§ 2.3.2. Інструментарій адміністрування організації

Розробка та застосування інструментарію адміністрування ґрунтується на єдності та універсальності процесу впливу, прикладному використанні її потенціалу, змісту та результатів найширшим колом менеджерів. Це дозволяє виключити паралелізм, удосконалити процедуру, істотно підвищити ефективність функціонування і розвитку організації, забезпечивши координацію дій всіх учасників. Іншими словами, це визначає органічну єдність, наступність і розвиток дослідження в дію, що в кінцевому рахунку і повинен забезпечувати професійний менеджер.

Універсальність інструментарію адміністрування проявляється не тільки в розробці та застосуванні єдиного та ефективного механізму або його цілеспрямованої комутації з функціями менеджера. Вона може найбезпосереднішим чином реалізовуватися в абсолютно необхідному, органічному і послідовному об'єднанні дослідження і впливу менеджера на організацію. У цьому плані універсальний інструментарій стає одним із специфічних і в той же час найбільш часто зустрічаються практичних проявів адміністрування, що дозволяють подолати суперечності між дослідженням і впливом.

Реалізація адміністративного підходу неминуче стикається з необхідністю виявлення і вирішення виникаючих ієрархічних протиріч в організації. На відміну від самоорганізації, їх значення у побудові та використанні універсального інструментарію адміністрування різко зростає, оскільки переміщується у сферу відносин управління. У ході практичного застосування інструментарію адміністрування в рамках розробки та реалізації конкретного впливу вони безпосередньо впираються в розподіл повноважень і необхідність забезпечення координації між учасниками цього процесу.

Позиціонування суперечностей у процесі постановки та застосування інструментарію адміністрування не тільки не є негативним, але, навпаки, має розглядатися як фактор, що обумовлює необхідність і можливість його постійної адаптації та модернізації. Саме в суперечностях його формування та застосування, як незаперечно і переконливо показує практика становлення ринкових відносин у вітчизняній економіці (перехід від кризи 1998 р. до подальшого підйому), об'єктивно закладені найбільш перспективні ресурси розвитку організації.

Інструментарій адміністрування ґрунтується на застосуванні палітри різноманітних поєднань зовнішніх знарядь, засобів, способів, процедур безпосереднього впливу на формування і розвиток організаційних відносин у процесах і системах менеджменту. Він формується і використовується у вигляді складних універсальних конструкцій, що поєднують від ¬ слушні складові у налагоджений механізм. Базові процедури такого механізму постійно модернізуються і нарощуються інноваційними конфігураціями, багато в чому визначальними сутність і зміст організаційних змін і розвитку організації.

У реальних умовах зустрічаються настільки різноманітні інструменти адміністрування, наскільки специфічні розв'язувані ними задачі, але їх вибір і застосування здійснюються на основі загальної палітри, що подається таким чином (рис. 2.3.2.1).

На малюнку представлений ешелон інструментарію безпосереднього адміністрування організації, застосування якого забезпечує пряме і строго певну дію. Конкретний суб'єкт вибирає, розробляє, комбінує, адаптує і направляє сформований вплив на певний об'єкт або групу об'єктів, забезпечуючи чітке виконання ними передбачених ним процедур. Наведена модель має спрощене побудова, що відбиває склад, зміст і най ¬ більш поширені конфігурації поєднання інструментів адміністрування на основі структуризації ешелону на створи, рівні і ступені. Вплив спеціалізується і модернізується на стадіях розробки, адаптації, агрегування та застосування конкретного набору інструментів, що розширює його можливості.

Ешелон інструментарію адміністрування є результатом вихідної основи формування і здійснення будь-якого організаційного впливу, що представляє в кінцевому рахунку те або інше сполучення позиційним в ній інструментів. Так само як художник, уявляючи собі образ, комбінує певним способом ті чи інші фарби, кожен менеджер, розробляючи і здійснюючи організаційний вплив, повинен вибирати і поєднувати необхідні для досягнення поставленої мети кошти

Наказ
↓	Регламентація
Вимога	↓	Розподіл
↓	Формалізація	↓	Команда
Припис	↓	Розмежування	↓
↓	Деталізація	↓ ↓ ↓ ↓	Програма
Постанова	↓	Разведення	↓ ↓ ↓
↓	Ранжування	↓	Розклад
Рішення	↓	Поділ	↓
↓	Алгоритмизаціяя	↓	Графік
Дозвіл	↓	Разстановка	↓
↓	Кодифікація	↓	Порядок
Відмова	↓	Розподіл	↓
↓	Кооптація	↓	Разпорядок
Затверждение	↓	Відділення	↓
↓	Кооперація	↓	Процедура
Распорядження	↓	Передача	↓
↓	Формування	↓	Структура
Обтяження	↓	Отримання	↓
↓	Представлення	↓	Реєстр
Закріплення	↓	Перевірка	↓
↓	Розгляд	↓	Стандарт
Реєстрація	↓	Ревізія	↓
↓	Розкриття	↓	Шаблон
Виконання	↓ ↓	Звірка	↓ ↓
↓	Секвестування	↓	Статут
Вплив	↓	Облік	↓
	Проведення	↓	Статус
		Контроль	↓
			Акт

