§3.2.2. Моделювання функціонування організації

Адміністратівний підхід обумовлює необхідність подання змісту функціонування організації, визначення в ньому місця і ролі мети, ситуації, проблеми, рішення і результату універсального циклу процесу. Це необхідно по ¬ того, що базова модель адміністрування організації спочатку повинна відображати побудову будь-яких процесів рішення в будь-яких системах і по будь-якого приводу. У широкому сенсі адміністративний менеджмент як забезпечення постановки та досягнення цілей організації, повинен здійснюватися в будь-яких умовах і в самих різноманітних ситуацій.

Адміністратівний супровід ефективної процедури постановки та досягнення мети повинно значною мірою спиратися на конкретно склалися умови і специфічні, у тому числі й ментальні, чинники організації і здійснення цього процесу. Характерні для вітчизняних керівників необгрунтоване тиражування неадаптованих процедур, затягування або повний відхід від прийняття рішення, перекладання відповідальності за його виконання на підлеглих і інші нерідко зустрічаються реакції необхідно чітко долати жорсткою регламентацією прав, обов'язків і відповідальності менеджерів, фахівців і виконавців.

Це завдання в тій чи іншій мірі успішно вирішується щодо фахівців, наприклад, таким інструментарієм, як комплекс посадових інструкцій, звід положень про підрозділи, модель управління організацією. Але, як показують останні спостереження, в більшості організацій керівники структурних одиниць, і вже тим більше підрозділів, нерідко беруть участь у прийнятті та виконанні рішення фактично на неформальній основі. Це призводить до того, що більшість з них передбачливо забезпечують власну впевненість у можливості уникнути відповідальності. Значить, адміністративне супровід побудови і здійснення процесу постановки і досягнення мети організації спочатку має бути спеціально розраховане на подолання подібних тенденцій.

Рішення цього завдання знаходить найбільш повне і контрастне відображення в регламентації складу та змісту внутрішньої організації елементів, послідовностей та умов адміністративного забезпечення і супроводу виконання процедур постановки та досягнення мети. У зв'язку з цим особливо важливо підтримувати технологічно вивірений порядок у розмежування і взаємодії елементів і зв'язків, побудові і застосуванні загального механізму функціонування всіх складових організації на єдиній адміністративної основі.

Фундаментальними основами моделювання організації процесу постановки і досягнення цілей об'єктивно є адміністрування об'єктних, предметних, суб'єктних, процесуальних складових організації в їх органічному єдність і природної хронології розвитку. Дані прояви та їх взаємодія були досить детально досліджені, комплексно і детерміновано представлені в попередні розділи цього підручника. Результати проведених досліджень зумовили вибір і застосування процедурного формату відображення послідовності обгрунтування, проектування і здійснення процесу постановки і досягнення цілей.

На базі наведених вище обгрунтувань ми цілеспрямовано інтегруємо викладені подання єдиної адміністративно адаптованої моделі організації процесу постановки мети, розробки, прийняття і виконання рішення по її досягненню наступним чином (рис. 3.2.2.1).

Рис. 3.2.2.1. Організаційна модель циклу функціонування

Структурно-змістовною конструкцією адміністрування в представленій на малюнку моделі є паралельне виділення індивідуального і групового блоків перманентного інформаційного тонного і регулюючого супроводу процесу постановки і досягнення мети організації. Власне функціональний зміст блоків так чи інакше був присутнім в більшості моделей, що розроблялися раніше, хоча і не був детально виділений.

Відсутність такого детального виділення пояснюється тим, що дані складові є предметами досліджень і представлень дисциплін прикладної інформатики і оперативного регулювання.

В той же час, різноманітність, кооперація, місце і роль їх конструктивної взаємодії в розробці і здійсненні цієї процедури взагалі залишалися за кадром адміністративного дослідження і, відповідно, представлення. Це відбивало значною мірою переважаючий поверхневий підхід до детальної розробки і послідовного представлення адміністративної процедури постановки і досягнення мети.

Саме індивідуальний і груповий потенціал, позиціонування відповідних інтересів, кінець кінцем, і зумовлюють особливості адміністрування реальної організації процесу постановки і досягнення мети. Дійсно, де як ні в цій побудові (вплив виконавців на зміст процесу) стикаються іноді протилежні інтереси, позиції, дії учасників, що вимагають чіткого адміністративного супроводу.

