2.5. Аналіз основної документації ок

Оформлення прийому. Оформлення на роботу проводиться на підставі «наказу про прийом» на роботу. Вступники на підприємство пред'являють до відділу кадрів паспорт, трудову книжку, диплом або посвідчення / довідку про освіту / і військовий квиток.Особи, які приймаються на роботу вперше і не мають трудової книжки, пред'являють довідку про своє останнє заняття. Інспектор відділу кадрів на підставі заяви заповнює на приймається «наказ про прийом» на роботу / форма Т-1 / і дві особисті картки: одну для відділу кадрів, іншу для цеху за формою Т-2. Інспектор відділу кадрів після прийому на роботу та відмітки про проходження інструктажів викликає начальника цеху. Начальник цеху в «наказі про прийом» дає висновок про можливість прийому, вказує посаду та її шифр, на яку може бути прийнята особа, оформляється на роботу, на який оклад і за яким розряду із зазначенням виду тарифної ставки і форми заробітної плати.

Особі, яка не має спеціальності, в «наказі про прийом» на рядку «професія (посада)» вказується ділянка, на якій він працюватиме.Потім обличчя, що оформляється на роботу, враховують у відділі технічного навчання і в «наказі про прийом» за рядком «розряд (оклад)» проставляється розмір оплати в період освоєння обраної спеціальності у відповідність до чинного законодавства. Відділ кадрів на підставі «Наказу про прийом» робить відмітку про зарахування на роботу в трудовій книжці працівника і дає облікову картку на постійний пропуск.

Інспектор відділу кадрів на підставі «Наказу про прийом» робить відмітки в особовій картці / форма Т-2 /, заповнює алфавітну картку за формою Т-4, направляє особисту картку Т-2 у відділ і перекладають її з розділу оформлюваних в основну картотеку, а розрахунковий відділ бухгалтерії відкриває на працівника особовий рахунок.

Особиста картка працюючого. Основним документом обліку особового складу є особиста картка працюючого - ЛКР (форма Т-2), що заповнюється на кожного працівника підприємства. Облік особистого складу здійснюється в картотеці ЛКР і картотеці допоміжних алфавітних карток, необхідних для якнайшвидшого відшукання в картотеці ЛКР потрібних карток.

Особиста картка працюючого / по формі Т-2 / заповнюється на підставі наказу про прийом і відповідних документів / паспорта, трудової книжки, диплома або посвідчення тощо /, що пред'являються вступником при оформленні на роботу на підприємство.

Всі відомості, що містяться в особовій картці згруповані в чотири основні розділи:

• розділ  - загальні відомості;

• розділ  - відомості про військовий облік;

• розділ  - прийом на роботу і переведення на іншу роботу;

• розділ  V - атестація;

• розділ V - підвищення кваліфікації;

• розділ V  - професійна перепідготовка;

• розділ V  - заохочення та нагороди;

• розділ V  - соціальні пільги

• розділ  X - додаткові вимоги;

• розділ X - підстава звільнення.

Верхнє поле на лицьовій стороні особистої картки права призначено для особливих відміток відділу кадрів. Тут для більш швидкого відшукання потрібних карт рекомендується вказати у вигляді умовних позначень деякі відомості, які не підлягають механізованої обробці, але які можуть бути необхідними в процесі обліку кадрів.

Розділ  - загальні відомості:

Заповнення даних по кожному рядку особової картки провадиться повністю, без скорочення.

Рядки 1-4, 9, 11, 12 заповнюються на підставі паспорта працюючого.

У рядку 6 «Освіта» пишеться: «вище», «незакінчена вища» (вказати скільки курсів закінчено), «середня спеціальна», «професійно-технічне», «середню загальну», «неповну середню». «Обов'язкове восьмирічне», «початкове».

Наступні графи заповнюються тільки на фахівців з вищою, середньою спеціальною та професійно-технічною освітою, а також закінчили школу майстрів. На підставі диплома (посвідчення) про закінчення вищого, середнього спеціального навчального закладу і т.д., в рядку вказується повне найменування відповідного навчального закладу, факультету, № диплома (посвідчення), відділення (денне, вечірнє, заочне) і дата закінчення. У рядку 10 вказується спеціальність за освітою, отримана після закінчення вищого або середнього спеціальних навчальних закладів. Також вказується вчений ступінь, якщо є: «доктор наук», «кандидат наук» (вказати яких наук), «молодший науковий співробітник», «старший науковий співробітник», «доцент», «професор».

У рядку 8:

а) «Загальний стаж роботи» - дата початку трудової діяльності - вказується умовна дата початку трудової діяльності, визначена шляхом додавання дати (рік, місяць, число) фактичного початку роботи і часу перерв (число років, місяців, днів), не включаються до трудової стаж.

