Тема 10 Організація інформаційного, технічного та ергономічного забезпечення обліку, контролю й аналізу Лекція 11

Мета: сутність організації комп’ютеризованого обліку. Організація ведення облікових записів. Забезпечення бухгалтерського обліку первинними та зведеними документами

План

11.1 Суть і складові частини інформаційного забезпечення бухгалтерського обліку

11.2 Суть і складові частини технічного забезпечення бухгалтерського обліку

11.3 Складання та подання замовлення на форми облікових реєстрів та первинних документів бухгалтерського обліку

11.4 Організація забезпечення бухгалтерського обліку первинними та зведеними документами за журнально-ордерної та автоматизованої форми

Час: 2 год.

Література: [1 с.182-190], [6], [7], [17 с.412-418], [21 с.117-139]

11.1 Суть і складові інформаційного забезпечення бухгалтерського обліку

Інформаційне забезпечення системи управління підприємством — це сукупність прийомів та способів забезпечення одержання, аналізу, оцінки, зберігання і обробки даних з метою прийняття управлінських рішень. Бухгалтерський облік є основним джерелом інформації про будь-яке підприємство і його господарсько-фінансову діяльність. За рахунок даних первинних документів та облікових реєстрів формується до 70 — 80% масиву інформації, необхідної для потреб управління підприємством та його структурними підрозділами. Особливо цінна для управління інформація про відхилення, що міститься у сигнальних документах, які використовуються в умовах нормативного методу планування, обліку та контролю.

Економічний контроль дає інформацію про недоліки, порушення та зловживання в процесі господарсько-фінансової діяльності підприємства. Ця інформація має дуже уважно аналізуватись управлінцями з метою виявлення негативних рис господарського механізму підприємства та вироблення заходів щодо його поліпшення, а також встановлення міри відповідальності посадових осіб за їхні неправильні дії. Джерелами даних економічного контролю є акти ревізій, довідки за результатами перевірок, інвентаризаційні відомості, пояснювальні записки посадових осіб, висновки і пропозиції контролера, розрахунки, аудиторські звіти, аудиторські висновки, рішення судово-слідчих та контролюючих органів, накази керівника підприємства і т.д.

Економічний аналіз дозволяє отримувати інформацію про рівень виконання виробничої програми та збуту продукції; наявність і використання ресурсів; рівень виконання плану доходів та витрат підприємства, собівартості продукції, фінансовий стан та рівень платіжної дисципліни; стан технічного і соціального розвитку та перспективи підприємства. Джерелами даних аналітичного спрямування є планова, нормативна, облікова, звітна, статистична, оперативна й інша інформація. Для створення оптимальних потоків інформації в підприємстві важливо дотримуватись наступних принципів:

1) встановлення реальних потреб в інформації і способів її найповнішого отримання;

2. досягнення об’єктивності інформаційного відображення господарських процесів на носіях інформації;

3. доведення інформації, отриманої з різних її джерел, до спільного знаменника;

4. усунення дублювання та пропусків в інформаційному забезпеченні підприємства;

5. забезпечення оперативності отримання необхідної управлінської інформації;

6. удосконалення структури інформації та підвищення коефіцієнта її використання;

7. створення умов для швидкого кодування даних первинних документів або введення їх в комп’ютер без заповнення паперових носіїв інформації.

Інформаційне забезпечення обліку, контролю та аналізу необхідно правильно спроектувати. В процесі проектування потрібно здійснити наступні дії:

1. вибрати способи і прийоми, які дозволяють всесторонньо описати господарсько-фінансову діяльність підприємства;

2. пристосувати вибрані способи та прийоми до умов конкретного підприємства;

3. сформувати вхідну інформацію і здійснити її автоматизовану або ручну обробку;

4. створити масив вихідної (узагальненої) інформації та забезпечити її фіксування на відповідних носіях;

5)забезпечити даними виконавців для вирішення завдань, пов’язаних з економічним контролем і аналізом;

6) підготувати і довести отриману інформацію до користувачів, що приймають управлінські рішення.

Інформація, отримана із системи обліку, контролю та аналізу, має бути дохідливою, доречною, достовірною та порівняльною. Головний бухгалтер підприємства зобов’язаний розробити таку схему руху інформаційних потоків, яка б неначе система кровообігу людини, безперебійно живила всі рецептори прийняття управлінських рішень потрібними даними. З цією метою необхідно визначити всіх зовнішніх та внутрішніх користувачів інформації; встановити мінімум показників (форм) звітності їм необхідних та погодити їх з користувачами; домовитись про періодичність звітності; визначити осіб, відповідальних за підготовку та подання інформації; встановити міру відповідальності посадових осіб за затримку або порушення інформаційних потоків; призначити осіб, що контролюють за станом інформаційних потоків та узагальнюють пропозиції щодо їх оптимізації; заслуховувати на виробничих нарадах в підприємстві не рідше двох разів в рік питання про стан інформаційного забезпечення обліку і напрямки його покращення.

Основою інформаційного забезпечення обліку, контролю та аналізу є:

1. система синтетичних рахунків, субрахунків, аналітичних рахунків, які мають дво-, трьо-, та шестицифрові коди відповідно до класифікаційних груп господарських засобів; джерел їх утворення; процесів, що тривають в даному підприємстві;

2. реєстрація групування та кодування господарських порушень за їх типами, кількістю випадків, тривалістю і розмірами (незначні суми — до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (н.м.д.г); значні — від 100 до 250 н.м.д.г.; великі суми — від 250 до 1000 н.м.д.г.; особливо великі — понад 1000 н.м.д.г.);

3. система аналітичних таблиць, сформованих за певними ознаками і темами економічного аналізу та чітким визначенням джерела інформації, рядка, графи.