§ 4.2.1. Матричного моделювання функціональної взаємодії

Будь-який розподіл, і тим більше закріплення функцій за конкретними суб'єктами має сенс тільки тоді, коли воно надає оптимальні можливості для подальшого здійснення цілеспрямованої кооперації їх дій. Гарантуючий, в кінцевому випадку, успішне вирішення цього завдання метод «природного відбору» на практиці реалізується дорогими пробами і неприпустимими помилками, а головне, втратою основного ресурсу – часу, яке, як відомо, в бізнесі так чи інакше визначає прибуток – гроші. Повністю відмовлятися від даного методу, звичайно, не слід, але в принциповому рішенні такого великого і складного завдання, як адміністративний розподіл повноважень, він може надавати тільки допоміжну роль, наприклад при апробації та адаптації функціонування суб'єкта в умовах реальної організації.

Стратегічне подання доцільності розподілу функціональної участі кожного суб'єкта у загальному процесі досягнення мети організації повинно будуватися на науково обґрунтованій і достовірно розрахованій комплексній моделі побудови конструктивної взаємодії. Протягом всієї історії цивілізації пропонувалися, апробувалися, виконувалися і відкидалися найрізноманітніші концепції поділу праці, що свідчить про його виключно важливе, загальне значення для функціонування і розвитку суспільства. При цьому кожен з історичних етапів постановки та вирішення такого завдання виділяв ті чи інші підходи, досить цікаві для сучасної теорії та практики адміністрування організації.

Еволюційний підхід до розподілу праці формувався багато в чому інстинктивно з позиції сили, що в якості одного з важливих конструктивних результатів зумовило становлення феномена лідерства. Одним з перших кроків лідера стало наближення до себе тих зі своїх прихильників, які більше за інших встигли в тому чи іншому виді діяльності в якості довірених радників і помічників. Саме їм з часом він поступово доручав все більше і більше власних, нехай другорядних, але все ж функцій управління діяльністю очолюваної ним організації. Закріплення і спеціалізація більшості з них на виконанні конкретних видів доручених ним обов'язків остаточно сформували «інститут помічників керівника», що заклав основи сучасної адміністративної кооперації.

Феномен лідерства обумовив виникнення і розвиток перманентного процесу боротьби за владу, у якому відразу визначилися переваги однієї з провідних ролей довірених осіб керівництва. Це поступово сформувало стійку тенденцію просування до складу таких помічників, хто не тільки не збирався, але і взагалі не був здатен дійсно допомагати керівникові у вирішенні проблем управління організацією. Плановість доступу, успадкування привілеїв, номенклатурний відбір у формуванні кадрового складу і професійних здібностей таких помічників остаточно поховали перспективи вдосконалення та застосування еволюційного підходу до розподілу, закріпленню і виконанню не тільки адміністративних, але і взагалі яких-небудь помітних функцій у керівництві та управлінні організацією.

Це зумовило потребу в конструктивній альтернативі, потреба особливо загострилася з розвитком вільних підприємницьких відносин та реальної конкуренції організації в тому числі і на ринку праці. Поява дбайливого власника на місці «сторожа державної годівниці» поступово, але неухильно вироджає вади «первісного етапу» розподілу повноважень, що відповідно змінює звичні кар'єрні перспективи «своїх людей». У цих умовах такі фактори, як високий рівень професійних знань, досвід ділової кваліфікації, відповідність посадовий компетентності, пред'являють принципово нові вимоги до розподілу, закріплення і виконання складу та змісту конкретних функцій між працівниками організації.

Постановка і застосування цих критеріїв в якості основи реалізації кадрової політики припускають вже не загальне або типове, але як можна більш чітке перерахування безпосереднього складу та змісту осудних працівникові посадових обов'язків. Його значення в справі організації та проведення цілеспрямовано галузевих і корпоративних програм ефективного професійного навчання і предметної підготовки висококваліфікованих фахівців взагалі неможливо переоцінити. І, звичайно ж, результативному вирішенню цих завдань навряд чи допоможуть типові посадові інструкції або самі різноманітні галузеві, академічні та інші стандарти. Питання все одно рано чи пізно упирається в комплексну модель оптимізації розподілу функцій між працівниками та підрозділами діючих в реальних умовах організації.

