§ 3.1.2. Процедурна основа адміністрування
Процедура покликана універсально представляти зміст, послідовність, умови і конструкцію як об'єктивних, так і суб'єктивних і змішаних процесів.І якщо адміністрування застосовується для того, щоб впорядкувати, формалізувати, регламентувати, уявити функціонування організації, то найбільш повно, точно і всебічно виконати таке завдання здатна саме процедура. З одного боку, вона з самого початку і постійно затребується учасниками робіт і користувачами їх результатів у кожній організації. Тут процедурна основа адміністрування стає не тільки основоположною моделлю функціонування, а й конструктивним керівництвом до дії для тих, хто ініціативно удосконалює і розвиває організацію.
З іншого боку, її зміст широко і різноманітно використовується для побудови зовнішньої взаємодії, професіонального навчання, здійснення контролю та оцінки, вдосконалення діяльності організації. Це робить організацію прозорою, зрозумілою, а значить, адаптованою до активної взаємодії з навколишнім середовищем. Природно, що у такої прозорості і відкритості завжди будуть певні межі, захищаючі інтереси організації, наприклад комерційної таємниці в бізнесі. Але й тут методично правильно вибудувана процедура дозволить чітко визначити межі необхідної і достатньої відкритості організації у відносинах з діловим середовищем.
Все це зумовлює необхідність обгрунтування, розробки та пропозиції єдиних методичних засад формування, уявлення, сприйняття, застосування, аналізу і оцінки процедур будь-якої організації. Значна частина таких положень вже сформувалася, закріпилася і активно застосовується в різноманітних сферах і з різними цілями, але прийняття і використання загальних методичних основ,уніфікація та підвищення ефективності процедурного подання організації вимагають їх більш чіткої визначеності і конкретизації.
Комплексне вирішення адміністративних завдань грунтується на розробці єдиної концепції процедурного подання організаціі,об'єднаної загальною методикою і відображає універсальний механізм її адаптації та застосування в конкретних умовах. Така концепція об'єктивно спирається на формування процедурного підходу до розробки і застосування всього комплексу організаційнно-методичного забезпечення організації в цілому й адмініствування в частності. Вона представляється загальноприйнятою, суворо науковою, лаконічною моделлю, чітко визначає місце і роль основних організаційних конструкцій, архітектоніку їх взаємозв’язку і методи застосування в розробці, поданні і виконанні адміністрування організації.
У динамічно розвивающихся ринкових умовах становлення концепції процедурного адміністрування представляє собою терманентний процес об'єднання теоретичних положень і практичних дій в загальну модель побудови та застосування процедури, розроблену і діє на гнучкій і адаптивній методичній основі. Процедурний підхід до адмініструванню покликаний перш за все сформувати таку адекватну основу, послідовно адаптуючи і модернізуючи її розуміння і застосування до реальних процесів, що протікають в організації.
На підставі аналізу досвіду застосування практичних рекомендацій можна зробити висновок, що саме процедура організації забезпечує комплексну методичну основу для побудови та здійснення повторюваного циклу «дослідження - вплив», проявляючись у таких основних формах:
1) об'єднання суб'єкта та об'єкта в систему на загальній організаційно-методичній основі;
2) стабілізація функціонування створеної системи на основі діючої організаційної структури;
3) організація цілеспрямованого процедурного конструктування на єдиній розпорядчій основі;
4) алгоритмізація подання послідовності побудови та здійснення процедури організації;
5) адаптація механізму виконання і супроводу процедурою організації здійснюваного процесу.
Представлені форми не тільки ілюструють досліджувані прояви, а й самі стають джерелом і змістом організаційного насичення адміністративних процедур. Так, організація взаємозв'язку, інтеграції або повного об'єднання об'єкта і суб'єкта в процесах і системах здійснюється самими різноманітними способами, склад і зміст яких постійно модернізуються. При цьому зміст і характер такої організації виявляються і розвиваються у взаємозв'язках від фрагментно безпосередніх до системно опосередкованого. Це розкриває еволюцію динамічних проявів процедурної організації в процесах і системах, визначає її послідовність, зміст і напрямок.
На основі такого аналізу, пам'ятаючи про один з даних раніше визначень процедури як моделі формування і функціонування, можна виділити суттєвий принцип адміністративного підходу. Моделювання цілеспрямовано організованої і застосовуваної сукупності способів об'єднання елементів дослідження і впливу представляє методику процедури адміністрування. Саме вона стає базою для цілеспрямованого здійснення і розвитку організації в рамках проектування та реалізації виражають її процедури, представляють собою методичну основу їх розробки, побудови, сприйняття, застосування, аналізу та оцінки.
