4. Сутність подвійного запису та алгоритм складання бухгалтерської проводки.

Економічна сутність господарської операції полягає в тому, що вона викликає подвійні та рівновеликі зміни засобів та джерел їх формування. Двоїстий характер господарської операції зумовлює необхідність відображення її на рахунках методом подвійно­го запису. Подвійний запис – метод відображення кожної господарської операції одночасно за дебетом одного і кредитом іншого рахунку в одній і тій самій сумі.

Взаємозв'язок між рахунками, що виникає в результаті подвійного запису, називається кореспонденцією рахунків (або бухгалтерською проводкою), а рахунки – кореспондуючими. Зале­жно від кількості кореспондуючих рахунків розрізняють прості і складні бухгалтерські проводки. Простою називають таку бухгалтерську проводку, за якої один рахунок дебетується, а другий кредитується на одну й ту саму суму, тобто коли кореспондують між собою тільки два рахунки. Складною називають таку бухгалтерську проводку, за якої один рахунок дебетується, а кілька кредитуються на загальну суму, або навпаки – один кредитується, а кілька дебетуються на загальну суму.

Алгоритм складання бухгалтерської проводки:

1. зі змісту господарської операції визначаються об'єкти обліку, які зазнають змін під впливом даної операції;

2. залежно від виду об'єктів обліку визначається характеристика рахунків, на яких вони обліковуються;

3. за кожним об'єктом обліку встановлюється характер змін, що відбулися (збільшення, зменшення);

4. залежно від характеристики рахунків (активний, пасивний) та змін, що відбулися з кожним об'єктом обліку, визначається, який рахунок дебетується, а який – кредитується.

Кожну складну бухгалтерську проводку можна розкласти на декілька простих. Проте застосування у практиці обліку складних проводок дозволяє зменшити кількість записів та зробити їх більш наочними.

Для забезпечення єдиних підходів до відображення операцій розробляються інструкції і типові кореспонденції рахунків, які наводяться в спеціальних довідниках та в коментарях до плану рахунків.

4. Узагальнення поточної облікової інформації.

Господарські операції відбуваються і реєструються в певній хронологічній послідовності, а дані про стан та рух окремих об'єктів обліку систематизуються на рахунках. Хронологічний запис – це запис операцій у календарній послідовності їх виник­нення. Здійснюється в спеціальних журналах з обов'язковим відображенням нумерації господарських операцій, їх змісту, сум і кореспондуючих рахунків. Підсумок журналу показує загальну суму зареєстрованих за місяць операцій і використовується для перевірки повноти і правильності відображення операцій на рахунках. Загальні підсумки проведених у журналі сум по дебету і кредиту повинні збігатися з їхніми оборотами.

Групування інформації з проводок шляхом перенесення на відповідні бухгалтерські рахунки для накопичення і узагальнення називається систематичним обліком. У практиці облікової роботи хронологічний і систематичний облік може вестися паралельно в окремих облікових регістрах або комбіновано шляхом поєднання хронологічного і систематичного записів у таких облікових регістрах як журнал-головна, журнали-ордери тощо.

Залежно від обсягів інформації і рівня узагальнення рахунки бухгалтерського обліку поділяються на:

1. Синтетичні – призначені для обліку економічно однорідних груп засобів, їх джерел та господарських процесів у гро­шовому вимірнику. Облік, який здійснюють на підставі та­ких рахунків, називається синтетичним;

2. Аналітичні – призначені для формування детальної інфор­мації про конкретні види засобів, джерел їх утворення та господарських процесів у грошовому, натуральних та трудових вимірниках. Облік, здійснюваний на підставі аналі­тичних рахунків, називається аналітичним.

