2.2. Объяснительная

Объяснительная – документ, поясняющий какое-либо действие, факт, происшествие. Объяснительная представляется вышестоящему должност-ному лицу.

Обратите внимание на следующие особенности составления объяснительной:

1. Наименование адресата–должностного лица ставится в форме дательного падежа (должность, фамилия, инициалы).

2. Наименование адресанта ставится в форме родительного падежа: фамилия, инициалы, запятая, должность, запятая, адрес (адрес указывается не всегда).

3. Оформление наименования деловой бумаги допускается в двух вариантах:

• наименование пишется с маленькой буквы и после него ставится точка, если при фамилии заявителя нет предлога ОТ;

• наименование пишется с большой буквы и точка не ставится, если при фамилии заявителя есть предлог ОТ.

4. Краткий текст-изложение произошедшего и его аргументация (с целью соблюдения краткости обычно используются отыменные предлоги в связи + с чем, по причине + чего).

Образец Декану теплоэнергетического факультета УГТУ-УПИ Дубинину А.М. Павлова М.П., студента гр. Т-237 объяснительная. С 1.10.2003 г. по 23.11.2003 г. я отсутствовал на занятиях в связи с болезнью. Медицинская справка прилагается. 27.11.2003г. Подпись

2.3. Докладная записка

Докладная записка – документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя.

Обратите внимание на следующие особенности оформления докладной записки:

1. Наименование адресата–должностного лица ставится в форме дательного падежа (должность, фамилия, инициалы).

2. Текст докладной записки имеет обычно три части (оформляется в три абзаца): в первой названа тема деловой бумаги в форме “О чем”, во второй излагаются факты или описывается ситуация, в третьей излагаются предложения, просьбы.

3. Внутренние докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на обычном листе бумаги (печатным способом воспроизводятся реквизиты бланка, наименование структурного подразделения, вид документа, дата).

4. Наименование адресанта ставится после основного текста через 1-2 интервала с указанием должности, фамилии, инициалов.

Образец
Учебно-методическое управление 27.11.02	Начальнику УМУ УГТУ-УПИ Шаврину В.С.
Докладная записка О срыве занятий по химии в гр. Мт-110. В течение двух недель из-за отсутствия аудитории в расписании были сорваны занятия по химии: 19.11.01 – III пара и 26.11.01 – III пара. Обращение в деканат не имело результата. Просим Вас изменить расписание в гр. Мт-110 или обеспечить занятия аудиторией в указанное время. Староста группы Мт-110 Подпись