Зрозуміло, що така методика необхідно стає предметом дослідження, розробки та освоєння для будь-якого ціленаправленого функціонуючого суб'єкта. Це висуває відповідні вимоги до визначення складу, змісту, побудови
та здійснення процедурної організації, дотримання яких забезпечує єдність її сприйняття і застосування.Дана єдинсть необхідно забезпечує не стільки організаційно адмініструємий процес, який і так досить суворо регламентується, скільки успішне досягнення навчально-методичних цілей освоєння процедури адміністрування.
На підставі дослідження наведеного спектру підходів до визначення поняття процедури як такої і процедури адміністрування визначені базові положення її побудови. Вивчення вітчизняного та зарубіжного досвіду практичного використання основних методичних правил і конструктивних елементів побудови адміністративної процедури дозволяє виділити її складові та об'єднуючі їх зв'язки.
Ними визначається структура методики, яка надається двома розділами, що розкривають склад, зміст та особливості вибору, конструювання, адаптації та взаємодії відповідних елементів процедури адміністрування. У першому розділі методики розробки та застосування процедури адміністрування послідовно виділяються основні елементи і конструктивні складові:
• завдання,
• умови,
• стан,
• ресурси,
• аналіз,
• рішення,
• операція,
• послідовність,
• результат.
Наведені у цій класифікації складові і їх послідовність не тільки вичерпно представляють самостійниі елементи будь-якої процедури, а й формують виділений контур, періодично повністю або частково повторюючого базового циклу «дослідження - вплив».При цьому власне взаємозв'язок, конфігурація та інші комунікаційні характеристики розробки і побудови процедури адміністрування регулюються другим розділом методики. Представленим аналізом обумовлюється необхідність розробки базових ресурсів процедури адміністративної організації, які можуть бути позначені таким чином (рис. 3.1.2.1).
Рис. 3.1.2.1. Базові ресурси адміністративної процедури
Модель на рисунку розділяє елементи процедури на два сегменти: змістовний - відбиваючий аналіз умов, завдання, стану, ресурсів, і конструктивний - що позиціонує рішення, операцію, послідовності і результат як основні елементи комутації процедури. Така концепція моделювання організації, що вже не раз показала свою ефективність, дозволяє найточніше і лаконічно представити елементи і зв'язки, склад і зміст, позиціонування і взаємодію ресурсів представлення процедури.
Цими сегментами формуються два відповідні створи розробки і побудови процедури, визначальні і розвиваючі її змістовну і конструктивну складові. Зрозуміло, що усі приведені тут розмежування досить умовно відбивають один з можливих методичних підходів до організації процедури адміністрування. В той же час, вони підкреслюють необхідність і можливість вироблення і використання подібного підходу до адміністративної процедури.
Завдання як стартовий елемент адміністративної процедури відбиває необхідність здійснення і отримання результатів дослідження і дії в певних умовах організації. Усі наступні складові процедури так чи інакше співвідносяться із завданням, виражаються в її вимірах, забезпечують її дозвіл і т. д. Це важливо розуміти і закладати в адміністративну процедуру спочатку з тим, щоб забезпечити адекватність і керованість її якнайповнішого здійснення в практичному аспекті.
Стан, що виражається досить широкою палітрою конкретних характеристик, дає можливість з'ясування і представлення форм її прояву. До них відносяться: визначення, з'ясування, ідентифікація, відповідність, співвідношення, аналіз, оцінка, експертиза, контроль і інші форми досліджуваного стану організації або її складових з метою визначення напряму, конструкції і способів побудови і розвитку адміністративної процедури. Елемент "стан" може виділятися, блокуватися або навіть включатися до складу інших елементів процедури, забезпечуючи широку палітру можливостей дослідження організації.
Операція безпосередньо відбиває суть і зміст здійснюваного кроку, багато в чому визначаючи не лише наповнення, але і послідовність процедури. Власне одна з дефініцій процедури як обумовленій послідовності операцій визначає цьому елементу центральне місце і ключову роль в побудові конкретної конфігурації. Змістовно визначальне значення і виняткова різноманітність компонованих в процедуру операцій припускає спеціальне і детальніше дослідження їх палітри.
