3.3. Організація опрацювання первинних документів.

В процесі обробки первинних документів визначені 4 стадії:

а) попередній контроль — це контроль ще до здійснення господарської операції, на яку вже підготовлений первинний документ;

б) наступний контроль — це контроль після здійснення господарської операції, коли проводиться формальна перевірка документа, перевірка за суттю і арифметична перевірка;

в) групування даних наявних у первинних документах — це поділ господарських операцій за принципом однорідності ті узагальнення даних за окремими показниками;

г) складання кореспонденції рахунки — це визначення логічних зв’язків між рахунками з віднесенням відповідних сум на їх дебет або кредит.

В умовах комп’ютерної (автоматизованої) форми (системи) обліку кореспонденція визначається в автоматизованому режимі, а в інших випадках — ручним способом.

Поточний контроль на основі первинних документів у підприємстві здійснюється за такими напрямками:

а)організація пропускного режиму в підприємстві;

б)своєчасне і правильне оприбуткування сировини, матеріалів, товарів тощо;

в)негайне оформлення актів про розбіжності у кількості місць, матеріалів, маси із супровідними документами та своєчасне подання претензій і позовів до суду;

г)організація відпуску в структурні підрозділи сировини і матеріалів;

ґ)як витрачаються дорогі та дефіцитні матеріали;

д)дотримання в підприємстві норм витрачання сировини і матеріалів, відпущених структурним підрозділам;

е)стан справ у складському господарстві;

є) наявність у підприємстві діючих норм та нормативів;

ж)стан зберігання готівки в касі підприємства і дотримання порядку цільового використання коштів;

з)обставини виникнення штрафів, пені, непродуктивних витрат, їх розміри та винуватці;

й)стан розрахунків з юридичними і фізичними особами та наявність прострочених платежів;

і)стан первинного, аналітичного і синтетичного обліку та шляхи його поліпшення;

ї)рівень виконання графіків документообігу.

Об’єктами поточного контролю вважаються:

1. структурні підрозділи підприємства;

2. комори (склади);

1. об’єкти капітального будівництва та обладнання і устаткування для нього;

3. каса й касові операції;

4. розрахунки підприємства та фінансово-кредитні операції;

2. розрахунки підприємства з робітниками і службовцями та фонд заробітної плати;

5. власний капітал і забезпечення зобов’язань;

3. об’єкти зберігання цінностей підприємства в інших підприємствах, організаціях, закладах.

Щоб правильно заповнити первинний документ, до нього потрібно мати інструкцію або хоча б заповнений його зразок. А найкраще, коли є робоча інструкція до первинного документа і заповнений його зразок в додатку до неї. Робочі інструкції бувають:

а) текстової (описової) форми — це інструкція, де описано послідовність та методику заповнення первинного документа з метою відображення того або іншого типу господарських операцій;

б) синоптичної (графічної) форми — це Інструкція, де у графічному вигляді відображено процес документування операцій у первинному документі; що має зробити основний його виконавець і його взаємозв’язок з іншими виконавцями, причетними до первинного документа.

Синоптичну (графічну) форму робочої інструкції називають ще оперограмою (графіком операцій).

Робочі інструкції потрібно вручити кожному виконавцю, а також включити до альбомів форм первинних документів і облікових реєстрів, які мають бути у всіх підприємствах.