Синтетичні рахунки конкретизуються в аналітичних рахунках. Кількість аналітичних рахунків до відповідного синтетичного визначається залежно від наявності об'єктів обліку і завдань з деталізації інформації. Між синтетичними та аналітичними рахунками існує взаємозв'язок, зумовлений тим, що за ними на під­ставі одних і тих самих документів відображаються одні і ті самі операції, але з різним ступенем деталізації: на синтетичному ра­хунку відображається загальна сума, а на відкритих до нього ана­літичних рахунках – часткові суми. В межах синтетичного рахунка для отримання узагальнених показників може проводитися додаткове групування однорідних аналітичних рахунків шляхом формування субрахунків, які також називають синтетичними ра­хунками другого порядку.

Відображення господарських операцій за синтетичними та аналітичними рахунками являє собою поточний бухгалтерський облік. Рахунки відкривають на підставі даних балансу, і протягом місяця на них із журналу реєстрації господарських операцій пе­реносять проведені кореспонденції рахунків. На підставі цих даних наприкінці місяця за кожним рахунком визначають обороти за дебетом і кредитом і виводять кінцеве сальдо. Поточне узагальнення змін, що відбуваються в складі господарських засобів і їхніх джерел, здійснюється за допомогою оборотних відомостей.

Оборотна відомість є способом узагальнення даних поточного бухгалтерського обліку з метою перевірки повноти і правильності облікових записів і характеристики руху засобів та джерел їхнього утворення за звітний період.

Оборотні відомості складають і за синтетичними, і за аналі­тичними рахунками. В них відображають обороти по дебету і кредиту рахунків, а також залишки (сальдо) на початок і кінець звітного періоду (місяця).

В оборотній відомості мають місце три пари рівностей:

1. сума сальдо на початок за дебетом дорівнює сумі сальдо за кредитом усіх рахунків (X1) – зумовлюється рівністю підсумків активу і пасиву балансу;

2. сума оборотів за дебетом усіх рахунків дорівнює сумі оборотів за кредитом (Х₂) – зумовлюється подвійним записом операцій;

3) сума сальдо на кінець за дебетом дорівнює сумі сальдо за кредитом усіх рахунків (Х₃) – зумовлюється двома попередніми рівностями.

Повноту облікових записів за синтетичними рахунками пере­віряють шляхом порівняння підсумків дебетових і кредитових оборотів в Оборотній відомості з підсумками Журналу реєстрації операцій за звітний період. При повному відображенні всіх господарських операцій підсумок Журналу (хронологічний облік) має дорівнювати підсумку оборотів за дебетом і кредитом оборотної відомості (систематичний облік).

Шахова оборотна відомість будується за принципом шахової дошки. Всі рахунки в ній записують двічі в одній і тій самій послідовності: по вертикалі і горизонталі, за дебетом і кредитом. Сума в клітинці Шахової оборотної відомості вказує на те, який рахунок дебетується, а який кредитується. Обороти за кожним рахунком деталізуються відповідно до кореспонденції. У Шахо­вій оборотній відомості можуть бути наведені також сальдо на початок і кінець місяця.

Оборотні відомості по аналітичних рахунках складають для узагальнення інформації в розрізі синтетичного рахунка. Через те, що одні аналітичні рахунки ведуть лише в грошовому вимір­нику, а інші – в натуральному (трудовому) та грошовому, то за цією ознакою оборотні відомості поділяють на два види :

• контокорентної форми – ведуть за рахунками розрахунків і джерел формування засобів, оскільки аналітичний облік за цими рахунками здійснюється тільки в грошовому вимір­нику; кількісно-сумової форми – ведуть за рахунками матеріальних цінностей, оскільки аналітичний облік за цими рахун­ками здійснюється в натуральному і грошовому вимірниках.

Показники оборотної відомості за рахунками аналітичного обліку надають інформацію про рух і сальдо за матеріальними цінностями кожного виду. Кількісні показники не додаються, загальні підсумки мають лише графи "сума". В цілях контролю підсумки Оборотної відомості по групі аналітичних рахунків порівнюють з оборотами і залишками відповідного синтетичного рахунка.