11.2 Суть і складові технічного забезпечення бухгалтерського обліку

Технічне забезпечення обліку — це забезпечення обліку, контролю та аналізу технічними та іншими засобами, необхідними для їх ведення на певній стадії розвитку підприємства. Елементами технічного забезпечення обліку є технічні засоби, методичні матеріали, технічна документація, персонал технічного забезпечення. До технічних засобів зараховують комп’ютери, ксерокси, сканери, калькулятори, лічильники автоматизованого обліку; бланки первинного обліку, облікових реєстрів, звітності; хронометри; ваги; мірна тара; конторські та інші столи; стільці; картотеки; алфавітні покажчики; номенклатурні цінники; папки; швидкозшивачі і т.д.

Методичні матеріали можна поділити на:

1. загальносистемні;

2. спеціалізовані;

3. нормативно-довідкова документація.

Загальносистемними матеріалами називають державні та галузеві нормативи (стандарти). Спеціалізовані матеріали передбачають сукупність методик вибору технічних засобів, загалом та їх частин (сегментів), побудови технологічного процесу перетворення інформації. Нормативно-довідкова документація включає в себе номенклатуру технічних засобів, структурні схеми комп’ютерної мережі та диспетчерського зв’язку, нормативи термінів використання технічних засобів і т.д.

11.3 Складання та подання замовлення на форми облікових реєстрів та первинних документів бухгалтерського обліку

До складу технічної документації входять технічний паспорт, рекомендації з експлуатації технічних засобів, положення про технологічний процес обробки даних.

До персоналу технічного забезпечення обліку, контролю та аналізу належать розробники програмного забезпечення, монтаж-но-налагоджувальний, експлуатаційний та обслуговуючий персонал. Облікова служба підприємства має бути забезпечена в достатній мірі бланками первинних документів, облікових реєстрів і звітних форм. У зв’язку з цим, головний бухгалтер не рідше одного разу на квартал (за 20-30 днів до його початку) має поцікавитись як забезпечена облікова служба бланками документів і у разі потреби зробити замовлення на бланки документів.

Однак, основна робота із забезпечення працівників облікової служби бланками документів проводиться у листопаді — грудні (щорічно), коли головний бухгалтер отримує інформацію про те яких і скільки бланків документів потрібно на наступний рік, щоб можна було б їх замовити у Центрі ділових паперів, ДПІ або виготовити у місцевій друкарні (видавництві). У замовленні вказується назва документа, його формат, кількість примірників, ціна та сума (якщо ціни завчасно зумовлені).

Як свідчить практика, замовлення виконується лише за умови попередньої оплати підприємством вартості замовлених бланків документів. Оплату замовлення зобов’язаний забезпечити головний бухгалтер підприємства. У випадку виникнення проблем, пов’язаних із несвоєчасним забезпеченням підприємства бланками документів, персональну відповідальність за це несе головний бухгалтер.

11.4 Організація забезпечення бухобліку первинними та зведеними документами автоматизованої форми

До технічних засобів в умовах використання комп’ютерної техніки зараховують дисплей, принтер, сканер, блок безперебійного живлення, модеми, колонки і т.д.

Якщо у підприємстві є 2-3 або більше комп’ютерів, то їх обов’язково об’єднують в локальну мережу. За умов комп’ютеризації облікового процесів необхідно мати:

1. перелік видів і обсягів облікових, звітних, контрольних та аналітичних робіт, які виконуються за допомогою комп’ютерів;

2. перелік технічного обладнання, необхідного для функціонування комп’ютерної техніки в даному підприємстві;

3. набір програмного забезпечення для виконання облікових завдань;

4. опис або схему комп’ютеризації обліку, контролю та аналізу в підприємстві;

1. довідники кодів для шифрування інформації;

5. добре навчений персонал, що пройшов спеціальний курс роботи на комп’ютерах та освоїв одну із комп’ютерних програм бухгалтерського обліку тощо.

В умовах використання комп’ютерної техніки необхідно перш за все налагодити її безперебійну роботу, а коли і виникатимуть ушкодження, перебої, то персонал їх швидко усуватиме. Кожен працівник, який працює за комп’ютером повинен: дотримуватись правил техніки безпеки; чітко знати свої обов’язки; продуктивно використовувати доручену йому техніку; не заважати в роботі іншим працівникам; не нагромаджувати великих обсягів робіт, а рівномірно їх розподіляти протягом місяця, кварталу, року і т.д.

Запитання для самоперевірки

1. В чому суть інформаційного забезпечення системи управління підприємством?

2. Які джерела даних створює інформаційне поле для прийняття управлінських рішень?

3. Як спроектувати інформаційне забезпечення обліку, контролю та аналізу?

4. Які обов’язки виконує головний бухгалтер (контролер, аналітик) підприємства щодо організації інформаційного забезпечення обліку, контролю та аналізу?

5. Які елементи технічного забезпечення обліку, контролю та аналізу Вам відомі?

6. Що є основою інформаційного забезпечення обліку, контролю та аналізу?

7. Чим можна охарактеризувати організацію технічного забезпечення обліку, контролю та аналізу в умовах використання комп’ютерної техніки?

8. Що необхідно мати за умов комп’ютеризації облікового, контрольною і аналітичного процесів ?

9. Яка особливість складання та подання замовлення на форми облікових реєстрів та первинних документів бухгалтерського обліку?

10. Як раціонально спроектувати інформаційне забезпечення обліку, контролю та аналізу ?