Глава 3.1. Процедура як форма адміністрування процесу

§ 3.1.1. Процеси і процедури

В АДМІНІСТРУВАННІ ОРГАНІЗАЦІЇ

Сучасна організація виникає, створюється, існує, функціонує, реалізується, ліквідується або розпадається в складному і різноманітному процесі змін. Складаючись випадково і здійснюючи цілеспрямовано у вигляді послідовності еволюційних змін або цілеспрямованих взаємодій і обумовлюються ними перетворень процес виражає сутність всього, що відбувається в організації та поза нею. При цьому як еволюційно відбуваються зміни або цілеспрямовано здійснюються взаємодії, так і послідовність обумовлюються ними перетворень представляють собою характеристики процесу функціонування організації. Процес як реалізується в часі послідовність

Змін стає проявом організації. Хронологія процеси є одним з визначальних умов організації досліджень і основним, структурують її чинником. Всі спостереження і відповідні узагальнення ведуться перш за все

хронологічно, що обумовлює пріоритет послідовного підходу до аналізу складу та змісту організації. Хронологічна послідовність в цілому стає єдиною, універсальною основою будь-якого організаційного дослідження, а в подальшому і організації цілеспрямованого впливу.

Основним інструментом постановки та застосування послідовного підходу до організації процесів дослідження і впливу є адміністрування. Забезпечуючи розробку, подання та реалізацію будь-яких процесів у часі, воно багато в чому зумовлює логіку побудови Досліджень, здійснення впливів і відображення їх результатів. Цим обумовлюється первинність вивчення процесу в якості основи формування і використання адміністративних ресурсів сучасної організації.

Процес як послідовна зміна стану організації позиціонується в часі і при виявленні його сутності, складу, змісту найбільш чітко представляється послідовністю явищ або подій. При цьому основні організаційні відмінності між цими двома поняттями полягають в тому, що явища за своєю природою об'єктивні, а події мають або допускають можливість суб'єктивного участі у своїй організації. У такому розумінні розкриваються формування і розвиток причинно-наслідкових зв'язків між ними, обумовлюються їх місце і роль у здійсненні і подання процесу організації.

Але можливість і необхідність суб'єктивного участі в розробці і здійсненні цілеспрямованого процесу неминуче припускають його планування в тому чи іншому вигляді. Більш того, ключове рішення про участь у процесі, виборі його форми, отримання, інших характеристик будь-який відповідальний суб'єкт приймає лише на основі такого плану. Формалізоване представлення послідовності і змісту можливого процесу незалежно від його обґрунтованості, ступеня розробки, деталізації і т. д. прийнято називати процедурою.

Динамічну організацію як процес прийнято детермінованою представляти процедурою, яка визначається послідовністю відбуваються. Причому спостережувані або здійснювані зміни можна класифікувати по природі або причин їх походження на об'єктивні, суб'єктивні та змішані. Природно, що останні і становлять переважну більшість змін розглянутих адмініструванням організації. Це ще раз підкреслює двоїсту природу виникнення, становлення і розвитку соціально-економічних організацій як змішаних, найчастіше цілеспрямовано формуються в реальних умовах проведення суб'єктивно-об'єктивних процесів.

У практичній діяльності складаються і розвиваються три основні форми процесів організації: еволюційна, прецедентна та інноваційна, що відображають принципово різну природу виникнення, становлення і розвитку здійснювала неушкодженої в них перетворень. У кожній конкретній організації кожен з її учасників є результатом, носієм і користувачем цих трьох її основних засад. Саме тому необхідно чітко розуміти сутність еволюційної, прецедентної та інноваційної організації, їх склад, зміст, місце і роль у розробці, побудові, реалізації та оцінці процесу, на основі подання процедури.

Еволюційно складаються і розвиваються процеси виражають сутність і результат послідовної взаємодії випадковостей і вже в силу цього сприймаються як частково випадкова організація. Невідворотність і стійкість прояви форм такої організації, як правило, викликають відчуття її неминучості, загальності, обов'язковості. Зрозуміло, що дослідження і врахування цих обставин вимагають досить чіткого уявлення складу, змісту і послідовності відбувається. Це обумовлює сприйняття еволюції як основної моделі подання всіх інших організаційних дій, що відбивається в базовій конфігурації кожної адміністрованої процедури.

