Проблема: закупівлі , або організація власного виробництва

При плануванні закупівель після визначення потреби й розрахунку кількості часто виникає необхідність ухвалити рішення щодо тім, закуповувати ті або інші матеріали, що комплектують вироби, деталі або провадити самому (якщо це в принципі можливо). В англомовній літературі це завдання зустрічається за назвою Маке-or-Buy (МОВ) (завдання «зробити або купити») - це обґрунтування альтернативного рішення питання про ступінь використання у виробничому процесі або власних коштах праці (власний транспорт, склади, техніка, устаткування) і власних предметів праці (виготовлених самотужки заготівель, напівфабрикатів, що комплектують виробів), або найманого транспорту, лізингу встаткування, оренди складів, а також закупівлі напівфабрикатів або комплектуючих виробів.

Основні вимоги до вибору постачальника

Є два основних критерії вибору постачальника: 1) вартість придбання продукції або послуг і 2) якість обслуговування.

Документальне оформлення замовлення й поставок

Найпоширенішими способами завдання специфікації є наступні: ескізи й креслення; торговельний стандарт; сорт або торговельна марка; хімічна формула; зразок; детальний опис; вихідні продукти й спосіб одержання; державний стандарт; галузеві стандарти; передбачувані робочі характеристики. Що стосується джерела поставки й ціни, те ці аспекти докладно обговорювалися при розгляді завдання вибору постачальника.

Інші компоненти процесу поставок, представленого на мал.7, - переговори, угода, керування взаєминами стосуються, в основному, організації процесу поставки, установлення взаємин з постачальниками, документального оформлення замовлення й поставок, правових аспектів роботи з постачальниками. Ці питання розглядаються в наступних розділах.

2. Документальне оформлення замовлення й поставок

У стандартний бланк замовлення включають: назва документа; порядковий номер; назва й адреса компанії; посадова особа, відповідальне за замовлення; найменування й адреса постачальника; строки поставки й кількість товарів, що поставляють; опис товарів; адреса поставки; ціну; розрахунковий рахунок; відповідальність сторін.

Закордонні фірми, крім самих дрібних, використають, як правило, чотири екземпляри замовлення. Для полегшення роботи вони звичайно пофарбовані в різні кольори.

Екземпляр 1 (білий) відправляють постачальникові. Це замовлення на поставку. Він ставить за обов'язок постачальникові поставляти товари відповідно до обговорених умов, а замовника - приймати й оплачувати товар.

Екземпляр 2 (рожевий) відправляють у фінансовий віддав. Цей екземпляр підтверджує передачу замовлення і є підставою для оплати рахунку.

Екземпляр 3 (блакитний) відправляють у відділ матеріально-технічного постачання. По ньому відділ перевіряє відповідність кількості і якості товарів, зазначеної у бланку транспортної накладної, і повідомляє відділ закупок і фінансовий відділ про поставку, що відбулася.

Екземпляр 4 (зелений) залишають для контролю й використовують при необхідності дозволу конфліктних ситуацій з постачальниками.

Після того як відділ матеріально-технічного постачання підтвердив одержання товарів, зелений екземпляр здається в архів.

Залежно від особливостей фірми кількість, циста й варіанти використання екземплярів можуть варіюватися. Важливо полегшити роботу й уникнути можливих винятково технічних помилок.

Для правильного виконання операцій, пов'язаних з поставками товарів, необхідно уважно працювати з документами, їх що відображають.

Копія замовлень повинна бути спрямована в підрозділ-споживач для перевірки на відповідність повідомленням про поставку фактично, що надійшов товару. При перевірці використають і специфікації (опис товару).

Повідомлення про відвантаження - документ, що направляє постачальником споживачеві після підготовки продукції до виправлення й утримуючий номер замовлення й час поставки.

Супровідний лист - документ, що обов'язково супроводжує поставлену партію товару й підтверджує, то ці товари призначені саме для даної фірми.

Документ постачальника - документ, застосовуваний, коли постачальник користується транспортом іншої фірми. У цьому документі вказуються: назва й адреса відправника; опис продукції; кількість місць; маса (вага) продукції; особливості транспортування; назва постачальника.

Підтвердження одержання поставки - документ, використовуваний для інформування підрозділів-споживачів про фактичну доставку товарів і для контролю бухгалтерії.

Якщо заздалегідь передбачені випадки, коли поставити товар у строк не представляється можливим із причин, що не залежать від постачальника, то в контракті варто встановити відповідна умова - так званий «форс-мажор».

41