Це не раз яскраво і образно показувала і показує новітня історія нашого суспільства, коли в ході боротьби різних сил за політичне або інший вплив порушувався навіть чітко регламентований законодавчий процес. У сучасних умови інформаційна природа адміністративної комунікації істотним чином трансформує практичну організацію процесу постановки і досягнення мети.

Конкретні цілі, конфігурації, безпосередній зміст побудови і здійснення інформаційного і регулюючого блоків процедури адміністративного менеджменту на практиці організовуються передусім тими, хто за ними стоїть. Вільно або мимоволі, повністю або частково, усвідомлено або немає менеджер або група фахівців і виконавців організовують їх виконання відповідно до тих або інших пріоритетів реалізації власних інтересів.

І дійсно, усі інформаційні операції спочатку придбавають яскраво виражену індивідуальну складову, зміст якої, так або інакше, відверто або латентно, безпосередньо або опосередковано адаптується до відповідних інтересів. Більше того, інформація як віддзеркалення об'єктивної реальності у свідомості індивідуума неминуче транспонується в матрицю його суб'єктивних представлень і оцінок.

Що оточує, дане індивідуумові у відчуттях, заломлюється в його свідомості, накладаючи визначальний відбиток на організацію інформаційних комунікацій. Усе це вимагає досить чіткого і жорсткого адміністрування процесу інформаційного забезпечення постановки і досягнення мети.

Організація контролю і регулювання по його результатах, здійснювана на противагу суб'єктивної складової процедури постановки ним досягнення мети, пріоритетно реалізує групові і громадські інтереси. Це зовсім не означає, що групові інтереси завжди конструктивніше індивідуальних, але взаємодія двох цих начал, безумовно, може стати щонайпотужнішим організаційним ресурсом, що забезпечує загальну оптимізацію менеджмент-процесів.

У цьому сенсі в представленій моделі реалізується рівноважний підхід до організації процесу постановки і досягнення мети, що адміністративно виявляє і послідовно компенсуючий неминучі протиріччя. Застосування принципу стримувань і противаг стає в цьому випадку конструктивною основою організаційно-методичного забезпечення адміністрування процедур менеджменту організації.

Інструментальною основою такої технології повинні стати універсальна адміністративна процедура і механізм її адаптації до конкретних цілей, умов і засобів формування, функціонування і розвитку організації. Основне завдання формування і використання такої процедури полягає в обгрунтуванні і побудові цілеспрямованого, послідовного і оптимального взаємозв'язку складових процесу постановки і досягнення мети.

В ході інтеграції складових в єдиний, цілеспрямовано функціонуючий механізм на основі адміністративного забезпечення проводиться взаємна адаптація складу, змісту і зв'язків елементів. На цьому рівні здійснюються коригування і об'єднання індивідуальної і групової участі в ході організації і здійснення процесу постановки і досягнення мети.

Адміністративне забезпечення організації грунтується на тому, що первинні складові цього процесу - професійні операції - цілеспрямовано виконуються підрозділами і окремими співробітниками, об'єднуючись в послідовні стадії в строгій відповідності з адміністративно встановлюваними вимогами постановки і досягнення мети, що представляється таким чином (таблиця. 3.2.2.1).

Приведений в таблиці склад відбиває принципове наповнення операційного забезпечення основних стадій процедури розробки, прийняття і виконання рішення упродовж одного циклу менеджмент-процесу. Зрозуміло, що конкретний склад операцій і їх зміст можуть і повинні розширюватися, деталізуватися, варіюватися з урахуванням особливостей організації процесу або об'єкту.

Більше того, деталізація і кооперація операцій визначаються не лише менеджментом організації, але і діючою в ній системою управління, її ресурсним забезпеченням і, головне, професійною підготовкою виконавців.

Склад приведених в даній версії моделі операцій, розподіл по стадіях циклу менеджмент-процесу переконливо свідчать про полісуб’єктний характер їх формування, виділення, освоєння, здійснення й наступної кооперації результатів. Іншими словами, ефективне виконання операцій у визначальній мірі залежить від адекватного їм функціонування і взаємодії виконавців.

Зрозуміло, що воно може бути ефективно забезпечене тільки єдністю побудови і здійснення адміністрування усіх процесів і систем організації.

