§ 2.2.3. Адаптація функцій адміністрування організації

Виділення функцій як відокремлених видів професійно спеціалізованої діяльності в будь-яких сферах її постановки і застосування здійснюється за цілком визначеними і досить усталеними принципами. Вони відображають об'єктивні зачатки здійснення поділу та спеціалізації, послідовність процесів детермінування, деталізації і об'єктної орієнтації, цілеспрямованість розробки та проведення напрацьованої послідовності необхідно обумовлених процедур. До них насамперед і відносяться такі складові, як апробація, адаптація і модернізація функцій адміністрування в організації. Постановка та застосування адміністративного підходу до виділення, освоєння і здійснення як усього різноманіття видів професійної діяльності організації, так і тільки адміністративних функцій потребують адаптації. Вона обумовлюється особливостями позиціонування в зовнішньому середовищі і специфікою конкретної організації, відмінностями в рівні професіоналізму та кваліфікації її персоналу. Природно, що конкретна адаптація найбільш ефективно здійснюється безпосередньо в процесі цілеспрямованого функціонування організації. Разом з тим, йому може досить ефективно передуюча прикладна апробація, а за результатами діяльності організації проводитися цілеспрямована модернізація. Від успішного об'єднання вирішення цих трьох завдань багато в чому залежить не тільки безпосередня результативність адміністрування, а й адекватність системи управління організацією в цілому. На практиці воно забезпечується цілеспрямованими і послідовними діями керівництва з делегування персоналу організації максимального обсягу та змісту функцій безпосереднього управління. Природно, що це вимагає приведення основних параметрів комплексу адміністра-тивних ресурсів організації до дотримання загальносистемних стандартів. Основна вимога цього положення адміністрування полягає в необхідності приведення всього різноманіття цілей, завдань, дій лінійних і функціональних підрозділів до «спільного знаменника» прийнятої стратегії і тактики організації. Реалізація даної вимоги ґрунтується на універсалізації,систематизації, уніфікації основних видів і форм виділення, позиціонування і мобілізації організаційних ресурсів. Постановка і рішення такого завдання в умовах реально діючої організації найбільш повно, всебічно і адекватно здійснюється функціональним адмініструванням. Систематизація та уніфікація видів, форм, способів професійної діяльності і універсалізація адміністративних ресурсів, що здійснюється на їх основі застосування відображають актуальні тенденції сучасного етапу розвитку бізнес-організацій. Він характеризується цілеспрямованим підвищенням ефективності керівництва та управління не тільки за результатами діяльності, а й за рахунок зниження відповідних витрат. Це особливо важливо при орієнтації адміністрації на функціональну деталізацію керівництва, автоматизацію супроводу управління, перехід на безпаперову документацію на основі сучасних інформаційних технологій.

При постановці та вирішенні цих завдань важливо розуміти, що універсальність функціональної деталізації як попередня умова інформатизації та автоматизації процесів, що розглядаються або їх складових може ефективно забезпечуватись лише на адміністративній основі. Інтегруючи різноманітні професійні підходи, позиції, відносини, саме адміністрування покликане універсально забезпечувати об'єднання організації на загальній для всіх напрямків діяльності основі. Це досягається початковим дистанціюванням адміністрування від змістовної участі у розробці та здійсненні профільної діяльності організації. Як не парадоксально, але саме «поверховість» адміністративного підходу до змісту цілеспрямованого функціонування організації, що постійно підкреслюється, позбавляє його заангажованості та суб'єктивності. Це дає змогу адміністрації пріоритетно ставити і досягати загальні, корпоративні цілі, нерідко латентно або відкрито протистоячи приватним цілям та інтересам окремих підрозділів, керівників і навіть власників. У цьому сенсі адміністративний підхід ефективно забезпечує зваженість, всебічність, комплексність позиціонування, обліку та використання всіх ресурсів організації. Пріоритет комплексної орієнтації адміністрації при постановці та вирішенні як тактичних, так і стратегічних завдань стає дійсно конструктивною основою уніфікації та універсалізації виділення та мобілізації ресурсів організації. Він же багато в чому визначає і орієнтує відповідну розробку та ефективне здійснення процедур апробації, адаптації та модернізації функцій адміністрування. Це особливо важливо, оскільки власне суть постановки та застосування даних дій спочатку орієнтує кожне з них на чітко визначені цілі. А вони, як це переконливо було показано вище, і за визначенням лише в адміністрації мають усесторонню і комплексну орієнтацію. Апробація та адаптація всієї сукупності дій адміністрації до потреб і умов функціонування організації дозволили досить чітко визначити базовий склад адміністративних завдань. Він логічно обумовлений і вибудовується в обґрунтовану послідовність. Її початок визначається цілями першого етапу життєвого циклу організації, які виділяють такі стартові завдання, як офіційна реєстрація та організаційне оформлення. Забезпечення їх конструктивного вирішення об'єктивно ґрунтується на необхідності проведення змістовної деталізації основних елементів, характеристик, ознак та засобів ідентифікації організації. Зовнішнє організаційне та юридичне оформлення дозволяє перейти до постановки та вирішення таких внутрішньоорганізаційних завдань, як функціональна регламентація, ієрархічна структуризація, статусне позиціонування, посадова субординація. Їх результати визначають структуру організації та її підрозділів, розподіл і закріплення прав, обов'язків і відповідальності між співробітниками і їх формалізованими об'єднаннями. Природно, що це передбачає проведення методичного інструктування персоналу та операційної процедуризаціі змістовного виконання закріплених повноважень. Розробка і проведення основних процедур цілеспрямованого функціонування підрозділу і співробітників організації об'єктивно потребують комплексного забезпечення. Під ним мається на увазі надання підрозділам і співробітникам всього необхідного розмаїття матеріальних ресурсів, взаємодій і послуг, передбачених їх повноваженнями, структурним положенням і субординаційним статусом. У зв'язку з цим ставляться і вирішуються також такі абсолютно необхідні для нормального функціонування організації завдання, як офісна організація, кур'єрське обслуговування, канцелярський супровід. Їх ефективне вирішення завершується забезпеченням дотримання режимних обмежень і фізичної охорони, що завершують офісне представлення організації. Постановка і рішення блоку попередніх завдань спочатку носить універсальний характер, що дозволяє стандартно використовувати його практично для будь-яких організацій. Їх орієнтація на конкретні умови, профіль діяльності, специфіку функціонування істотно розширюють і поглиблюють режими апробації та адаптації адміністративних завдань. Перш за все тут зцілюються зовнішня комунікація та відомча комутація, багато в чому модифікують відповідні структури і процедури. Природно, що така модифікація відповідним чином відбивається на постановці і вирішенні завдань побудови систем: службової кореспонденції та документного оформлення.