Рис. 2.3.2.1. Ешелон інструментарію безпосереднього адміністрування

Першим, з чого починається цей процес, стає представлення палітри інструментарію адміністрування, на методичній основі якого формується кожне конкретне вплив менеджера на організацію. Важливо розуміти, що наведена рис. 2.3.2.1 модель охоплює тільки обмежену групу нехай найбільш часто використовуваних, але далеко не всіх інструментів адміністрування. Проведене в моделі двовимірне позиціонування інструментів, виділення створів, рівнів ступенів, ланцюжків організаційно формує конструктивний підхід до їх вибору.

У процесі планування та здійснення конкретної конфігурації адміністрування особливого значення набуває формі кооперації вибраних інструментів, що відображає процедуру не здійснення. Дана модель, можливість її розвитку, спеціалізації, адаптації припускають вибір і комбінування засобів, способів, процедур адміністрування на основі універсальної методики формування конкретного впливу. На жаль, такий синтетичний підхід у вітчизняній практиці найчастіше за все замінюється нескінченно повторюваним використанням обмеженого кола форм, вже в силу цього вихолощують сутність, що обмежують дієвість, дезавуює зміст впливу.

На певному етапі такого процесу, як це видно з сьогоднішньої практики управління, зловживання одними інструментами на шкоду використання потенціалу та різноманітності інших починає руйнувати організацію, приводячи, наприклад, до «.......відмови від виконання абсолютно легітимного наказу тими і тоді, хто ніколи раніше не дозволяв собі цього ».Така девальвація стало можливим тому, що необґрунтовано часте і вже тому помилкове застосування одних і тих самих інструментів, що провокує повторні, ще сильніші, але саме тому неправильні дії, руйнує методичні основи адміністрування. Подолання таких негативних тенденцій можливе тільки на систематизованому освоєнні і адаптованому застосуванні всієї палітри різноманітних інструментів адміністрування у відповідності з конкретними умовами та завданнями:

Загальні методичні основи такого підходу зрозумілі і звичні кожному, оскільки використовують добре відомий і широко застосовується в практичній діяльності спосіб «вибору з меню».Замість нескінченного повторення прецеденту на основі раніше приймався в подібній ситуації рішення вони пропонують вибір і комбінування з палітри інструментарію більш адекватних і вже тому дієвих засобів адміністрування.

Для більшості з позиціонуватися і представлених на рис..3.2.1 інструментів адміністрування цілі і можливості їх застосування звичні і зрозумілі, оскільки багаторазово здійснювались і сприймалися кожним менеджером. Так, позиційний на першому рівні наказ вже власним статусом визначає жорсткість регламентування та чіткість розмежування містяться в ньому вимог здійснення тих чи інших дій. Їх основою об'єктивно є розробка, яка розкриває формалізацію і забезпечує програму дії команди. Зрозуміло, що в конкретному випадку на цій основі формується, адаптується і застосовується широкий спектр прикладних процедур, які забезпечують ефективне досягнення цілей організації.

Горизонтально-вертикальне транспонування моделі розвивається низхідній і висхідній ступінчастою залежністю, відображає не тільки можливі контури компонування інструментів адміністрування, а й, що особливо важливо, їх змістовно-якісну спадкоємність. Це дозволяє поглиблювати, акцентувати, спеціалізувати адміністрування шляхом нарощування його змісту і дієвості за рахунок, наприклад, ефекту реверберації, що досягається повторенням змісту дії на новому якісному рівні. Закріплені моделлю варіанти послідовностей або більш складних ланцюжків формування та застосування інструментарію адміністрування при збереженні загальної логіки їх побудови адаптуються, модифікуються і модернізуються відповідно до зміни цілей, об'єктів, умов.

Базова конфігурація ешелону покликана відобразити тільки загальну палітру можливих поєднань побудови та застосування впливів менеджера на організацію в якості моделі або кондуктора цілеспрямованого конструювання і використання конкретного інструменту адміністрування. Разом з тим, модель конфігурації тому й називається базовою, що в ході розробки та застосування інструментарію адміністрування в ній відбилися склалися, усталені, закріпившись і штатно використовувані в якості відправного алгоритму контури побудови нових модифікацій. Так, поділ процесу організації на окремі дії забезпечує в правому створі ешелону формування як розпорядку, так і розкладу, об'єктно прикладна комбінація яких найбільш чітко представляється графіком.

