Тема 3 Організація облікового процесу Лекція 3

Тема: поняття проектування форм первинних документів. Опрацювання первинних документів. Порядок підготовки та передачі первинних та зведених документів до архіву підприємства.

План

3.1 Розробка та проектування форм первинних документів та реєстрів аналітичного і синтетичного обліку

3.2 Принципи проектування форм первинних документів та чинники скорочення кількості носіїв облікової інформації

3.3 Організація опрацювання первинних документів

3.4 Складання альбому форм та робочих інструкцій до первинних документів

3.5 Організація документообороту бухгалтерського обліку. Графіки документообігу.

Час: 2 год.

Література: [1], [5], [6], [12].

3.1. Розробка та проектування форм первинних документів та реєстрів аналітичного і синтетичного обліку

Первинні носії економічної інформації класифікують за такими ознаками:

1. за функцією управління (планові, нормативні, технічні, оперативно-технічні, облікові, звітні);

2. за охопленням господарських операцій та за призначенням (розпорядчі, виправдні, комбіновані, бухгалтерського оформлення, економічного групування);

3. за способом відображення інформації (первинні документи, приладів і технічних пристроїв, зведені документи);

4. за інформаційною місткістю (разові та накопичувальні);

5. за рівнем уніфікації (уніфіковані (типові) та не уніфіковані (галузеві, відомчі));

6. за способом збирання і складання (заповнюється вручну, повністю або частково, автоматизовано);

7. за способом обробки (обробляються ручним способом або на електронно-обчислювальних машинах).

Первинний документ починають розробляти лише після того, як визначать до якої групи він належить за тією або іншою кваліфікаційною ознакою. Визначивши місце конкретного первинного документа в системі первинних документів, пристосовують його до загальних вимог щодо розробки та проектування форм первинних документів.

Ці вимоги можна сформулювати так:

а) внесення в документ показників, що найповніше і найточніше характеризують об’єкт обліку з позиції системи управління;

б) послідовне розміщення інформації на документі з метою її своєчасної обробки та дієвого контролю за нею;

в) визначення стандартного розміру документа для розміщення всіх необхідних показників у ньому;

г) встановлення підписів осіб, що дозволяють або підтверджують факт здійснення господарської операції.

Первинний документ проектують за одним із чотирьох існуючих принципів проектування: типізацією, уніфікацією, стандартизацією або спеціалізацією. Особа, що проектує первинний документ складає перелік всіх необхідних показників, які будуть включені в документ; встановлює залежність між цими показниками і визначає в якій послідовності їх потрібно записати.

Після цього, проектувальник вибирає стандартний розмір формату первинного документах (табл.1).

Таблиця 3.1

Стандартні розміри друкованої продукції

Стандартний формат	Розмір формату (довжина і ширина), мм	Приклад формату
1	2	3
А1	576x812	Газетний аркуш
А2	406x576	Половина газетного аркуша
АЗ	288x406	Розгорнутий конторський аркуш
А4	203x288	Одинарний аркуш письмового паперу
А5	144x203	1/4 розгорнутого конторського аркуша
А6	101x144	1/8 розгорнутого конторського аркуша
А7	72x101	Розмір квитанції до прибуткового ордеру

Далі проектувальник займається монтажем первинного документа, що означає розміщення показників обліку на бланку первинного документа з одного або двох боків. Монтажування здійснюється за одним із таких принципів:

1. анкетний — передбачає розміщення реквізитів на документі згори і донизу, тобто за вертикаллю;

2. зональний — означає поділ документа на певні зони, в кожній з яких по одному рядку;

3. табельний (табличний) — це поліпшений зональний принцип, де на кожну зону документа відведено декілька рядків (табличку);

4. комбінований— це раціональне поєднання в одному документі всіх попередніх принципів монтування (анкетного, зонального і табельного (табличного).

Первинні документи змонтовані, переважно, за комбінованим принципом.

Проектування і монтування первинних документів сприяє поліпшенню системи документації та дозволяє скоротити затрати праці на їх складання і зменшити кількість первинних документів.

Останнього можна досягти шляхом:

1. застосування багатоденних і накопичувальних документів замість одноденних (одноразових);

2. уникнення невиправданої деталізації та зменшення кількості об’єктів обліку;

3. скорочення кількості примірників (копій) первинних документів;

4. поєднання первинного документа із обліковим реєстром;

5. відображення декількох господарських операцій одним первинним документом.