Проведені підготовчі заходи адміністративного забезпечення функціональної діяльності організації дозволяють перейти до постановки та вирішення завдань організації ведення договірних відносин та супроводження виконання їх змістовних положень та встановлених умов. Вони представляють основну діяльність організації, яка необхідно забезпечується і супроводжується постановкою і здійсненням перманентних програм: інспектування діяльності та контролю виконання. Виявлені в результаті цих дій відхилення припускають постановку і рішення контрастних і наочно виділяються завдань адміністрування організації. До них відносяться три таких найважливіших інструменти адміністрування, як перманентна диспетчеризація, оперативне регулювання і санкціонування дій. При цьому перші дві складові розрізняються наданими повноваженнями, тактично орієнтованими диспетчеризацією і стратегічно направляються регулюванням. Адміністративне санкціонування передбачає як надання повноважень, так і застосування санкцій за результатами їх здійснення. Завершальний блок об'єднує досить зрозумілі завдання забезпечення відображення діяльності організації та її результатів як в її власних інтересах, так і у зв'язку з діяльністю контролюючих органів. Тут найчастіше виділяються такі адміністративні завдання, як організація документообігу, ведення діловодства, забезпечення статистичної звітності та архівного зберігання. Їх постановка і рішення, так само як у першому і третьому блоках, носять досить універсальний характер, але в тій чи іншій мірі відображають специфіку конкретної організації. Зрозуміло, що така специфіка для виключно великих (глобальних) та унікальних організацій може істотно розширювати коло наведених завдань адміністрування, що повинно відповідним чином враховуватися. У цілому склад і зміст базового циклу апробованих, адаптованих та орієнтованих на потенційну необхідність модернізації адміністративних завдань можна представити наступним чином (табл. 2.2.3.1).

Природно, що в реальних умовах формування і функціонування конкретної організації склад, зміст і позиціонування таких завдань можуть зазнавати ту або іншу зміну. Разом з тим, загальна логіка побудови основного змісту адміністрування організації відображується приведеним складом достатньо повно і обґрунтовано .