Суб'єктивна організація, що реалізує еволюційний підхід, формується на основі сприйняття, з'ясування і виконання послідовно складається процесу змін. Нерідко вона відповідає принципу «будь що буде», ґрунтується на спостереженні, непротивлення і безумовному прийнятті того, що відбувається як даності. Спирається чи такий підхід на загальні ідеалістичні погляди виконавців або реалізується самостійно й усвідомлено, його суть полягає в адаптації індивіда або групи до будь-яких стався чи очікуваним змінам на основі вироблення конформістського стилю поведінки. Тим не менше вона також представляється адміністрованою процедурою.

На відміну від еволюційної, прецедентна організація формується переважно прагматично, уважно сприймаючи, освоюючи і при необхідності повторюючи вже мала місце форму організації. Прецедент не тільки орієнтує, але і направляє організацію до позитивної зміни, що відбувається, використовуючи добре зарекомендували себе засоби і способи, відображені в адміністративних процедурах. Ґрунтуючись на вивченні форм і методів процедур еволюційної організації, повторення прецеденту йде істотно далі, цілеспрямовано вибудовуючи передбачувану послідовність: ефективних дій. Саме її покликана розробити, адаптувати, формалізувати та відобразити адміністративну процедуру.

Прецедентна процедура, як правило, детально і комплексно представляє конкретний досвід і раніше успішно здійснювалася в аналогічній ситуації дій. Її представлення та використання розраховане на приведення конструкції, форми і змісту процесу до вже колись відбувалися перетворенням, суворе дотримання знайома й зрозуміла черговості дій. Поширеним прикладом застосування подібного підходу можуть служити прецедентні процедури адаптації, прийняття і виконання судових рішень у найрізноманітніших модифікаціях розвитку аналогічних ситуацій.

Процедури інноваційної організації орієнтовані на розробку і реалізацію нових, раніше не застосовувалися послідовностей дій. Їх склад, умови та модель кооперації виробляються і виконуються як самостійна відповідь на нову ситуацію. Разом з тим, принципово, що модульно-інноваційна процедура може ґрунтуватися на еволюційній та прецедентній організації, хоча в цілому обов'язково являє собою те, що раніше не здійснювалося. Цим обумовлені універсальні підходи і специфічні форми процедур, що забезпечують розробку і здійснення інноваційних процесів.

На практиці саме інноваційна організація дозволяє найбільш ефективно розробити стратегію і тактику подолання криз, забезпечити сталий здійснення конструктивного і стабільного розвитку, радикальні організаційні перетворення. Саме цим зумовлюється її провідне місце і конструктивна роль у розробці та здійсненні цілеспрямованих організаційних змін і розвитку організації. Разом з тим, ця обставина накладає виключно високу відповідальність, як на розробників інноваційних процедур, так і на затверджують їх керівників та виконуючу команду.

Дослідження еволюційних, сприйняття та адаптацію прецедентних, розробку і реалізацію інноваційних процесів людина здійснює на єдиній основі, представляючи їх процедурою. Вона формалізована відображає зміст, послідовність і умови здійснення процесу. Процедура дозволяє в універсальній схематичне формі представляти, досліджувати, моделювати, контролювати і модернізувати проведення процесу. Саме процедура стає уніфікованої комплексної моделлю, що відбиває умови і конструкцію послідовної інтеграції складових у процес цілеспрямованого функціонування адміністративної організації.

Наприклад, метод як спосіб дії спочатку ґрунтується на адміністративній процедурі і в якомусь сенсі є її конкретне втілення. При цьому він розглядається найчастіше як процес впливу. Але якщо під дією ми розуміємо дві основні форми - дослідження і вплив, органічно і послідовно пов'язані між собою, то цілеспрямований вплив сприймає, продовжує і завершує дослідження проведенням зміни, саме на єдиній організаційній основі. Це зумовлює застосування процедури в якості моделі дослідження і впливу адміністрування організації.

Методичне наповнення процедури дослідженням і впливом багато в чому базується на єдиній об'єктної, предметної та змістовної основі. Так, функція регулювання, по суті представляє не що інше, як об'єднання дослідження і впливу в процес оперативного управління конкретним об'єктом.

При чому вона спочатку мала еволюційну, а не синтетичну природу формування, що безпосередньо вказує на єдність дослідження і впливу в адміністративній процедурі.

