Глава 3.2. Забезпечення функціонування організації

§ 3.2.1. Адміністрування організації процесу

Логіка, прозорість, зрозумілість розробки і здійснення процесу організації є необхідними умовами не лише результативності і ефективності, але і самої можливості його проведення. Вони постійно затребуються як його учасниками, так і користувачами, і хоча цілі і інтереси у цих сторін різні, саме адміністрування забезпечує загальну організаційно-методичну основу на базі адміністративне процедури.

Вона дозволяє комплексно, достовірно і однозначно відбивати, аналізувати, оцінювати і удосконалювати організацію процесу усім учасникам і зацікавленим сторонам.

Така як безпосередня, так і опосередкована участь в дослідженні і дії на процес організації грунтується на адекватному розумінні єдиного представлення, сприйняття і використання його побудови. Але воно, у свою чергу, припускає чітке освоєння основних елементів і правил представлення адміністративною процедурою складу, змісту і конструкції побудови і здійснення процесу.

Первинним елементом побудови будь-якої процедури об'єктивно є дія, що представляється як дослідженням, так і дією. Дія стає і основним конструктивним елементом організації будь-якої діяльності суб'єкта, яка також може бути представлена адміністративною процедурою. У послідовності об'єднання її складових в адміністративну процедуру найточніше відбивається процес конструювання.

Спочатку в ході процесу виховання і освіти майбутній працівник освоює виконання простих універсальних дій, таких, як крок, поворот, зупинка і інші, в русі або складання, множення, ділення в математиці і т. д. Їх необхідна різноманітність, що освоюється і використовуване на практиці, обмежується однією - двома сотнями, залежно від міри детерміації, і визначає рівень розвитку індивідуума. Потім шляхом певного компонування, подібно до того, як з атомів будуються молекули, з дій формуються цілеспрямовані операції, що освоюються працівником в процесі самостійного розвитку, професійної підготовки або роботи за фахом. Послідовність їх виконання дозволяє збудувати і здійснити процес будь-якої організації.

Цим завершується попередня підготовка працівника до його змістовної участі у виконанні конкретної адміністративної процедури.

Операції і інші змістовні і структурні елементи адміністративної процедури послідовно об'єднуються у вигляді кооперації. В результаті таких об'єднань утворюються: стадії - у вигляді сукупностей однорідних операцій; етапи - як відрізки процесу, визначувані отриманням проміжного результату, фази - виділяючі частини циклу процедури за найбільш характерними зовнішніми ознаками; власне цикли - як послідовності реалізації, що періодично повторюються, усіх представлених вище за тих, що становлять.

Кожна з таких складових, об'єднуючись на основі певних критеріїв, забезпечує формування і використання тих або інших ресурсів організації і вдосконалення побудови і здійснення відповідної адміністративної процедури, вбудовуючись в загальну процедуру організації.

Це дозволяє остаточно сформувати, апробовувати і адаптувати процедурний підхід до розуміння і застосування критеріїв визначення складових адміністративної процедури в наступному виді (таблиця. 3.2.1.1).

Таблиця 3.2.1.1

КРИТЕРІЇ ВИЗНАЧЕННЯ СКЛАДОВИХ АДМІНІСТРАТИВНОЇ ПРОЦЕДУРИ

Складова	Критерії визначення
Дія	Первинність, елементарність, однозначність, закінченість…
Операція	Професійна орієнтація, спеціалізація, адаптація…
Стадія	Функціональна однорідність, спільність, послідовність…
Етап	Проміжна виділяємість, результативність, керованість…
Фаза	Образність, що наочно визначається, характеризуюча…
Цикл	Послідовність складу, що періодично повторюється…

Представлене в таблиці визначення критеріїв дозволяє не лише чіткіше їх ідентифікувати, але і багато в чому зумовлює цілі і зміст можливого застосування кожного з елементів адміністративної процедури. Так, наприклад, виділення фаз використовується для ідентифікації характерних станів розвитку циклу процесу на основі зовнішніх спостережень.