Таблиця 2.2.3.1 БАЗОВИЙ ЦИКЛ АДМІНІСТРАТИВНИХ ЗАВДАНЬ ОРГАНІЗАЦІЇ

№	Задача	Ресурси адаптації	Орган модернізації
1	офіційна реєстрація	Р21, С23, У17, Ф7, ЦЗ, Е9, Ю1	адміністрація
2	змістовна деталізація	03, Р2, Р7, С18, Т2, У11, Е8	секретаріат
3	організаційне оформлення	Г4, Б5, 048, С28, У2, Ф4, Ш1	адміністрація
4	функціональна регламентація	В12, РЗ, Р22, Ф12, Х1, Е15	відділ кадрів
5	ієрархічна структуризація	Г9, 312, Р8, С29, Ц5, Ш2,Я3	сектор оргпроектів
6	статусне позиціонування	А10, Г1, Д16, Е1, 31, С22, Ф8	сектор оргпроектів
7	посадова субординація	Д25, У10, ФЗ, Ц4, Ш4, Е14	канцелярія
8	методичне інструктування	АЗЗ.Д18, И2, Р6, РЗЗ, Ц2, Е5	відділ кадрів
9	операційна процедуризація	А12, Г2, Д12, Р4, Ф1, Ц6, Е13	сектор оргпроектів
10	комплексне забезпечення	В4, 33, К16, К24, ЛЗ, 01.Ф11	відділ постачання
11	фізична охорона	А11, Д15, Д26, 37, Р39, Е6	відділ охорони
12	режимні обмеження	Д27, К4, Р10, Т1, Ф10, 41,311	відділ охорони
13	офісна організація	А36, Б9, К12, М13, Р12, У15	господарський відділ
14	кур'єрське обслуговування	Д28, 313, М5, 02, 09, Я2	експедиція
15	канцелярський супровід	В5, В19, дзо, 32, КЗ, С16, У1	канцелярія
16	документаційне оформлення	А20, МОЗ, Н11, Ф5, У13, Е10	юридичне бюро
17	службова кореспонденція	Г2, Д1, К37, М12, 028, Ш1	експедиція
18	відомча комутація	А37, Д22, И18, К14, Т6, У18	секретаріат
19	весняна комунікація	А13, Б8, М18, ПРО9, О38, Ф6	адміністрація
20	договірне ведення	А14, ЕЗ, К17, Л4, М7, Н1.Е1	юридичне бюро
21	супроводження виконання	Д24, З6, Л6, О29, Р31, Т3, Э7	адміністрація
22	контроль виконання	И10, К27, М15, О49, Р40, Я1	адміністрація
23	перманентна диспетчеризація	Н7, О37, Р23, Р36, У12, Э2	диспетчерська
24	оперативне регулювання	К35, М9, П41,УЗ, Ц1, Ш3, Э4	диспетчерська
25	Інспектування діяльності	И17, Н11, О30, П17, Р20, Э15	адміністрація
26	санкціонування дій	М17, О45, П35, Ф9, Ш5, Э12	адміністрація
27	організація документообігу	Д23, М11, Н2, О44, П15, У14,	експедиція
28	ведення діловодства	Д9, Д14, О1, О6, О39, П6, Т5	канцелярія
29	статистична звітність	И19, К27, Н8, О48, У16, Э3	інформаційний центр
30	архівне зберігання	Н9, 039, О46, С25, Х3, Я4	архів

Представлені в таблиці завдання відображають як внутрішні, так і зовнішні щодо об'єкта або суб'єкта види практичного адміністрування діяльності менеджера. Вони інтегрують і позиціонують виконання професійних функцій, які об'єднують окремі дії. Виділення циклу цих завдань показово, навіть багато в чому є визначальним, оскільки розкриває конкретний склад, зміст і послідовність адміністрування практичних кроків досягнення поставленої мети. При цьому апробація та адаптація їх виділення, постановки та вирішення багато в чому визначаються логікою, що формується циклом послідовності.

Дана логіка забезпечує кінцеву результативність вирішення кожного завдання, засновану на цілеспрямованості, зміст і наступності відповідних функцій адміністрування. Суть її полягає в тому, що результат вирішення кожного завдання змістовно затребуються, а значить, оцінюється і коригується використовують його складовими циклу. На такий дискретно-послідовній основі найбільш ефективно проектується, будується і застосовується система проміжного контролю виконання і оперативного регулювання функціонування організації.

Прояви, застосування та відповідні їм класифікації функцій адміністрування в організації розкривають загальну палітру спеціалізації участі менеджера в процесах і системах управління в цілому. Але постановка і застосування функціонального адміністрування не менш, а можливо, і більш важливі для персоналу управління, в конкретних, приватних випадках побудови його взаємодії як всередині, так і поза організацією. Особливо важливо ефективне вирішення цих завдань на рівні розробки та реалізації процедур регламентації, здійснення та оцінки конкретної дії. Тут об'єктна апробація і, що особливо важливо, суб'єктна адаптація складу та змісту конкретних функцій адміністрування стають визначальними (Див. Додаток 10).

Саме на рівні виконання практично завершується безпосереднє поділ діяльності менеджера і його підлеглих на прикладні функції з тими чи іншими критеріями з наступною побудовою з них цілеспрямовано організованого процесу. В якості критеріальної основи такого поділу, з одного боку, вживаються організаційні, виробничі, технологічні та інші конкретизовані ознаки, що забезпечують найбільш повне і всебічне уявлення складу, змісту та компонування виконуваних дій. З іншого боку, вона спирається на добре освоєну і традиційно вживану палітру дій менеджера в організації, докладно деталізовану адмініструванням.

Успішне проведення деталізації, детермінування та класифікації функцій адміністрування дозволяє менеджменту приступити до їх послідовної інтеграції, агрегації і кооперації в рамках загального процесу управління. Принциповою постановці та практичного розв'язання виникаючих у зв'язку з цим завдань адміністрування присвячено зміст наступного розділу цього підручника.