Спроби вирішення цього завдання розробкою комплексних проектів організації, в тому числі і функціонального розподілу зовнішніми спеціалізованими фірмами, не забезпечують кардинального просування вперед. Справа в тому, що, за оцінками самих же розробників моделей управління організацією, опис та формалізація функцій і процедур адміністрування представляють собою більше 40% всього обсягу управлінської інформації. Разом з тим, з одного боку, прискорюється науково-технічний і соціальний прогрес робить значну частину положень цих документів застарілими задовго до втілення в життя передбачених ними установок. З іншого боку, все більш складний, ймовірнісний і динамічний розвиток взаємодії учасників соціально-економічних процесів визначає постійне зростання ціни помилки в цій сфері.

Все це обумовлює необхідність розробки адекватних способів і прийомів, а головне - основоположного комплексу власного методичного супроводу адмініструванні організації, що забезпечує перманентну оптимізацію взаємодії її учасників. Принциповим тут є переніс центру ваги практичного вирішення цього завдання всередину реально функціонуючої організації, де застосування ринкових механізмів відкриває нові можливості саморегулювання. Такий, здавалося б, альтернативний адміністративному, підхід насправді можливий тільки на базі оптимального і чіткого розподілу із закріплення функцій між суб'єктами організації. Практика реального адміністрування в організації показала, що найбільш конструктивною основою його розроблення та застосування стає побудова, незалежно від того, як вона називається в конкретній організації, матриці функціональної взаємодії.

Матричний формат широко і різноманітно застосовується у всіх сферах подання інформації і в силу цього не потребує будь-яких особливостей у методичному супроводі. У розглянутому підході він застосовується з метою конкретизації подання форм і параметрів можливої взаємодії суб'єктів організації за принципом «кожен з кожним». При цьому конкретний статут і статус суб'єктів, чия безпосередня кореспонденція відображається в матричному форматі, не мають істотного значення. Визначальне значення тут набуває власне вказівка на можливість такої кореспонденції між конкретними суб'єктами і, звичайно ж, її форма, характер, зміст, що встановлюються відповідними параметрами.

Постановка і застосування матричного формату в розглянутому підході спочатку орієнтовані на виділення і конкретизацію функцій як видів безпосередньої взаємодії різних суб'єктів організації. Це не тільки визначило назву матриці, але в першу чергу позиціонувало її в якості загальної універсальної форми конкретного відображення реально затребуваних дій кожного з суб'єктів організації. При цьому підкреслююча універсальність даного підходу надає можливість співвідносити в матричному форматі не лише можливість функціональної взаємодії підрозділу з підрозділами або працівника з працівниками, але і підрозділів з працівниками, і навпаки.

Застосування цих принципів дозволяє сформувати вичерпний масив даних функціональної взаємодії суб'єктів організації, що представляє виключно перспективний інформаційний ресурс для цілеспрямованого застосування можливостей сучасних інформаційних технологій. Так, формування подібного масиву є абсолютно необхідною і конструктивною умовою для розробки та впровадження таких управлінських продуктів, як сучасні «не паперові» типології обліку, аналізу, документообігу, діловодства, архівного зберігання і пр. Природно, що в рішенні задачі розподілу та закріплення за всього складу та різноманітності, що виділяються в організації функцій в які входять у неї суб'єктами адаптація і застосування даного підходу набувають ключове значення.

