

3. Создать Основной документ. Например в MS Word, создать документ (обычный, письмо, конверт, наклейка), содержащий некую информацию извещения (предупреждения, объяснения). Для него открыть источник данных (в нашем случае Документ – источник). Добавить строку приветствия, поля слияния и т. д.

4. Создать Документ слияния, используя объединение с выбором записей по определенным значениям.

Лабораторная работа №5

Тема: Текстовый редактор WORD

Цель: приобретение навыков создания макросов

Порядок выполнения работы: