§ 4.1.3. Реалізація повноважень менеджменту

Все різноманіття складу та змісту розподілених і закріплених повноважень персоналу організації необхідно забезпечує управління нею. Значна частина встановлених ним положень діє автоматично, за статусом свого ухвалення, але реальності функціонування організації в ринкових умовах визначають необхідність особливого режиму реалізації повноважень менеджменту. Він обумовлений підсумковою відповідальністю останнього за результатами функціонування організації, що передбачає відповідну реалізацію повноважень менеджменту.

У реалізації повноважень менеджменту організації визначальну роль відіграє послідовність розробки і впровадження адміністративного забезпечення. Вона обумовлена тим, що вироблення, адаптація та спеціалізація положень адміністрування в організації істотно трансформують не тільки типовий зміст, але і, що особливо важливо, конфігурації їх арктичної реалізації менеджментом. Це обумовлює особливе значення дослідження та подання логіки формування та адаптації адміністративного забезпечення менеджменту організації.

Розробка змісту і прикладне використання будь-якої методики адміністрування так чи інакше орієнтуються на формалізацію як найбільш конструктивний спосіб чіткого відображення і зрозумілого застосування програми дій. Першим етапом такого процесу стає виділення складових і проектування на їх основі об'єднаних моделей. Алгоритмізація програми об'єднання як формалізованого способу адміністрування зумовлює істотне розширення можливостей побудови, адаптації та впровадження в нових інформаційно-технологічних умовах. З одного боку, це зумовлює необхідність побудови моделі відповідного циклу, а з іншого - розкриває математично формалізований методичний зміст адміністрування менеджменту організації, його розробку, побудову та здійснення з цілями і в умовах функціонування та розвитку конкретних об'єктів.

Дослідження менеджменту організацій показали, що практично адаптовані правила, алгоритми, процедури є безпосереднім прикладним виявом процесу формування агрегатних конструкцій адміністрування. Більш того саме ці складно організовані, інструментальні за своїм складом, цілеспрямовано застосовувані агрегати і механізми забезпечують високу ефективність і необхідну якість реалізації менеджменту організації. Разом з тим, вони істотно зумовлюють його адекватність, спеціалізацію та адаптацію до конкретних умов функціонування і розвитку реальних об'єктів і суб'єктів організації.

У цьому плані видається цікавим досвід розробки, впровадження та супровід застосування комплексу прикладних процедур організації, функціонування апарату управління в муніципальних адміністраціях. Основою розробки подібних процедур є формалізація результатів проведення експериментів щодо вдосконалення взаємодії працівників і підрозділів апаратів управління муніципальних адміністрацій в процесі проведення організаційних змін і відповідної підготовки персоналу.

У ході розробки, апробації, коригування та адаптації організаційних структур управління, зводу посадових інструкцій, положень про підрозділи та інших регламентів функціональної взаємодії широко застосовуються оригінальні процедури впровадження та експлуатації адміністративного забезпечення. Вони ґрунтуються на функціональній самофотографії, взаємній оптимізації, кооперуванні процедур, корпоративній відповідальності, що дозволяють звести нанівець виникнення протиріч між працівниками систем управління. Їх дієвість, як показало впровадження в адміністраціях міст Івантєєвка і Корольов, забезпечується участю персоналу управління в інтерактивному аналізі, чіткою координацією змін, що проводяться з застосовуваною системою адміністрування та вводяться корективами.

У ході виконання цих робіт цілеспрямовано адаптувалася і тиражувалася застосовувана або типова процедура розробки прийняття і реалізації управлінського рішення. Саме це дозволяє в подальшому досить швидко поставити її в якості базової для штатного функціонування апарату управління муніципальних адміністрацій. Природно, що як постановка, так і впровадження процедури супроводження організаційних змін повинні стати предметом навчання діючого персоналу апаратів адміністрацій у повній відповідності до розробленого положення. Це дозволить істотно спростити перехід до нової системи адміністрування, виключити або значно знизити природну протидію працівників неминучим і радикальним перетворенням.

