Глава 3.3. Процедурне забезпечення функціонування

3.3.1. ПРОЦЕДУРИ І СТРУКТУРИ

АДМІНІСТРУВАННЯ

Адміністрування, від початку припускаючи використання, повсюдно мобілізуючи і широко застосовуючи ресурси формалізації детермінування і регламентації, необхідно затребує процедуру в якості основного інструменту постановки та досягнення цілей менеджменту і управління. Але ці ж області спеціальних знань і сфери професійної діяльності багато в чому грунтуються, предметно досліджують і виключно образно застосовують ресурси і зміст такого фундаментального поняття, як структура. Це зумовлює неминучість побудови моделі зіставлення, співвідношення і, головне, спільного і чітко скоординованого застосування сутності та змісту ресурсів структури і процедури організації.

З'ясовуючи це, ми перш за все звертаємося до зіставлення процесу і системи як прообразів організацій, склад, зміст і побудова яких відображаються відповідно процедурою і структурою. Одним з догматично зберігаємих положень комплексу наукових уявлень значного числа вітчизняних філософських концепцій є пріоритет позіціонування системи як об'єкта та умови подання лише інших понять, у тому числі і процесу як такого. Між тим, активно розвивається у світовому науковому середовищі філософська думка все переконливіше обгрунтовує первинність процесу і вторинність системи, що істотно змінює основоположні підходи до формування та застосування положень адміністративного менеджменту.

Виділяємий цим підходом філософський аспект постановки питання про первинність процесу або системи, а значить, і процедури або структури, в тому числі стосовно адміністративного менеджменту, носить тут далеко не схоластичний, а концептуальний характер. Його конструктивне вирішення необхідно і дієво визначає фундаментальні основи побудови системи знань адміністративного менеджменту, логіку, зміст і послідовність представлення її складу та змісту. Більш того, відповідь на традиційне питання про первинність вже багато в чому зумовлює методологію підходу, дослідження та подання адміністративної побудови, супроводу та забезпечення функціонування реальної ор ганізації.

Для адміністративного менеджменту це набуває особливого значення у зв'язку з тим, що випливає зі звичного твердження про системність світу, що здається очевидним пріоритет системи який обумовлює цілий ряд наступних висновків і положень, що впливають на визначення складу, змісту, а головне - уявлення адміністрування організації . Традиційне твердження, що «... у світі все системно», не тільки не вирішує такої складної проблеми, але, навпаки, вуалює сутність її розуміння, не відповідаючи на запитання: «А як виникла перша система?» У пошуках відповіді на нього ми приходимо до висновку, що прояви організації починаються і ідентифікуються процессуально як формування першої системи, в якій, у свою чергу, і здійснюються всі наступні процеси її становлення, функціонування і розвитку.

В адміністративному менеджменті організація виділяється і розглядається в цілому як об'єктивно, послідовно і спадкоємно пов'язані між собою процес і система адміністрування. Саме цей аспект причинно-наслідкового взаємо ¬ зв'язку двох основних форм прояву адміністрування визначає основи становлення і розвитку адміністративного менеджменту, будучи його вихідним моментом. Якщо цей концептуальний підхід закладається в основу, то примат адміністрування як процесу абсолютно природний, оскільки кожна система адміністрування є його результатом, але далеко не кожний процес адміністрування закінчується створенням системи.

Це принципове положення вже не раз відбивалося в наведенних вище схемах і висновках, але тепер, отримавши своє теоретичне підтвердження, стає одним з фундаментально обгрунтованих і концептуально представлених початків адміністративного менеджменту. Суть його полягає в тому, що адміністрування як процес первинно, а адміністрація як система - вторинна, оскільки завжди є результатом того чи іншого процесу адміністрування. Такий логічно обґрунтований висновок обумовлює весь подальший підхід до

