5.2 Організація табельного обліку робочого часу

Кадрова служба на підприємстві - самостійна структура. В залежності від кількості працюючих, виду підприємства , кадрового потенціалу існують такі кадрові служби:

• Відділ кадрів як структурний підрозділ.

• Інспектор по кадрах – окрема посадова особа.

• Особа, що працює з персоналом за сумісництвом.

• При невеликій кількості штату наказом керівника призначається відповідальна особа за ведення кадрового діловодства.

На підприємстві згідно з Законом України “Про оплату праці” система оплати праці приймається в складі колективного договору між власником і профспілкою або колективом підприємства. Договори реєструються в місцевих органах самоврядування. Внутрішній режим роботи підприємства, взаємні обов’язки працівників та підприємства, порядок відпусток , відряджень та інші питання передбачені в Правилах внутрішнього розпорядку.

Згідно статуту розробляються штатний розклад підприємства та структура підприємства.

Штатний розклад складається на бланку підприємства і перелічує кількість посад, штатних одиниць, розмір посадових окладів, надбавок та розмір місячного фонду оплати праці. Якщо підприємство має структурні підрозділи, то штатний розклад складається за структурними підрозділами з урахуванням підпорядкованості в самому підрозділі тобто кер. відділу-1 зам кер. відділу-1,старший бух.-1 та так далі. Підписується штатний розклад заступником керівника погоджується з головним бухгалтером і затверджується керівником. Складається та затверджується штатний розклад кожного року. Зміни в розклад вносяться згідно з наказами керівника. Розробляються посадові інструкції для кожної штатної одиниці.

Кадрова документація поділяється на:

- Розпорядчі з особового складу (Наказ про приймання на роботу, про переведення на іншу роботу, про надання відпустки, накази про заохочення та попередження, про припинення трудового договору, про внесення змін до трудової книжки).

• Облікові документи по кадрах (Особові картки, Особові справи, Штатно-посадові книги, Алфавітна книга, Алфавітні картки, Книга обліку бланків трудових книжок та вкладишів до неї, Акт на списання бланків трудових книжок, Графік відпусток, Книга-журнал обліку відпусток).

Всі Накази зберігаються у відділі кадрів, складаються та затверджуються графіки щорічних відпусток, ведеться також облік відряджень, лікарняних листів, табелів обліку робочого часу. Книги наказів нумеруються, прошнуровуються і завіряються підписом керівника і печаткою підприємства.

В наказах зазначають :

- посаду, структурний підрозділ, дату прийняття на роботу або звільнення та її причину, а також переводу на іншу та її мотивація.

• останній пункт наказу містить покладання контролю за його виконанням.

При прийнятті на роботу необхідно надати трудову книжку, якщо вперше працевлаштовується особа трудова книжка виписується протягом 5 днів після прийняття. Відповідальність за ведення обліку, зберігання та видачу трудових книжок несе керівник підприємства. Своїм наказом керівник підприємства назначає особу, що заповнює трудові книжки і звітує кожного місяця в бухгалтерію про наявність та рух трудових книжок. Крім того ця особа заповнює: Книгу обліку бланків трудових книжок та Книгу обліку руху трудових книжок. Бухгалтерський облік трудових книжок ведеться на рахунку 209 “Інші матеріали». По дебету рахунку-надходження книжок , по кредиту - їх використання. Дебетове сальдо означає наявність трудових книжок у вартісному вираженні. Одночасно облік ведеться на позабалансовому рахунку 08-“Бланки суворого обліку”.

В обліковому документі “Особова справа” зберігаються:

• опис документів;

• особовий листок з обліку кадрів;

• автобіографія;

• копії документів про освіту;

• заява про прийняття на роботу;

• наказ про прийняття на роботу (його копія);

• копія трудового контракту, до якого надається посадова інструкція;