Це винятково важливо для синхронізації реакцій організаторів, користувачів і спостерігачів процесу, віднесення дій і результатів аналізу і оцінки його стану до конкретної частині, що зовні виділяється. Зрозуміло, що подібна ідентифікація фаз циклу процесу стає необхідною основою адміністративної прив'язки і орієнтації усіх наступних акцій.

Розподіл циклу на етапи дозволяє закласти основи формування і застосування механізму управління за оцінкою отримання проміжних результатів і корекції на їх основі ходу здійснення процесу. Це дозволяє, не доводячи до кінця заведено неефективний цикл процесу, повернутися до раніше нездійснених або не повністю проведених дій і операцій адміністративної процедури. На подібній моделі створюються і діють сучасні адміністративні системи і механізми управління процесом управління.

На відміну від етапів протяжність і межі стадій, як правило, чітко не визначаються, навіть якщо взагалі можуть бути яким би то не було чином виділені. Наповнення стадій однорідними операціями визначає функціональне утримування діяльності відповідних підрозділів організації на їх протязі.

Саме ця однорідність дозволяє об'єднати інформаційну базу, персональний склад, професійно-кваліфікаційну підготовку, спеціалізовані методики, комунікації взаємодії і інші ресурси в цілеспрямовано функціонуючі структурні підрозділи.

Усе це дозволяє не лише чітко детермінувати адміністративну процедуру, але і цілеспрямовано, конструктивно, на загальній адміністративній основі збудувати і оптимізувати послідовність і зміст її побудови і здійснення. При цьому усі виділені елементи і конфігурація їх інтеграції в процес функціонування організації вибудовують складносурядну послідовність формування і здійснення адміністративної процедури.

Зрозуміло, що вона, використовуючи класичні основи побудови процесу, визначені ще загальним менеджментом, детально і різноманітно детермінує, адаптує і кооперує їх в умовах розробки і застосування універсальної моделі побудови адміністративної процедури.

Така модель, комплексно об'єднуючи основні складові процесу постановки і досягнення мети, послідовно розкриває і представляє побудову адміністративної процедури таким чином (рис. 3.2.1.1).

Найбільш показова побудова адміністративної процедури по запропонованому на малюнку формату виглядає на примі¬ре реально функціонуючого підприємства, що має усю сукупність складових, прояв властивостей і особливостей динамічної організації. Тут прості дії, об'єднані в професійні операції, забезпечують цілеспрямоване формування і послідовне здійснення виробничими і управлінськими підрозділами функціональних стадій процесу організації.

Ефективне проведення стадій дозволяє отримати конкретні проміжні результати, що виділяють етапи, що послідовно формуються у фази дослідження і дії цикла процесу організації. Послідовність циклів, що

Р

Базовий цикл організації

дії

дослідження

ис. 3.2.1.1. Формат побудови адміністративної процедури

періодично повторюється, складається в одиничний процес, який тісно переплітається з іншими паралельно і процесами, що послідовно здійснюються. Це складне, багаторівневе об'єднання кінець кінцем формує і представляє комплексну модель адміністративної процедури функціонування і розвитку реальної організації.

На основі цієї моделі були адаптовані прикладні модифікації адміністративних процедур управління, успішно впроваджені і ефективно вживані на таких підприємствах, як "ракетно-космічна корпорація "Енергія", об'єднання "Машприбор" і "Хіммаш", "Другий Московський годинниковий завод", "Биковський авіаремонтний завод" і "Санкт-петербурзький фольгопрокатний завод", адміністраціях міст Королев і Івантіївка, ряду малих підприємств і комерційних структур.

Це наочно показує виняткову універсальність адаптації і застосування адміністративних процедур в практиці управління самих різних організацій.

Апробація, впровадження і супровід застосування представленої методики розробки адміністративної процедури на приведених і інших підприємствах і організаціях показали практичну дієвість і високу ефективність її використання в конкретних умовах. Це стосується найширшого спектру взаємодії - від оперативних адміністративних процедур проведення технологічних процесів, до багатоступінчастих побудов стратегічного планування і прогнозування.

В той же час, необхідно розуміти, що наведені приклади і загальні припущення відбивають лише найзагальніші ресурси адміністрування процесу організації на основі використання процедурного підходу.