аналізу і побудови основних конструкцій адміністративного менеджменту з позицій примату процесу щодо системи.  Постановка та застосування цього положення абсолютно обов'язкові і в співвідношеннях процедури і структури, хоча вимагають, у свою чергу, більш предметного і адаптованого подання. Справа в тому, що у вітчизняній адміністративній практиці вони традиційно і послідовно порушуються «утискання» інноваційно формованих процедур в жорсткі рамки «віджилих своє» організаційних структур. Цей адміністративний феномен, показово відображає сутність бюрократизації менеджменту не тільки вітчизняних, а й зарубіжних компаній, кардинально протидіє розвитку реальних ринкових відносин.      Пошук, розробка і застосування форм і методів подолання ходу цього феномена привели до послідовної модернізації та інновації процедур, структур і конфігурацій їх ринкової взаємодії. У створі ефективних рішень цих: все активніше розробляються і застосовуються гнучкі, ротаційні, мережеві, скануючі, мобільні та інші інноваційні моделі, що дозволяють адекватно адаптувати структурні конструкції до динамічно розвиваються процедурним рішенням-в режимі реального часу. Їх розробці, постановці, освоєння і застосування присвячено зміст таких іменованих дисциплін, як організаційні зміни та організаційне проектування, розвиваючих інструментарій адміністративного менеджменту та ефективно взаємодіяли із ним у сфері практичного застосування.      Практична адаптація і прикладне застосування обгрунтуваннями і представленої базової концепції співвідношення процедур і структур в адміністративному менеджменті найбільш переконливо розкриваються на прикладі постановки та вирішення конкретних завдання. Самою показовою в цьому плані є достатньо усталена і широко застосовувана процедура адміністрування структур організації, загальне уявлення про яку може бути відображено так (рис. 3.3.1.1).     Вже власне сам факт подання процедури безпосереднього адміністрування формування та затвердження структури організації незаперечно підтверджує і наочно ілюструє обгрунтоване вище концептуальне положення адміністративного менеджменту про пріоритет процедури над структурою.

Визначення умов створення і функціонування організації

Виробничо-комерційна орієнтація організації

1.2

1.1

Вибір і кооперація базових технологій функціонування

Адаптація і прив`язка базових технологій до реальних умов

2.2

2.1

Виділення і деталізація технологічних функцій

Розробка моделі організації функціональної взаємодії

3.2

3.1

Формування самостійних технологічних модулів

Побудова моделі конфігурації організаційної структури

4.1

4.2

Об`єктне детермінування технологічних процесів

Конкретизація і адаптація технологічних структур

5.2

5.1

Формування конфігурації виробничої структури

Організаційне забезпечення виробничих модулів

6.1

6.2

Побудова виробничої структури організації

Визначення параметрів організаційної структури

7.1

7.2

Організація виробничого і забезпечую чого комплексів

Побудова конфігурації організаційної структури

8.1

8.2

Побудова виробничої структури організації

Формування організаційної структури

9.2

9.1

Комплексна адаптація організаційної структури

Адаптація виробничої структури компанії

10.2

10.11

Рис. 3.3.1.1. Адміністративна процедура формування структур організації

Особливе значення має в даному випадку і те, що паралельної (1.1-1.2) і послідовної (1.1, 1.2, ... 1.10) конфігураціями побудови процедури, наведеними на рисунку відображається процес одночасного формування та адаптації виробничої (1 ...) і організаційної (2 ...) структур. Це переконливо доводить не унікальний, але універсальний характер постановки та застосування даного концептуального положення.     Дійсно, як показує аналіз загальної конфігурації представленої на малюнку моделі, дотримання послідовності етапів ланцюжка формування виробничої структури (1 ...) забезпечує не тільки її побудову. Воно стає конструктивно затребуваним і абсолютно необхідною умовою побудови відповідної послідовності формування організаційної структури (2 ...). Поетапна реалізація складових, у свою чергу, на основі застосування принципу зворотного зв'язку забезпечує розвиток першої ланцюжка (1 ...) аналізованої процедури. І все це не тільки здійснюється від формування до фактичного подання, але й дуже необхідне обумовлює безпосереднє побудова обох структур організації.      Спеціально не вдаючись у дослідження змісту позиціонуються наведеної процедурою етапів, необхідно відзначити потрібне для розробки структур становище. У змісті етапів процедури безпосередньо відбивається не тільки власне виділення підрозділів майбутньої структури (4.1, 8.1), але і функціональне наповнення їх повноважень (2.1, 3.1). Це важливе конструктивне положення стає необхідним обгрунтуванням постановки та застосування самостійного процедурного підходу до проектування структур організації. Стаючи предметом вивчення та інструментом застосування самостійної дисципліни та сфери діяльності організаційного проектування. він переконливо показує практичне значення принципової реалізації пріоритету процедури над структурою.      Ще показова виявляється цей ефект у процесі формування, адаптації та затвердження організаційної структури управління. Ця структура, досліджувана і застосовувана в менеджменті та управлінні організацією частіше і різноманітніше за все, найбільш повно відображає процедурну природу будь-якої структури, давши об'єднання робочих місць в те чи інше виробничий підрозділ часто зумовлюється матеріально-технічними чинниками (розміщення, експлуатація, ремонт та інше) , то формування управлінських підрозділів багато в чому грунтується на логіці вироблення, прийняття та реалізації рішення. По суті, вони фактично закріплюють розподіл і угруповання функцій багаторазово що здійснювався за усталеною процедурою процесу постановки і досягнення мети. Така конфігурація змісту та послідовності побудови організаційної структури управління може бути представлена наступним чином (рис. 3.3.1.2).     З позицій адміністративного менеджменту, як уже не раніше зазначалося у цьому підручнику, важливо чітко формалізувати, регламентувати і, головне, закріпити як безпосередньо представлені рис. 3.3.1.1 і 3.3.1.2 послідовності, так і пріоритет процедури над структурою в цілому. Це, здавалося б, вже самим життям підтверджене фундаментальне положення адміністративного менеджменту де-факто визнається і реалізується далеко не завжди і не всіма. Насправді це положення є не тільки складно сприймається, а й активно саботіруемим певним соціальним складом як вчених, так і практиків.     Причини такої реакції криються у ментальній орієнтації значної частини вітчизняної номенклатури керівників як науки, так і економіки на пріоритет: стабілізації, централізації, фундаментальних основ організації. Ці спочатку позитивні цілі, форми, засоби керівництва та управління організацією, об'єктивно необхідні на етапі становлення, стратегічно орієнтовані на її структурну консервацію. Але вона в числі інших чинників формує і найбільш сприятливі умови для становлення тоталітарної системи управління.     Всупереч цьому перманентно прискорює динаміка ринкових відносин об'єктивно позиціонує ключові інновації менеджменту в процесах функціонування і розвитку організації. Їх виділення, розробка, впровадження і супровід застосування необхідно адмініструвати процедурами. Саме вони забезпечують принципово нове, що супроводжує і сприяє розвитку процесу адміністрування і вже тому грунтуються на реалізації пріоритету процедури над структурою.     Таке, справді важкий для сприйняття менталітетом значної частини вітчизняних менеджерів, співвідношення наочно ілюструється наступним класичним прикладом «Програмування процедури функціонування автопілота авіалайнера звільняє безпосередньо керуючого їм льотчика від необхідності виконання рутинних операцій, забезпечує суворе дотримання штатних вимог, виключає випадкові помилки і т.п.» Це безпосередньо розкриває і представляє адміністративне рішення найбільш формалізована завдань менеджменту.