Обов'язковість об'єднання у процедурі дослідження і впливу грунтується на природі організації, що забезпечує логіку переходу і взаємодію кроків,що складаєть послідовність. Більше того, саме процедура дозволяє об'єднати в режимі реального часу, з одного боку, формування і функціонування організації, а з іншого - дослідження і вплив на цей процес. (Рис. 3.1.1.1).

Рис. 3,1.1.1. Процес і процедура адміністрування організації

У даній моделі виділяється органічність встановлення при-чинно-наслідкового зв'язку між дослідженням і впливом, чітко розкриває сутність і послідовність, логічно визначає формування і реалізацію процедури адміністрування організації. Її природа закладена розглянутим вище поданням еволюційної, прецедентної та інноваційної організації як основи сприйняття навколишнього, вироблення та реалізації змісту і послідовності цілеспрямованих дій.

Разом з тим, представлена на рис. 3.1.1.1 модель виділяє безперспективність все ще допускаються, волюнтаристичних спроб розробки і здійснення цілеспрямованого, конструктивного впливу, не ґрунтується на результатах дослідження. Це проявляється не стільки в органічності при ¬ чинно-наслідкового зв'язку, скільки в неможливості здійснення якої б то не було конструктивної організації без урахування існуючого стану, реально задіяних ресурсів, зовнішніх умов і т. д.

На жаль, такий підхід все ще властивий менталітету значної частини сучасних менеджерів, нерідко діють за «натхнення», яке вони видають за «високий професіоналізм» або «особисте мистецтво».У конкретній ситуації, на рівні оперативної реакції на несподівані зміни, дійсно можуть спрацьовувати стійкі професійні навички, але для організації цілеспрямованого та ефективного процесу цього зовсім недостатньо.

У формуванні та здійсненні логічної послідовності «дослідження - вплив» адміністративна процедура необхідно передує, обумовлює і забезпечує визначення стану з метою стабілізації або зміни його параметрів. Рішення про здійснення впливу або відмову від нього може прийматися тільки на основі комплексної оцінки дослідженого стану.

Іншими словами, функціонування організації в рамках іншого об'єкта проявляється у вигляді неминучої послідовності і органічною наступності процесу дослідження і впливу, безпосередньо визначають його необхідність, утримання та умови здійснення. Саме це положення стає одним з конструктивних принципів розробки, побудови та проведення адміністративної процедури організації.

Доцільно дослідження формування і функціонування організації переконливо розкриває необхідність і затребуваність представленої на малюнку 3.1.1.1 моделі в якості організаційної основи розробки, побудови і здійснення адміністративної процедури. В тій чи іншій формі вираження вона складається або вибудовується завжди, коли той або інший, в тому числі і об'єктивний, процес представляється логічно зумовленої послідовністю його здійснення і розвитку. Тобто склад, зміст, послідовність і умови здійснення будь-якого процесу так чи інакше неминуче плануються заздалегідь, представляються по ходу і аналізується по завершенні адмініструє його процедури.

Таким чином, тісний зв'язок процедури та процесу обумовлена не тільки їх взаємодією, а й висловлює органічну спадкоємність дослідження і впливу. Разом з тим, необхідно виділити не тільки абсолютно очевидне загальне початок, але й принципові відмінності сприйняття та застосування понять «процесу» і «процедури» в адмініструванні. Вони особливо контрастно проявляються в актуальних продуктах і розробках сучасних інструментів та механізмів адміністративного менеджменту.

Справа в тому, що все більш широкі і різноманітні інтерпретації розширення розуміння процесного підходу наводять ряд дослідників до позиціонування адміністративної процедури в якості його невід'ємної і органічної складової. Це на перший погляд переконливе і таке традиційне для вітчизняного менталітету припущення не тільки породжує суттєві протиріччя, але і в кінцевому рахунку виправдовує так званий «явочний» підхід до керівництва організацією. Запобігаючи його, важливо розуміти, що у вільних ринкових відносинах ресурси побудови процесів і процедур бізнес-організації вже за своєю природою, сутності і призначенню реалізовують цілу низку принципових відмінностей. Останнім часом саме вони і зумовили активне формування, становлення і застосування, поряд із класичним процесним, самостійного процедурного підходу як основної моделі мобілізації та використання організаційних ресурсів сучасного адміністративного менеджменту.

