10.2 Організація робочої зони бухгалтерії

Організацію робочих місць працівників облікової, контрольної та аналітичної служб розпочинають із організації службових приміщень та розташування в них кожного працівника. В залежності від кількості працівників служби їх можуть розташовувати в 1—2 кімнатах, на цілому поверсі або в окремому корпусі. Якщо, наприклад, у приватно-орендному сільськогосподарському підприємстві працює 5—7 бухгалтерів контролерів, аналітиків, то їм потрібно 2—3 кімнати, а у промисловому підприємстві, де 20—40 бухгалтерів, контролерів, аналітиків — 5—10 кімнат (у промислових підприємствах-гігантах — 100—200 бухгалтерів, контролерів, аналітиків, І вони займають декілька поверхів в адміністративному корпусі або ж мають окремий корпус). Облікова, контрольна та аналітична служби можуть поділятись на відділи, сектори, групи. ЦІ структурні підрозділи можуть займати від однієї до п’яти кімнат.

Головний бухгалтер підприємства (контролер, аналітик), якщо у його підпорядкуванні є більше як 3—5 осіб повинен займати окремий кабінет (кімнату) площею не менше 15—20 квадратних метрів. У приміщеннях, відведених для облікової (контрольної, аналітичної) служби необхідно так розташувати працівників, щоб на кожного із них припадало як мінімум 5 квадратних метрів площі. Однак, практика свідчить, що не варто розташовувати в одній кімнаті (кабінеті) більше 4—5 осіб, адже за великої кількості осіб у приміщенні зменшується їх продуктивність праці.

У кабінеті головного бухгалтера (контролера, аналітика) підприємства бажано мати двотумбовий стіл, столи з приставкою для відвідувачів та для комп’ютера, книжкова шафа (для розміщення папок з нормативно-правовими актами та спеціальної літератури), шафа для одягу, телефон, роликовий стілець, звичайні стільці, килим на підлогу, письмове приладдя, перекидний календар для ділової людини, блокнот (зошит) для робочих записів, телефонний довідник, календар контролю за виконанням найважливіших робіт, папки з документами для опрацювання, портрет відомої людини, декілька картин (плакатів), настільну лампу, вазони з квітами, настільний годинник тощо.

Головний бухгалтер підприємства (контролер, аналітик) підприємства має економко ставитись до свого і чужого часу, намагаючись вирішувати переважно стратегічні (основні) питання, а решту — переадресовувати на свого заступника або простих виконавців.

Однак, у випадку необхідності, головний бухгалтер (контролер, аналітик) може розширювати або звужувати коло своїх обов’язків, з повагою відносячись до кожного підлеглого і всього колективу.

У кожного бухгалтера (контролера, аналітика) має бути конторський стіл, два стільці (один із них для відвідувачів), обчислювальна техніка, письмове приладдя, календар для ділової людини, блокнот (зошит) для робочих записів і т.д.

Робоче місце працівника необхідно так організувати, щоб він не відчував якихось незручностей і міг повністю зосередитись на виконанні, поставлених перед ним завдань.

Якщо бухгалтер (контролер, аналітик) має обладнане робоче місце з використанням комп’ютера — АРМ — бухгалтера (контролера, аналітика), то він повинен вміти працювати з комп’ютером, мати довідник про даний вид комп’ютера і роботу з ним, програмне забезпечення для комп’ютера, набір дискет (компакт-дисків), набір машинограм (форм документів) тощо.

Бажано, щоб до комп’ютера окремого виконавця ніхто не мав доступну (крім головного бухгалтера, контролера, аналітика), тому для всіх комп’ютерів потрібно встановити паролі.

Робочі місця бухгалтерів, які найбільше приймають відвідувачів (зокрема, бухгалтер з обліку праці та її оплати) потрібно розташовувати ближче до вхідних дверей, щоб не створювати в бухгалтерії зайвого галасу.

Робоче місце касира розташовують в приміщенні каси на першому поверсі біля входу в контору (адміністративну будівлю).

Приміщення каси розташовують в окремій кімнаті, де повинно бути заґратоване віконце для видачі готівки.

Двері в касу необхідно оцинкувати і підключити до них сигналізацію. Вікна в касі потрібно заґратувати і також підключити до них сигналізацію.

Готівку зберігають у вогнетривкому сейфі, щоб у випадку пожежі вона, не згоріла.

Сейф прикріплюють до підлоги або до стіни, щоб злочинці не змогли винести його з приміщення каси.

В приміщенні каси (біля віконця для видачі готівки розташовують однотумбовий стіл касира.

Тут знаходяться 2—3 стільці, шафа для одягу (або вішалка), письмове приладдя, обчислювальна техніка і т.д.