Визначення виробничих і організаційних умов

Визначення об'єктів управління й керування в організації

Побудова загальної моделі організації керування

Побудова дерева завдань і розв'язків функціонування організації

Детермінірованіє складу процесу керування

Формування зводу необхідних робіт, функцій, завдань

Визначення складу й спеціалізації робочих місць

Угруповання складу зводу по цілям, умовах і ресурсам

Розробка змісту посадових інструкцій

Моделювання взаємодії посад в організації

Твердження посадових інструкцій організації

Об'єднання робочих місць в окремі підрозділи

Установлення субординації між посадами структури

Моделювання конфігурації взаємозв'язків елементів структури

Розробка змісту положень про підрозділи

Построение системы взаимосвязи выделенных элементов структуры

Твердження положень про підрозділи структури

Адаптація системи підпорядкування й контролю виконання обов'язків

Твердження організаційної структури керування

Оцінка адекватності структури цілям, умовам і ресурсам роботи

Рис.3.3.1.2. Адміністративна процедура побудови й твердження організаційної структури керування

Продовжуючи цей приклад, можна припустити, що більшість вітчизняних менеджерів традиційно позиціонує себе в ролі "керівника польотів» або навіть «директора аеропорту» Це дійсно справедливо для топ-менеджерів, а в останній ¬ ньому випадку можливо і власників великих компаній, але вони вже по своїм статусом безпосередньо не займаються адмініструванням організації. Їх діяльність полягає у визначенні та забезпеченні реалізації стратегії функціонування і розвитку компанії в цілому.      На відміну від них, більшість керівників організаціями активно і самостійно функціонуючих в реальних ринкових умовах, уже за статусом виконує роль «пілота», який у найвідповідальніші моменти може «приймати штурвал на себе». Саме це дозволяє йому ефективно розподіляти свою участь між традиційно позиціонується мисленням менеджера, плинністю і перспективою ». Практично забезпечити керівнику таку можливість і дозволяє безпосередньо реалізується в організації пріоритет процедурного адміністрування.     На основі аналізу наведеного прикладу можна зробити ще один, можливо, виключно значимий для становлення адміністрування як такого і завершення викладу матеріалу цього параграфа висновок: якщо менеджер - це пілот лайнера, то формалізована і регламентована програмою автопілот процедура автоматичного управління ім представляє собою найбільш наочний і образний аналог застосування розробок «адміністративного менеджменту».     Даний висновок і приклад, що дозволив обгрунтувати й представити його безпосередній зміст, не тільки концептуально обгрунтовують сутність адміністративного менеджменту, а й зумовлюють необхідність виділення і представлення базових процедур адміністрування. Постановка і вирішення цієї стратегічно важливої для позиціонування і спеціалізації вмісту адміністративного менеджменту завдання вимагає самостійного обґрунтування і розгляду, що і стане предметом наступного параграфа.