Перш за все безпосередньою метою здійснення конкретного процесу є досягнення бажаного стану організації. При цьому нерідко динаміка розвитку ситуації не дозволяє досконально опрацювати склад і послідовність майбутніх дій. Мета розробки та виконання процедури полягає в організаційно-методичному забезпеченні оптимального здійснення процесу. Більше того, значна частина варіантів адміністративних процедур, наприклад кризових, опрацьовується для того, щоб не допустити передбачуваного ними негативного варіанта розвитку процесу.

Здійснений процес в кінцевому рахунку завжди визначено і однозначний по своєму виконанню. Він такий, яким вийшов, навіть проти бажання суб'єкта. Це абсолютно очевидне твердження далеко не завжди розуміється прихильниками об'єднання, інтеграції або навіть еклектичного змішування процесуального та процедурного підходів .Саме тому, а в ряді випадків свідомо прикриваючись цим, вони пропонують приймати негативні результати здійснення процедурно необґрунтованого процесу такими, якими вийшли.

На відміну від процесу, адміністративна процедура, спочатку розробляється настільки інваріантна та ймовірнісна, на ¬ скільки цього вимагає ситуація. Природно, що перш за все в ній передбачаються заходи щодо недопущення негативного розвитку процесу. Іншими словами, абсолютна більшість варіантів процедур розглядається для того, щоб не допустити того чи іншого розвитку процесу. Саме це положення найбільш важливо для вітчизняного менеджменту, нерідко ментально перед-вшановує «темпи замість оцінок».

Особливо контрастно розрізняється значення процесу та процедури для забезпечення ефективного формування, функціонування і розвитку організації. У цьому зв'язку важливо виділити основне організаційно-методичне значення процедури, яке полягає в:

1) розробці, поданні для аналізу та порівняння самої

різноманітної палітри варіантів розвитку процесу;

2) супроводі вибору, адаптації, прийняття та реалізації

варіанту здійснення процесу;

3) аналізі змісту та результатів здійснення варіанту

з виробленням оцінок, висновків і рекомендацій.

У такому структурованому представленні адміністративна процедура пріоритетно забезпечує моделювання можливого, на відміну від процесу, який безпосередньо здійснює досягнення необхідного.

Природно, що подібний вираз зумовлює необмежене використання адміністративної процедури не тільки стосовно до розглянутого, а й з метою вдосконалення всіх проведених процесів. Цей перспективний ресурс процедури, далеко не повно і тим більше неефективно враховується більшістю організацій, і покликаний мобілізувати і використовувати адміністративний менеджмент.

На відміну від інформаційної природи і характеру представлення та застосування адміністративної процедури, організація процесу здійснюється і використовується безпосередньо і лише в період його проведення.У цій специфічній умові, зрозуміло для всіх визначається як «режим реального часу», і виявляється особливість практичного використання безпосередньоного змісту та вираження організації процесу.

Все це переконливо підтверджує необхідність обгрунтування розробки та застосування адміністративного підходу до процедури організації. Природно, що це, в свою чергу, визначає конструктивність самостійного позиціонування процесного та процедурного підходів, що обумовлює їх неминуче і найтісніше взаємодія у ході здійснення процедури. Така взаємодія тільки виграє від реального співвідношення і конструктивного використання їх відмінностей / взаємно доповнюючих ефективну організацію.

У цілому формалізоване таблицею порівняння основних відмінностей процесу та процедури можна представити таким чином (табл. 3.1.1.1).

Таблиця 3.1.1.1.

ПОРІВНЯННЯ ХАРАКТЕРИСТИК ПРОЦЕСУ І ПРОЦЕДУРИ ОРГАНІЗАЦІЇ

Характеристика	Процес	Процедури
Мета	Стан організації	Організація процесу
Підхід	Певний	Імовірнісний
Умова	Здійснення процесу	Обмеження процесу
Значення	Досягнення необхідного	Моделювання можливого
Орієнтація	На результат	На процес
Конструкція	Звичайно однозначна	Спочатку інваріантна
Використання	У період проведення	У міру запитання
Життєвий цикл	Обмежений періодом	Без обмежень

Визначальний для організації відмінність процесу і процедури контрастніше всього виявляється порівнянням тривалості їх життєвих циклів, а значить, і тривалістю використанням.