Головне, що відбиває представлена на рис. 3.2.2.1 модель, полягає у виділенні об'єднувальної, інтеграційної суті постановки і застосування

Таблиця 3.2.2.1

ОПЕРАЦІЙНА МОДЕЛЬ ЦИКЛУ ФУНКЦІОНУВАННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ

Стадії циклу	Професійні операції
ЦІЛЕПОЛАГАННЯ	Прогнозування мети даного циклу
	Розробка мети даного циклу
	Ув'язка мети даного циклу
	Постановка мети даного циклу
	Коригування мети даного циклу
ІНФОРМАЦІОННОГО СУПРОВОДУ	Визначення потреби в інформації
	Збір необхідної інформації
	Обробка зібраної інформації
	Зберігання обробленої інформації
	Передача викликаної інформації
АНАЛІТИЧНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ	Вибір інформації для проведення аналізу
	Розрахунок аналізованих показників
	Оцінений розрахованих показників
	Визначення причин розрахованих відхилень
	Встановлення залежностей аналізованих показників
ВИБОРУ І ПРИЙНЯТТЯ РІШЕННЯ	Визначення критеріїв вибору рішення
	Розробка можливих варіантів вирішення
	Оцінений розроблених варіантів рішення
	Вибір базового варіанту вирішення даного циклу
	Оптимізація обраного варіанта даного циклу
ДОСЯГНЕННЯ ЦІЛІ	Доведення прийнятого рішення до виконавців
	Організація дій по виконанню прийнятого рішення
	Координація дій виконавців прийнятого рішення
	Контроль дій виконавців вирішення даного циклу
	Активізація дій учасників досягнення мети

адміністративних процедур на операційному рівні. Найяскравіше ця суть виражається в постадійному виділенні, представленні, здійсненні і контролі виконання корпоративних вимог до операційного змісту і коопераційної побудови процесу.

В умовах реальної організації цілеспрямоване застосування усього різноманіття інструментарію адміністративного менеджменту здійснюється шляхом послідовної кооперації професійних операцій в ході забезпечення і виконання цілеспрямованих стадій представленого циклу. При цьому спочатку передбачається, що ряд найбільш складних операцій необхідно освоюється і виконується спільно, в конструктивній кооперації декількох працівників.

Це обумовлено усе більш глибокою деталізацією і спеціалізацією професійних вимог, що далеко не завжди враховуються традиційною для вітчизняного менталітету орієнтацією на ключову компетенцію "фахівця широкого профілю".

Операції або частіше властивий для малого бізнесу пакет самостійно освоюваних і виконуваних таким співробітником функцій в ході побудови циклу процесу необхідно кооперуються з іншими професійними операціями, які так само виконують один або декілька працівників. Тут і виникає неминуче і деструктивне змішування операцій, що обумовлює особливу потребу вітчизняного менеджменту в цілеспрямованім і послідовнім адмініструванні. Саме воно й покликане, в остаточному підсумку, забезпечити адаптацію, комбінації або навіть інтеграцію реалізації індивідуальних і групових інтересів, позицій, дії персоналу в процесі цілеспрямованого функціонування організації. В умовах стійко й професійно функціонуючої організації адміністративне забезпечення має на увазі, що первинне освоєння простих і універсальних дій, з яких так чи інакше складаються професійні операції, здійснюється цілеспрямовано, заздалегідь і індивідуально. Це завдання вирішується кожним працівником самостійно в процесі професійного навчання, освоєння й закріплення навичок на основі побудови й реалізації конкретної програми професійної підготовки й об'єктно-технологічного адаптації працівника. Адміністративне забезпечення тут тільки реєструє відповідність рівня підготовки й адаптації працівника вимогам здійснюваної їм операції. НАДАЛІ зміст і результати їх виконання поєднуються в рамках конкретної стадії й певного циклу функціонування організації в цілому.

Представлена операційна модель організації процесу постановки й досягнення мети виділенням і цільовою орієнтацією стадій процесу функціонування організації закладає конструктивну основу спеціалізації апарата керування, побудови організаційної структури. Це визначає виділення адміністративного забезпечення, що полягає в структурно-процедурному супроводі, що відбиває стабілізацію побудови й здійснення процесу постановки й досягнення мети. Його склад і зміст визначаються інструментарієм адміністрування, що предметно представляється наступним параграфом.