Постановка і застосування адміністративних процедур найбільш властиві управлінському процесу, що виражає пріоритет розробки і реалізації цілеспрямованої дії. У нім найконтрастніше проявляються ті, що опускаються багатьма ученими і практиками досить істотні відмінності між управлінням і менеджментом.

В даному випадку вони полягають в пріоритетній опорі управління на конструювання змісту адміністративної процедури, на відміну від менеджменту, стратегічно орієнтованого і оперативно-тактично такого, що направляється на процес досягнення кінцевої мети найрізноманітнішими, такими, що частенько не формалізуються, а значить, і способами, що слабо адмініструються.

На практиці менеджмент частіше і найточніше визначається як мистецтво постановки і досягнення мети, а управління - як розробка, прийняття і реалізація рішення, що забезпечує цілеспрямовану дію. Вже в порівнянні приведених визначень проявляється істотна відмінність в тому, що менеджментом в якості ключової ланки виділяється мета, а більшістю концепцій управління, що реалізовуються сьогодні, - рішення.

На цьому грунтуються відповідні відмінності в підходах до побудови і здійснення адміністративних процедур в менеджменті і управлінні відповідно.

З позицій управління рішення, що представляє передусім інтелектуальну модель організації дій, є засадничою формою прояву самоорганізації системи в цілому або індивідуума зокрема. Дійсно, формування рішення як теоретичного вироблення і прийняття варіанту дії є процесом процедури інтелектуальної організації (Р-1), що певним чином адмініструється.

Насправді неважливо, чи відноситься це рішення до цілеспрямованої дії на зовнішню систему і тоді стає управлінським або є новим варіантом самоорганізації. Воно у будь-якому випадку є інтелектуально формованою моделлю процесу адміністрування участі персоналу у виробленні рішення.

Природно, що теоретична побудова і прикладне застосування адміністративної процедури не завершується на інтелектуальному рівні представлення. Воно неминуче і послідовно стає об'єктом і продуктом предметної адаптації, і у ряді випадків і реорганізації в процесі її практичної реалізації (Р-3). Це відбиває феномен, що полягає в тому, що на практиці в більшості випадків реалізується не прийнята заздалегідь інтелектуальна модель організації (Р-2), а деяка її похідна (Р-4).

Річ у тому, що здійснення прийнятого рішення зажадало тих або інших змін по ходу виконання (Р-3) прийнятої, затвердженою і саме тому збереженій в архівах організації адміністративної процедури (Р-2).

Ця обставина сформувала стійку тенденцію прояву такого ресурсу адміністрування, як накопичуваний у працівника або в корпоративній організації досвід (Р-4). Його методична і емпірична дія на розробку і здійснення процедури, що визначає кінець кінцем рівень її розвитку, важко переоцінити.

Саме досвід побудови і реалізації конкретних адміністративних процедур як основний ресурс адміністрування стає визначальним чинникам адекватного сприйняття реальної оцінки і ефективною реакція на те, що відбувається, що, власне, і є змістом організації. Концептуально така модель може бути представлена таким чином (рис. 3.2.1.2).

Зміст прикладного підходу до формування і реалізації рішення на основі адміністративної процедури не вичерпується на інтелектуальному рівні, але також стає продуктом предметної адаптації, а у ряді випадків і реорганізації в процесі його практичної реалізації. Тут у свідомості індивідуума закріплюється не первинний, теоретично прийнятий, а істотним чином скоректований в процесі практичної реалізації варіант адміністративної процедури. До цієї практично адаптованої і усвідомлено зафіксованої процедури і постійно звертатиметься індивідуум, розробляючи, приймаючи і реалізовуючи рішення в аналогічних ситуаціях.

На відміну від офіційно формалізованою і документально закріпленою, наприклад у вигляді наказу, адміністративної процедури, засновані на досвіді, емпірично обумовлювані дії повторюють процеси, що неодноразово здійснювалися і відлагоджені. Усім добре знайоме рішення звичних завдань, проведення добре знайомих процесів "за накатаною схемою", "із закритими очима" відбиває не що інше, як застосування накопиченого досвіду попередньої реалізації аналогічних дій в подібних ситуаціях.

