Слайд 4

Деякі з ключових вимог до ефективної системи управлінської звітності наведено на наступному слайді. Зауважте, що пріоритетом номер один є своєчасність інформації. Адже мало користі навіть в дуже точній інформації, якщо вона надійшла занадто пізно, щоб виправити ситуацію. І навпаки, якщо звіт, можливо, містить трохи менше точних даних, але представлений вчасно, він є набагато кориснішим.

Що стосується власне звітів, вони мають бути представлені в стислій, чіткій і простій для розуміння формі. Однак завжди необхідно переконатись, що витрати на систему звітності не перевищують переваг, отриманих від цих звітів.

Слайд 5

Багато приватизованих підприємств успадкували певні системи звітності у тій чи іншій формі ще з радянських часів. Як правило вони відповідають потребам державної звітності (сплата податків, відрахування у пенсійний фонд і так далі), а не управлінської звітності (для прийняття управлінських рішень). Для радянських систем звітності характерні величезні обсяги даних, які, однак, складно представити у вигляді корисної інформації. До того ж такі дані рідко подаються вчасно і регулярно. З а таких умов, українські керівники часто змушені приймати невиважені, неправильні та неефективні рішення лише з тієї причини, що вони не мають дійсно потрібної інформації.

Слайд 6

Розробляючи системи управлінської звітності, слід розумити різницю між даними та інформацією. Всі підприємства обов`язково збирають дані починаючи від переліку покупців до деталей окремих операцій, використаної сировини і матеріалів чи витрат на оплату праці. Часто ці дані ніяк не обробляються й не аналізуються, і тому є мало придатні для використання.

Інформація стане корисною лише після того, як отримані дані проаналізовано, оброблено та зведено у значущу форму. Наприклад, звіт про обсяги продажу за окремими видами продукції є інформацією.

Керівництво підприємства відповідає за прийняття рішень, а відтак має бути рушійною силою при розробці будь-якої системи управлінської звітності. Першим кроком у цьому напрямку буде визначити, яка саме інформація необхідна, як часто вона потрібна та в якій формі її треба представити. Будь-який потенційний користувач звіту СУЗ повинен відповісти на ці три запитання. Наступним кроком є визначення ресурсів необхідних для складення запланованих звітів. Комп'ютери є важливим, але не обов`язковим елементом. Якщо компанія не може скласти ефективну звітність на папері, застосування комп'ютера буде лише коштовним способом залишити невирішеними суттєвіші питання. Як завжди, ключовим фактором є активна роль вищого керівництва у створенні СУЗ. Без цього сумнівно виглядає перспектива досягти чогось путнього.

Слайд 7

Як уже згадувалось раніше, є велика різниця між внутрішньою (управлінською) та зовнішньою (державною) звітністю. Часто в Україні регулярну звітність готують лише для зовнішніх користувачів, тобто державних органів. Така звітність є обов'язковою, і за невчасне її подання на компанії накладають штраф. Проте така обов'язкова, або фінансова звітність розробляється і впроваджується ззовні, і рідко представяє якусь цінність для управлінських рішень.

Головною відмінністю систем управлінської звітності є те, що вони надають інформацію виключно для внутрішнього користування. Управлінська інформація не регулюється законодавством і відповідає потребам керівництва в певній інформації з певною періодичністю. Питання державної звітності можна розглянути окремо, а структура системи управлінської звітності та види звітів у цій системі повністю визначаються підприємством.