Першим і абсолютно необхідним кроком у вирішенні цієї задачі є формалізація ідентифікації кожної з усього розмаїття складу та змісту функцій, реально здійснюваних в сучасній організації. Таке завдання ставилося ще сто років тому, коли застосуванням «Методу самофотографування» робочого дня в конкретній організації забезпечувало достатньо повне перерахування всього складу та різноманітності функціональної взаємодії. Але формування такого масиву – тільки перший крок у потрібному напрямку, для його ефективного розвитку необхідно чітко формалізувати ідентифікацію здійснюваних різними суб'єктами функцій. Тут широко застосовують складання реєстрів, аналогічних тому, яким відкривається справжній підручник, та інших організаційно-реєструючих форм, що дозволяють чітко кодифікувати кожну окрему позицію: мета, функцію, документ і т. д. Кожна конкретна матриця передбачає також можливість розробки та застосування власного, адаптованого позначення тих чи інших характеристик, що дозволяють деталізувати специфіку опису функціональної взаємодії. Всі ці бюрократичні умови спрямовані на підвищення ефективності її розробки і застосування в конкретній організації.

Засноване на дотриманні даних умов рішення завдання побудови матриці функціональної взаємодії в конкретній організації не викликає особливих труднощів. Чи використовує воно метод самофотографування, докладно розглянутий в матеріалах другому і третьому параграфі наступного розділу цього підручника або більш традиційні прийоми, в кінцевому рахунку, все це дозволяє представити функціональну взаємодію в організації таким форматом (табл. 4.2.1.1).

У даному прикладі, представлена в третьому рядку другої колонки таблиці, запис позначає функцію: узгодження суб'єктів незалежно наказу про призначення на посаду керівника підрозділу 12 кандидатури, поданої суб'єктом 1. Природно, що такі записи проводяться на основі прийнятої, єдиної за всієї організації кодифікації всіх функцій, робіт, завдань, документів і т. і., представленої відповідними реєстрами, зведеннями, переліками і т. д. Як вказувалося вище, подібні записи можуть доповнюватися термінами, умовами, винятками та іншими уточненнями, що дозволяють повністю визначити параметри та зміст конкретної функціональної взаємодії.

Детальне побудова матриці функціональної взаємодії суб'єктів великої організації об'єднує десятки тисяч

Таблиця 4.2.1.1

ФОРМАТ МАТРИЦІ ФУНКЦІОНАЛЬНОГО ВЗАЄМОДІЇ

	Суб'єкт 1 ……………..	Суб'єкт 2 ………………	…………...... ……………..	Суб'єкт Н ………………
Суб'єкт 1 ………… ………… …………	11111111111 1111111111111 111111111111111 11111111111111111	Код і параметри взаємодії суб'єкта 2 з суб'єктом 1 зі вказанням форм та інших документів, відбиваючих його результати	……………….. ………………. ……………….	………………
Суб'єкт 2 ………… ………… …………	С16 - П45 - Н2 Д25-РП12 - К	2222222222222222 22222222222222222 222222222222222222 2222222222222	……………… ……………… ………………	………………
……....... ……….. ……….. ……….. …………	………………	………………	……………… ……………… ………………	………………
Суб'єкт Н ………… ………… …………	………………	………………	……………… ……………… ………………	НННННННННННННННННН

позицій, що саме по собі представляє досить громіздку задачу. Ось чому її застосування багато в чому визначається конкретним рівнем досконалості застосовуваних у адмініструванні функціонування організацій інформаційних технологій. Довгий час він визначався завданнями обліку, але з позицій сучасних концепцій адміністративного менеджменту його ресурси стають визначальним чинником ефективності управління.

Справа в тому, що саме такий рівень деталізації і вдосконалення інформаційного забезпечення менеджменту вперше дозволяє не тільки враховувати фактично здійснення дій, а й справді чітко і конструктивно розподіляти і закріплювати весь склад реальних повноважень в організації. На цій принципово нової інформаційної основі впевнено ставиться і вирішується і таке традиційно складне завдання, як перманентне приведення складу та змісту основних нормативних документів організації у відповідність з реальним станом і актуальними вимогами.

У першу чергу до таких документів слід віднести положення про підрозділи та посадові інструкції працівників організації, які вже давно і безнадійно втратили своє реальне значення і практичне застосування в конкретних умовах. Постановки та вирішення цих завдань на основі побудови і використання матриці функціональної взаємодії і буде описано зміст наступних пунктів цього розділу.