Сформована різноманітність адміністративного забезпечення «менеджменту обумовлює виділення процесів і систем, процесів і структур, завдань і функцій як його об'єктів. Подібна деталізація, у свою чергу, неминуче призводить до визначення перспективно орієнтованих на розвиток об'єктів, конкретизації їх мети, детермінації завдань, розкриття проблем і тим самим зумовлює потребу у розробці та здійснення управління змінами, інновацією, новою організацією. Цей напрямок визначає організаційну стратегію, ресурси перетворень, перспективи розвитку менеджменту організації на основі використання потенціалу ефективного адміністрування.

До конкретних форм постановки та застосування адміністрування менеджменту організації, як це вже було показано вище стосується не тільки і не стільки безпосередньо організаційна стратегія. Більш того, вона лише визначає перспективи, обумовлює можливість застосування тих чи інших концепцій, організаційних моделей, механізмів, процедур адміністрування. Головним змістом формування та реалізації адміністративного забезпечення менеджменту організації є розробка, побудова та уявлення внутрішніх процесів і систем як методичної основи її функціонування і розвитку.

Однією з найважливіших складових такого формування стає модель організації та проведення виробничих нарад, на яких безпосередньо розробляється утримання більшості оперативно-тактичних і навіть стратегічних рішень менеджменту організації. Переконливим прикладом сучасного підходу до побудови такої моделі може служити методика організації та проведення віртуальної виробничої наради, застосування якої було досліджено автором на прикладі японської автомобілебудівної компанії «Мазда».

Основою реалізації даної методики є забезпечення можливості прямого персоніфікованого доступу широкого кола персоналу управління компанією до обговорення змісту та розробці варіантів рішення в мережевому режимі on line. Для більшості потенційних учасників це забезпечується розміщенням їх робочих місць в об'єднанні всіх функціональних служб загального офісного приміщення, обладнаному широкоформатним настінним дисплеєм. На ньому в режимі реального часу відбивається вся вступна, робоча, довідкова, експертна та інша необхідна інформація, що задається веденням наради, доповнювана його учасниками. Загальна модель такої інтерактивної процедури розробки та обговорення прийняття рішення може бути представлена наступним чином (рис. 4.1.3.1).

Персоніфіковані при введенні пропозиції учасників після ресурсно-експертного аналізу, передбаченого спеціальною програмою, відображаються на дисплеї анонімно. Це особливо важливо, оскільки обговорення, оцінка і, головне, відмова від використання тих чи інших конкретних пропозицій у конкурентів професійному середовищі корпоративної організації нерідко ґрунтується на суб'єктивних міжособистісних відносинах. Латентність реєстрації автора пропозицій обумовлює осередок всього професійно-аналітичного потенціалу організації безпосередньо на зміст пропозицій і розробці конструктивних варіантів рішень.

Сформована відповідно до порядку представленої на малюнку процедури пропозиція розглядається як базове для затвердження рішення уповноваженим рівнем. Після утвердження в кожному рішенні персоніфіковано зважується і оцінюється частка прийнятих до виконання складових. Дана оцінка стає одним з вихідних параметрів для розрахунку рейтингу кожного конкретного учасника розробки варіантів рішення. Разом з цією оцінкою в розрахунку і використанні рейтингу як інтерактивного важеля адміністрування і стимулювання професійної діяльності використовуються найрізноманітніші ресурси адміністрування.

Технологічні, нормативні, організаційні та інші обмеження

змісту та складу прийнятого рішення

Постановка задачі по розробці змісту та складу прийнятого рішення

Формування змісту та складу прийнятого рішення

Аналіз, розрахунки, оцінка і відбір складових прийнятого рішення

Прийняте рішення

Оперативні пропозиції персоналу по ініціюванню і формуванню складу і змісту прийнятого рішення

Оцінка персональної участі в розробці прийнятого рішення

Індивідуальне стимулювання по оцінці участі в рішенні

Персонал організації

Рис. 4.1.3.1. Інтерактивна процедура розробки рішення

Приклад розробки та застосування рейтингу як офіційного та неформального адміністративного важеля буде наведено і детально досліджено в останньому розділі цього підручника.

