3. Автоматизовані форми ведення бухгалтерського обліку.

Використання обчислювальної техніки для ведення обліку і складання звітності на сучасному етапі організації автоматизова­ної форми обліку ґрунтується на застосуванні діалогового режи­му (форми) роботи. При цьому ведення обліку характеризується повною автоматизацією оброблення й узагальнення облікової ін­формації. Дані будь-якого рівня систематизації можна отримати безпосередньо після введення господарської операції до бази да­них. Діалогова форма обліку забезпечує обмежений доступ як до первинної, так і до систематизованої інформації шляхом введення паролів для перевірки повноважень на доступ до інформації. Діалогова форма ведення бухгалтерського обліку характеризується:

• автоматизацією документування;

• автоматизованою фіксацією облікової інформації на ма­шинних носіях;

• систематизацією, узагальненням і відображенням даних обліку;

• відображення даних у вигляді відеограм та друкованому вигляді;

• автоматичним контролем вихідної інформації;

• забезпеченням розшифрування результатних показників з наведенням методики використаних розрахунків та вхідних даних тощо.

Найпопулярніші програмні продукти для автоматизації бух­галтерського обліку в Україні:

1) "Парус" — призначений для підготовки та обліку фінансо­во-господарських документів, накопичення інформації про здійснення господарських операцій на бухгалтерських ра­хунках, формування внутрішньої і зовнішньої звітності підприємства. Використання даної системи дає можли­вість: готувати платіжні документи; виписувати рахунки на оплату і накладні на відпуск товарів; вести облік основ­них засобів, запасів, дебіторської і кредиторської заборго­ваності, грошових коштів тощо; одержувати щомісячну звітність щодо руху засобів за відповідними рахунками; складати баланс та інші форми фінансової звітності;

2) "1С — Бухгалтерія" дає можливість: вести синтетичний і аналітичний облік адаптовано до інформаційних потреб підприємства; одержувати необхідну звітність за рахунка­ми синтетичного та аналітичного обліку; доповнювати і змінювати робочий план рахунків бухгалтерського обліку, систему проводок, ведення аналітичного обліку, форми первинних документів та звітності; автоматично друкувати первинні документи.

При заповненні облікових регістрів можуть виникати помил­ки. Помилки бувають локальні — перекручування інформації тіль­ки в одному обліковому регістрі і транзитні — якщо помилка ав­томатично проходить через декілька облікових регістрів. Якщо помилки трапляються в тексті операцій, тоді вони призводять до неправильної кореспонденції рахунків. Помилки при записах сум контролюються методом подвійного запису.

Порядок виправлення помилок залежить від їхнього характе­ру і часу виявлення. Положенням про документальне забезпечен­ня записів у бухгалтерському обліку передбачено виправлення помилок такими способами:

1. коректурним — полягає в закресленні неправильного запи­су (описки або арифметичної помилки) однією рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, і записом правиль­ної суми чи тексту. Може застосовуватися до складання бухгалтерських проводок і звітів;

2. "червоним сторно" — полягає в повторній кореспонденції рахунків неправильного бухгалтерського запису червоним кольором, що означає від'ємне число. Суми, записані чер­воним, віднімаються (анулюються). Одночасно звичайним чорнилом роблять правильний запис суми і кореспонденції рахунків. Використовують для виправлення помилок у кореспонденції рахунків або якщо записана сума господарсь­кої операції більша, ніж її фактична величина;

3. додаткових записів — застосовується, якщо кореспонденція рахунків складена правильно, але в меншій сумі, ніж фак­тично виконана господарська операція. Реалізується шляхом додаткового проведення на суму різниці між правиль­ною і відображеною в обліку величиною.