Власне досвід як систематизована сукупність базових рішень інтелектуально-прикладної організації і є певним банком апробованих процедур ПБАП), в якому черпаються аналоги і прообрази. Їх накопичення, помножене на здатність ефективної адаптації і практичного використання, і відбиває кінець кінцем досягнутий рівень адміністрування організації.

Рис. 3.2.1.2. Місце і роль адміністративної процедури в організації

Індивідуум або корпорація позиціонують його в якості професіоналізму, майстерності і навіть мистецтва організації, що відбиває їх конструктивний потенціал.

Рівень ефективності виконання адміністративної процедури багато в чому визначається здатністю суб'єкта накопичувати і використовувати власний і запозичений досвід, застосовуючи найрізноманітніший інструментарій адаптації, спеціалізації і реалізації типових і інноваційних рішень. У дослідженні цього аспекту проблеми ми обмежуємося представленням моделі застосування адміністративної процедури конкретним вираженням прояву потенціалу організації.

Представлена на рис. 3.2.1.2 модель відбиває найбільш явні прояви адміністративної процедури для вироблення і реалізації цілеспрямованої дії, що вже саме по собі припускає певну класифікацію діяльності, що адмініструється, і її складових. Основними напрямами такої класифікації є: цільове, змістовне, процедурне, групувальне і об'єктне представлення різноманітності побудови і здійснення реального адміністрування.

Тут же ми зупинимося на найзагальнішій типології адміністрування, заснованій на послідовному виділенні конструктивних особливостей його побудови і здійснення. Таким досить традиційним і зрозумілим підходом адміністрування процесу організації ділиться на:

- еволюційне і цілеспрямоване;

- орієнтоване і програмоване;

- затребуване і заплановане;

- тимчасове, регулярне і постійне;

- послідовне і паралельне;

- пряме, зворотне і циклічне;

- офіційне і здійснюване;

- латентне, змішане і відкрите;

- комплексне, загальне і приватне і т. д.

Приведення і аналіз конкретних прикладів прояву тієї або іншої позиції цієї типології дозволяють досить чітко представити, виділені в якості конкретних критеріїв особливості його побудови і здійснення.

Дослідження і облік цих особливостей стають ключовими моментами апробації, адаптації і реалізації прикладів відповідних адміністративних процедур, що накопичуються і затребуваних на основі того, що складається або, що буває набагато рідше, цілеспрямовано формованого банку типових рішень.

Типологія адміністративних процедур складається не лише з певних сукупностей реалізації однорідних форм, різноманітності способів застосування або характерних і специфічних видів їх практичного прояву, але і позиціонує конкретні механізми можливого використання в різних процесах і системах. Так, на цій основі формується, функціонує і модернізується:

- алгоритм процесу планування бізнесу;

- пакет програм інформаційного забезпечення;

- методика оцінки ефективності функціонування;

- інструментарій оцінки і оплати персоналу;

- механізм документообігу організації;

- система контролю виконання

і багато приватних адміністративних процедур, що оперативно забезпечують діяльність організації.

На практиці кожна з таких функціональних складових має відпрацьовану процедурну основу, що забезпечує оперативне управління завданнями організації, уніфікацію професійної взаємодії підрозділів і окремих виконавців, реорганізацію базових і освоєння нових засобів і методів управління, постановку їх здійснення на основі сучасних інформаційних технологій.

Вдосконалення і розвиток адміністративних процедур на базі цієї типології дозволяють детермінувати актуальні завдання і конкретизувати участь в їх постановці і дозволі безпосередніх розробників і виконавців.

Дослідження адміністративних процедур, що довгий час носили емпіричний характер, все частіше стають основою прогнозування і проектування організаційних змін і розвитку організації. Ці напрями розглядатимуться нижче у відповідних розділах і главах справжнього підручника, тут же ми відмітимо ще тільки одне важливе положення. Адміністративні процедури визначальним чином обумовлюють, формують, реалізують і модернізують організаційно-методичне забезпечення менеджменту.

Саме воно і стає предметом розробок і представлення матеріалів наступного параграфа.