Надалі така оцінка, залежно від кінцевої ефективності практичної адаптації та реалізації прийнятого рішення, стає нормативом участі кожного зі співавторів у розподіленні преміальної виплати. Більш детальний розгляд і оцінка активності особистої участі в розробці та реалізації прийнятого рішення виражається в санкціях персоналу за результатами інтегрувального обліку при коригуванні загальних виплат та інших важелях стимулювання. Накопичення таких оцінок дозволяє не тільки оцінити оперативний внесок кожного працівника, а й перспективу подальшого розвитку їх професійного вдосконалення і посадового просування.

В організаційно-методичному забезпеченні розробки та прийняття управлінського рішення у формі проведення віртуальної виробничої наради закладається і застосовується цілий ряд інструментів адміністрування організації, інтенсифікуючи роботу персоналу. Так, в ньому у вигляді інтерактивної форми, персоніфікації участі та інших ресурсів адаптуються і здійснюються такі організаційні прийоми:

• радикальне розширення (у ряді випадків без обмеження) кола учасників розробки і обговорення варіантів рішення;

• ініціювання персонального, професійно-кваліфіційного детермінування завдання і змісту варіантів її рішення;

• закритий конкурсний аналіз, обґрунтування та оцінка представлених варіантів рішення та їх складові в конкурентному середовищі;

• механізм реальної і адекватної відповідальності учасників, який забезпечує оцінку і ранжування їх вкладу;

• тактична мотивація і оперативне стимулювання персоналу до активної участі в розробці рішення і т. д.

Всі ці прийоми містять в собі цілеспрямовано агреговані застосування окремих важелів та інструментів реалізації потенціалу адміністративного менеджменту. Їх подальша деталізація, регламентація та уніфікація є необхідними етапами забезпечення інтерактивних процедур розробки рішень на основі сучасних інформаційних технологій. Зрозуміло, що підхід, ілюстрований цим прикладом, можна розглядати з самих різних позицій, але в даному випадку ми виділили його адміністративну основу в якості конструктивного ресурсу реалізації потенціалу менеджменту. Це дозволить комплексно відобразити місце і роль адміністративного забезпечення в організації та проведення процесу постановки і досягнення мети організації.

Проведений аналіз формування та реалізації процесів і систем адміністративного забезпечення менеджменту сучасної організації дозволяє зробити ряд практичних висновків і рекомендацій. Спрямовані на адаптацію до умов та змісту застосування організаційних ресурсів вони забезпечують вдосконалення їх розробки і впливу на організації. Головними з цього ряду висновків і рекомендацій є:

• Адміністративний менеджмент необхідно і об'єктивно передує, обумовлює, забезпечує і насичує управління організаційним, методичним, функціональним, процесним, структурним і іншим детально формалізованим змістом.

• Адміністрування являє собою комплекс регламентацій і закріплення складу та змісту суб'єкта, об'єкта, структури, форми, процесів і процедур реально функціонуючої організації.

• Адміністрація покликана необхідно забезпечувати можливість змістовної асоціації, комутації, кооперації, виникнення самостійних суб'єктів, об'єктів і їх дій в ринковій організації.

На підставі проведених побудов та отриманих результатів можна зробити досить переконливий висновок про те, що методика реалізації потенціалу адміністрування менеджменту являє собою послідовне, тісне та багатогранний перетин постійно розвиваючого складу та модернізації змісту проявів його взаємодії з персоналом в процесі цілеспрямованого керівництва. У такому перетині розкривається багатогранна природа формування адміністративного забезпечення менеджменту як виду цілеспрямованої професійної діяльності керівника.

Природно, що реалізація повноважень менеджменту не повинна, та й не може полягати в постійному повторенні загальних положень, встановлених правил, розподілених функцій, закріплених повноважень і т. і. персоналу організації. Всі ці та багато інших складів, змістів, конструкції встановлюються і закріплюються суворо певними положеннями, що представляють організаційно-методичне забезпечення реалізації потенціалу менеджменту організації. Його розробці, поданням і застосування присвячено наступний параграф даного розділу.

Розділ 4.2. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧНІ ФОРМИ АДМІНІСТРУВАННЯ