Відповідно до приведеного визначення процедури "умови" є другим ключовим елементом формування її конфігурації. Вони виступають в ролі конструктивного чинника, що визначає зміст і обставини пропозиції і вибору варіацій розвитку процедури. Більше того, умова забезпечує перманентність проектування, супроводи і оцінки розвитку організації, що безпосередньо обумовлюють її процесуальну єдність.
У цьому сенсі умова може поетапно виконувати ролі "золотника", "каталізатора", "регулятора" розвитку організації, що забезпечують його гнучкість, маневр, реорганізацію. Особливо контрастно ця регулююча роль умови проявляється в програмних продуктах.
Ресурси як елемент процедури нерідко об'єднують з умовами, що, здавалося б, цілком обгрунтовано, оскільки вони вибираються на їх основі. Але цей підхід не враховує конфігурації безумовних ресурсів, широко вживаних, наприклад, в процедурах, що "галузяться", де використовуються принципи паралельності і одночасності здійснення операцій.
Послідовність виконує зовнішню, комунікаційну роль, що забезпечує реалізацію потенціалу взаємодії між різними процедурами, що також виключно важливе в програмуванні.
Результат як елемент, що завершує черговий цикл, відрізок процедури або що просто взаємно пов'язує сусідні складові, також нерідко об'єднується, а насправді необгрунтовано змішується з поняттям завдання процедури адміністрування. У окремому випадку він дійсно може відбивати завдання процедури, але суть його полягає у виділенні позиції, що встановлює конфігурації можливих зв'язків і формалізує дію механізму їх вибору і здійснення надалі.
У цьому сенсі результат виконує одну з ключових ролей в побудові механізму координації здійснення адміністративної процедури.
В цілому палітра основних елементів адміністративної процедури дозволяє представити усе різноманіття її складових і в кінцевому виді позиціонувати їх в єдиній логічно вивіреній моделі. Рішення цієї задачі визначається другим розділом методики адміністрування, що безпосередньо розкриває адаптацію до різноманітності, розробку модифікацій, вдосконалення і розвиток зв'язків між елементами.
- диференційованого
- послідовного
- що коригує
- паралельного
- реверсивного
- ротаційного
- циклічного
- інтеграційного
чи іншого, спеціалізованої обумовленої взаємодії, що власне і є різноманітністю побудови динамічних моделей здійснення адміністративної процедури.
Зрозуміло, що конкретні форми такої взаємодії відбиваються не лише приведеним рядом і що розвивають його про¬явищами, але і можуть формуватися в процесі їх різноманітного поєднання. Більше того, сама процедура одним зі своїх прагматичних визначень безпосередньо кваліфікується як поєднання різних форм взаємодії. Значить, різноманітність вибору форми і змісту побудови і реалізації зв'язків між елементами адміністративної процедури є методично важливим потенціалом.
Особливості мобілізації і використання цього потенціалу спираються на фундаментальні дослідження відповідних розділів такої науки, що бурхливо розвивається, як комбінаторика. Вони досить детально розроблені і є самостійним предметом вивчення. Тут же ми тільки виділяємо його в якості найважливішого конструктивно-композиційного ресурсу розробки і застосування адміністративної процедури, адресуючи зацікавлених користувачів до змісту відповідних розділів справжнього підручника.
Навіть первинний аналіз методики адміністративної процедури дозволив зробити висновок, що її розробка і побудова дозволяють закріпити вибраний варіант різноманітності шляхів і конкретних чинів рішення головної задачі адміністрування - логічно обумовлюваної взаємодії тих, що становлять організації.
Зрозуміло, що кількість варіантів рішення цієї задачі прямо пропорціонально безлічі суб'єктів, об'єктів, ресурсів, умов і інших чинників її конкретизації, т. е. практично нескінченно. Настільки ж велика і різноманітність можливих варіацій побудови окремих конфігурацій конкретних процедуp, що ставить під сумнів можливість ефективної і вичерпної класифікації адміністративних процедур.
Частково вирішення цієї проблеми здійснюється шляхом розробки і представлення методики побудови, типологій представлення, практики застосування адміністративних процедур, але концептуальна постановка і кардинальне рішення цієї задачі здійснюються шляхом універсального моделювання. Усе це буде відбито в наступних главах справжнього підручника на основі підходу до адаптації і застосування процедур адміністрування, що представляється в наступному параграфі.