б) «Безперервний стаж» вказується дата (рік, число, місяць) почала безперервного стажу;

в) «Дає право на надбавку за вислугу років».

У рядку 7 «Основна професія (спеціальність)» вказується спеціальність за досвідом роботи для інженерно-технічних працівників, практиків та інженерно-технічних працівників з вищою та середньою спеціальною освітою, які працюють не за своєю спеціальністю. У рядку «Інша професія» вказується друга професія, якою володіє робітник. Якщо робочий володіє більш ніж однієї другорядної професією, то вказується та, за якою кваліфікація найвища.

Розділ  - відомості про військовий облік:

Дані в цей розділ вносяться на основі військового квитка або приписного.

Розділ  - прийом на роботу та переклади на іншу роботу:

При оформленні прийому на роботу на підставі наказу про прийом в даному розділі проводиться відповідний запис:

• графа 1 - дата прийому (перекладу) на підприємстві;

• графа 2 - структурний підрозділ;

• графа 3 - професія (посада), розряд, клас (категорія), кваліфікація;

• графа 4 - оклад (тарифна ставка), надбавка до основного окладу;

• графа 5 - основа прийому (переказу) - № наказу про зарахування;

• графа 6 - підпис власника трудової книжки.

Надалі в цьому розділі на підставі наказу про переведення вказуються всі переміщення по роботі, зміни кваліфікації, окладу і т.д.

Розділ  V - атестація:

Даний розділ заповнюється на підставі відомостей, отриманих в результаті проведення певного виду заходів, в даному випадку - атестації.

Розділи V - V 

Даний розділ заповнюється в результаті навчання працівника, на підставі документа, виданого в освітньому закладі.

Розділ V  - заохочення та нагороди:

В даному розділі вказується найменування нагороди та найменування, номер і дата документа, на основі якого видана нагорода.

Розділ V  - відпустка:

В даному розділі вказується вид відпустки (щорічна, навчальна, без збереження заробітної плати тощо), кількість днів, дата початку та закінчення, а також заснування відпустки.

Розділ  Х - соціальні пільги:

В даному розділі вказується найменування пільги і підстава, на основі якого вона присвоюється.

Розділ Х - додаткові відомості:

У цьому розділі здійснюються службові позначки ОК.

Розділ Х  - підстава звільнення:

Даний розділ заповнюється на підставі наказу про припинення трудового договору при звільненні працівника з підприємства. У разі звільнення працівника за власним бажанням, вказується причина звільнення, з'ясована в результаті співбесіди з звільняється працівником.

Оформлення перекладів та інших змін. Переведення працівника з одного підрозділу в інший проводиться на підставі «наказу про переведення» (форма Т-5). Даний наказ виписує інспектор відділу кадрів на підставі заяви працюючого. У наказі вказуються особисті дані працівника (прізвище, ім'я, по батькові), на яких умовах переведений (тимчасово або постійно), а також дані про колишнє місце роботи та новому (відділ, ділянка, професія, посада, розмір тарифної ставки, окладу, надбавки до окладу), підстава для перекладу (заява, доповідна), вид перекладу форма і система оплати праці і тривалість робочого дня. Відповідні зміни вносять до особової картки перекладного працівника, а також проводиться запис в особовому рахунку або картці-довідці у відділі бухгалтерії та особиста картка із змінами передається з відділу, де він працював у відділ, де буде працювати.

Порядок обліку відпусток. Чергові та додаткові, а також навчальні та інші відпустки надаються працівникам відповідно до трудового законодавства і колективного договору.

На працівника, який іде у відпустку, оформляється «Наказ про надання відпустки». У ньому вказується вид відпустки, кількість робочих днів за кожним видом відпустки, загальне число відпускних днів, за який період надається відпустка, дата виходу у відпустку і повернення, а потім робиться відповідний запис у наявній у відділі особистій картці (форма Т-2).

Оформлення звільнень. Звільнення працівників з підприємства проводиться відповідно до чинного законодавства. Інспектор відділу кадрів виписує на звільняється «Наказ про припинення трудового договору» (форма Т-8), який потім візує начальник відділу, де безпосередньо проходила роботі, і начальник відділу кадрів. Даний наказ містить: особисті дані звільняється, відомості про роботу (відділ, ділянка, професія, посада, розмір тарифної ставки), умови праці, причину звільнення і підстава для звільнення. «Наказ про припинення трудового договору» зберігається в бухгалтерії як підставу для контролю проведених розрахунків.

Облік фахівців з вищою і середньою спеціальною освітою. Облік фахівців з вищою і середньою спеціальною освітою необхідно вести відповідно до даної інструкції з типовою формою Т-2.