У процесу вона чітко обмежена початком і завершенням періоду його здійснення, яким би тривалим вона не була. Це обумовлено можливістю проведення, дослідження ходу і впливу на реальний процес виключно протягом його здійснення.

На відміну від процесу, життєвий цикл процедури починає і передує його здійсненню, закладаючись, формуючись і розвиваючись задовго до його виникнення. Природно, що процедура, її вимога, адаптація, виконання, коректування і остаточна реалізація безпосередньо супроводжують життєвий цикл процесу. Нарешті, по його завершенні саме процедура у вигляді подання фактично здійсненої посліпослідовності перетворень, умов і факторів їх реалі-ції, несподіваних змін, реакцій на них та відповідних наслідків стає предметом серйозного аналізу,оцінки та вироблення рекомендацій на майбутнє.

Адміністративна процедура розробляється насамперед в якості плану підготовки, побудови, здійснення та контролю виконання майбутнього процесу організації. У цьому сенсі адміністративна процедура наповнюється змістом і стає безпосереднім продуктом прогнозування, програмування та моделювання розробки побудови і здійснення процесу організації.

По-перше, як зазначалося вище, подібне моделювання необхідно для того, щоб не допустити негативного варіанта розвитку процесу, виключити необгрунтовані реальними умовами дії суб'єкта і реакції об'єкта. Ключове значення, як і виняткова складність успішної постановки і дозволу такого завдання, найбільше наочно відображається відомої російської приказки: «Знав би, де впаду, соломки б підстелив ...».

По-друге, безпосереднє представлення та використання адміністративної процедури в якості моделі організації процесу дозволяє спланувати склад, зміст і послідовність його найбільш ефективного здійснення.У реальних умовах ефективна процедура стає своєрідним адміністративним провідником організації процесу.

По-третє, життєвий цикл розробки, реалізації та аналізу адміністративної процедури прогнозується на значно триваліший період, ніж початок, здійснення і завершення відповідного життєвого циклу процесу. організації це проводиться з метою закріплення досягнутої ефективної процедури, в іншій ситуації - з тим, щоб не допустити повторення неприйнятних рішень. Результати такого аналізу дають змогу в цілому підвищувати рівень професійно-кваліфікаційної підготовки організації. Схематично проіллюструвати співвідношення життєвих циклів процесу і процедури можна представити наступним чином (рис. 3.1.1.2).

Представлене на малюнку співвідношення здійснення життєвих циклів процесу та процедури наочно визначає місце, роль та організаційно-методичне значення останньої в адмініструванні процесу функціонування організації. Перш за все вони виявляються в єдності прогнозування і проектування процедурою послідовності і прийнятності здійснення життєвих циклів функціонування організації.

Адміністративна процедура передує процес організації своєю розробкою, інструктивно супроводжує послідовність його виконання, аналітично оцінює і враховує результати здійсненого для оптимізації майбутніх дій. У цьому сенсі саме така модель здійснення процедури стає організаційно-методичне підгрунтя й нормативно-регламентуючою формою адміністрування процесу функціонування сучасної організації.

Важливо.розуміти, що відповідно до даних вище визначень саме процедура дозволяє регламентувати організацію процесу не тільки, що називається «... в штатному режимі», а й у ряді передбачених заздалегідь і несподівано виникаючих критичних ситуацій. У цьому міг пересвідчитися кожен з нас, коли, освоюючи експлуатацію новопридбаного побутового приладу, знайомився з інструкцією користувача. Власне процедурне адміністрування і покликане заздалегідь передбачити банк подібних ситуацій і оснастити персонал організації та зовнішніх контрагентів пакетами відповідних їм штатних, типових, базових або інших рішень.

Вітчизняна і зарубіжна практика очевидно підтверджує конструктивність розробки та застосування процедурного підходу до виділення складу, змісту, послідовності та інших характеристик процесу функціонування організації. Вона переконливо свідчить про ефективність використання конструкційних прийомів обгрунтування, розробки та представ-лення як статичних, так і динамічних проявів органі-зації.

Більш того, розробка процедурного підходу такими конструкційними прийомами, закладена в основу виділення, формування і подання сутності та змісту адміністративної процедури, багато в чому зумовлює і її організацію. Постановці і безпосереднього вирішення цих питань зазначено в змісті наступного параграфу.