1. Изучите методические рекомендации.

2. Выполните все операции, описание которых приведено в методических рекомендациях.

3. выполните контрольные задания и ответьте на контрольные вопросы.

Методические рекомендации

Мастер слияния используется для создания документов на бланке, почтовых наклеек, конвертов, каталогов и при массовой рассылке сообщений по факсу или по электронной почте. Чтобы завершить основной процесс, необходимо выполнить следующие действия:

• Откройте или создайте основной документ (Основной документ. В операции слияния Microsoft Word основным документом называется документ, содержащий данные, которые остаются при слиянии неизменными во всех производных документах, например обратный адрес или текст письма).

• Откройте или создайте источник данных (Источник данных. Файл, содержащий сведения, предназначенные для объединения с документом. Например, список имен и адресов, которые требуются использовать при слиянии. Для использования сведений из источника данных необходимо сначала подключиться к этому источнику данных), в котором содержатся сведения о каждом получателе.

• В основном документе добавьте или настройте поля слияния (Поле слияния. Пустая рамка, вставляемая в том месте основного документа, куда следует поместить фактические данные из источника данных. Например, вставка поля слияния «Город» позволяет вставить в документ значение «Париж», которое хранится в поле данных «Город»).

• Для создания нового составного документа поместите сведения из источника данных в основной документ.

Все вышеперечисленные шаги можно выполнить с помощью мастера. Если использование мастера нежелательно, можно использовать панель инструментов (Панель инструментов. Панель с кнопками и параметрами, которые используются для выполнения команд). Для отображения панелей инструментов используется диалоговое окно Настройка (выберите в меню Вид команду Панели инструментов, а затем – команду Настройка). Для просмотра дополнительных кнопок нажмите кнопку Другие кнопки в конце панели инструментов. Слияние. Результатом в обоих случаях будет создание на основе каждой строки (записи) из источника данных отдельного документа на бланке, почтовой наклейки, конверта или элемента каталога.

Примечание. Слияние можно использовать для создания не только почтовых наклеек и каталогов, а любого типа документов, в которых поля сопоставляются данным. Например, при наличии каталога видеокассет в виде электронной таблицы можно создать наклейки для видеокассет с помощью параметра Наклейки.

Дополнительные сведения об источниках данных слияния

Источником данных называется файл, например список контактов Microsoft Outlook, который содержит данные, различающиеся в каждой копии составного документа.

Источники данных слияния

Источник данных можно представить в виде простой таблицы. Каждый столбец источника данных соответствует какой-либо категории сведений или полю данных, например имени, фамилии, улице и почтовому индексу.

Имя каждого источника данных указано в первой строке таблицы, называемой заголовком. Каждая следующая строка содержит одну запись данных, представляющую собой полный набор сведений, таких как имя и адрес одного получателя.

После завершения слияния сведения об отдельных получателях содержатся в столбцах, включенных в основной документ.