10.5 Функціональні карти та посадові інструкції облікового підрозділу

Незалежно від того за яким принципом організована облікова (контрольна, аналітична) служба, керівник тієї або іншої служби зобов’язаний скласти перелік окремих груп (структурних підрозділів) служби та зазначити їхні основні обов’язки. Такий перелік називається функціональною мережею (складається, в основному, даний перелік у великих підприємствах).

Для кожного структурного підрозділу (окремої групи) облікової, контрольної чи аналітичної служби (у великих підприємствах) та для працівників обліку, контролю і аналізу (у середніх та малих підприємствах) складається функціональна карта, де зазначається посада і обов’язки працівника.

Функціональні мережі та функціональні карти є важливими документами, за якими можна судити про рівень організації бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу в підприємстві.

За цими документами можна як розподіляти, так і перерозподіляти обов’язки між працівниками облікової, контрольної та аналітичної служб (у випадку зміни їх структури, об’єднання, скорочення).

Функціональні карти можуть бути замінені посадовими характеристиками. У посадовій характеристиці вказують обов’язки працівника і перелік робіт, які він зобов’язаний виконувати за цими обов’язками.

10.6 Методика розробки положення про відділ

Для проектування діяльності бухгалтеру необхідно встановити основні об’єкти, що підлягають вивченню. Таким об’єктам є: місце облікового апарату в загальній структурі підприємства; підрозділи, що існують в апараті обліку і склад функцій, які виконуються кожним підрозділом; побутова процесів обліку; методи керівництва; склад співробітників (кількість, професія).

В період створення формування цілі і завдання господарської діяльності, які відображені в статуті. Відповідно до них визначились функції облікового персоналу і осіб, відповідальність за їх виконання. Розподіл функцій закріплюється в положеннях про структурні підрозділи, зокрема в „Положенні про бухгалтерську службу”.

Положення – це внутрішній нормативний акт, який визначає порядок створення, права і обов’язки та організацію роботи служби, в нашому випадку бухгалтерії. Документ цей відноситься до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації і має чітко визначену структуру:

• Загальні положення

• Цілі і завдання

• Функції

• Права і обов’язки головного бухгалтера

• Службові зв’язки

• Організація роботи

При плануванні роботи бухгалтера визначаються функції; облік основних засобів, облік грошових коштів; контроль за своєчасним і правильним проведенням інвентаризації, ефективна організація матеріальної відповідальності, ведення розрахунків з оплати праці.

Діяльність бухгалтера базується на посадових інструкціях. При плануванні бухгалтером зазначаються служби з якими взаємодіє вона.

Планування діяльності окремих облікових працівників пропонуємо здійснювати на підставі розроблених індивідуальних графіків. Запис поточних справ заміток, рідко приводиться в певну систему. Тому для організації повсякденної роботи пропонуємо вести головному бухгалтеру журнал обліку і реєстрації.

Таким чином апарат має безпосередньо відноситься до всіх цехів і відділів господарства.

Організація праці – це система заходів яка забезпечує раціональне використання робочої сили: розміщення робітників в процесі виробництва, організація робочих місць, їх обслуговування.

Відповідно до Положення про організацію бухгалтерського обліку і звітності в Украйні відповідальність за організацію праці облікового апарату несуть їх власники або призначений ними перші керівники. Бухгалтерський облік на підприємстві може здійснюватись: бухгалтерською службою, яка с самостійним структурним підрозділом і очолюється головним бухгалтером і спеціальною організацією або позаштатним бухгалтером.

Бухгалтерія – самостійний структурний підрозділ апарату управління, який здійснює бухгалтерський облік господарської діяльності підприємств. Вона тісно пов’язана зі всіма службами, відділами і виробничими підрозділами підприємства, отримує від них необхідну для обліку і контролю документацію і надає їм економічну інформацію.

Бухгалтерія здійснює безпосередній вплив виконання плану постачання виробництва та збуту продукції, рентабельність та інші показники діяльності підприємства.

Для правильної організації облікової роботи слід:

1. Знати досконально предмет організації, вивчивши його у всіх деталях;

2. Забезпечити необхідні технічні засоби для роботи, правильно підібрати кадри;

3. Знати умови, в яких повинна протікати робота;

4. Проаналізувати ці умови, виявити можливі перешкоди, діяти планомірно, висувати конкретні завдання і перевіряти їх методичного виконання. Для того, щоб забезпечити найкращу організацію трудового процесу, слід доцільно використовувати всі трактори, які впливають на продуктивність і якість праці облікового персоналу; кваліфікація працівників, якість первинної документації, насиченість технічними засобами, раціональний документообіг.

Раціональна організаційна побутова бухгалтерської служби – це форма поділу праці, що передбачає розподіл облікових робіт між виконавцями. Конкретне вираження ця форма знаходить у відповідній структурі бухгалтерії і системи управління підприємством в цілому.

Закон України „Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Украйні” передбачає наступні самостійні форми організації бухгалтерського обліку:

1. Введення до штату підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі головного бухгалтера.

2. Користування послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи.

3. Ведення на договірних засадах бухгалтерського обліку централізованою бухгалтерією або аудиторською фірмою.

4. Самостійне ведення бухгалтерського обліку та складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства. Ця форма організації бух обліку не може застосовуватись на підприємствах, звітність яких повинна оприлюднюватись.