У реальному процесі управління в якості самостійного, цілеспрямовано розвивається або закінченого агрегату цей контур широко і різноманітно доповнюється, комбінується і компонується на основі застосування модульного принципу побудови та використання інструментарію адміністрування. Такі періодично повторювані комбінації окремих складових або цілі ланцюжки складаються в досить стійкі процедури, модульно компоновані і застосовуються в різних механізмах у вигляді важелів та інструментів адміністрування. Наприклад, метод підряду, оптимізуючий форми, підвищує якість і скорочує терміни роботи, використовується в самих. різноманітних моделях господарювання. При цьому як інструмент організації може застосовуватися універсальний механізм самоокупності, що забезпечує економію ресурсів, зацікавленість і відповідальність конкретних виконавців на кінцеві результати роботи. Вертикальна домінанта представленої на рис. 2.3.2.1 палітри включає засоби і методи спеціалізації, що відрізняються різноманітністю і послідовністю якісних перетворень у формуванні та застосування інструментарію адміністрування. З іншого боку, наведена в першому створі послідовність: наказ - вимога - припис - постанова-- дозвіл - відмова - твердження - розпорядження - обтяження - закріплення - реєстрація - виконання - вплив, відображає наростання дієвості адміністрування,багато в чому визначає ефективність менеджменту. Причому результат виконання і здійснення такого вибору інваріантно розвивається відповідними ланцюжками дослідницької спеціалізації, деталізації та адаптації інструментів, які позиціонували в трьох наступних створах моделі. Так, регламентація - формалізація - деталізація - ранжування представляють, самий жорсткий сегмент другого структурного створу моделі, що забезпечує дискретизацію, де термінування і чітке уявлення складу та конфігурації застосовуваних інструментів адміністрування.

Позиціонуючи, вибираючи і компонуючи окремі інструменти адміністрування в прикладні конфігурації, необхідно чітко розрізняти особливості сутності, змісту і застосування кожного з них. Так, наприклад, тимчасове і приватне делегування повноважень конкретного органу відрізняється від структурно закріплюється на постійній основі передачі його функцій іншому підрозділу. У таких розбіжностях і полягають критерії вибору і компоновки тих чи інших засобів у стійко і ефективно застосовуються агрегати конфігурацій адміністрування.

Представлення окремих інструментів розглянутої моделі має сенс тільки за умови чіткого розуміння та прикладного використання цих відмінностей у процесі вибору, компонування і здійснення адміністративних дій. Разом з тим, аналіз таких відмінностей, їхньої амплітуди та відповідності виділеним в моделі інструментів сам по собі служить фактором розробки та застосування нових форм впливів, що забезпечують використання розглянутого різноманіття.

Для цього підходу у поданій палітрі позиціоновані інструменти: розведення - між розмежуванням і поділом, розкриття - між реєстрацією та звіркою і т. д. Цим виділяються вже не тільки спадні, прямі, а й зворотні, висхідні, ступінчасті послідовності, що відображають більш складні конфігурації застосування адміністрування.

Розуміння відмінностей у сутність та зміст того чи іншого інструмента абсолютно необхідно ще й тому, що саме воно забезпечує вибір адекватних засобів адміністрування. Так, що превалюють у вітчизняній практиці посібників накази і розпорядження (більше 65%) як адміністративні методи впливу форматують організацію як функції управління, централізовану розробку і прийняття рішення.

Вони не тільки перевантажують верхні рівні структури розробкою змісту дій, яка згодом істотно деформується виконавцями, а й, що більш негативно, звільняють нижні рівні не тільки від участі у виробленні,але і від відповідальності за результати виконання прийнятих нагорі рішень. На відміну від наказу чи розпорядження, застосування вказівки у вітчизняних умовах (менше 12%) у кінцевому рахунку делегує повноваження з пошуку дисонансу, розробки, прийняття і реалізації рішення виконавцю, тобто практично обумовлює необхідність його самоорганізації.

Виключно важливо розуміти, що в цьому випадку професійно-кваліфікаційний рівень виконавця і всієї організації в цілому здобуває стійку тенденцію до зростання, на відміну від наказовій централізації, яка з часом його девальвує,послідовно знижуючи професійний потенціал як менеджменту,так і персоналу організації. Проведене порівняння не тільки виділяє суттєве значення актуального для вітчизняного менеджменту перерозподіл питомої ваги застосування наказів, розпоряджень і вказівок але і оголює дію однієї з основоположних закономірностей децентралізації управління.

Її актуалізація і вимога особливо контрастно проявляються у формуванні тенденцій комплексного підходу до розробки і застосування опосередкованого інструментарію адміністрування. Вони особливо значимі, оскільки вибором і застосуванням формувань опосередкованого інструментарію адміністрування визначається не тільки тактика, але і багато в чому обумовлюється стратегія функціонування і розвитку організації. Постановка і освоєння його складу та змісту стануть предметом досліджень у наступному параграфі.