1.4 Информация, требования, предъявляемые к качеству информации

Говоря об информатике и информатизации, нельзя не сформулировать, что же понимается под информацией. ''Информация, - по определению Норберта Винера, - это обозначение содержания, полученного человеком из внешнего мира в процессе нашего приспособления к нему и приспособления к нему наших чувств. Процесс получения и использования информации является процессом нашего приспособления к случайностям внешней среды и нашей жизнедеятельности в этой среде". Информация - это знания для других, отчужденные

от их первоначального живого источника (генератора) и ставшие сообщениями (в той или иной степени переработанными). К информации относятся знания, сконцентрированные в статьях, книгах, патентных описаниях, устных сообщениях (непосредственно, по телефону, радио, телевидению), в управленческих документах (отчетах, планах, предписаниях и т.п.), проектной документации, моделях, алгоритмах, программах и т.д.

Качество информации применительно к деятельности предприятия определяется тем, насколько рациональны и обоснованы управленческие решения, принятые руководством предприятия на ее основе. Качественная информация должна обеспечивать возможность адекватной оценки ситуации и выработки эффективных оперативных и стратегических решений.

Обычно считают, что информация качественная, если она достоверна, точна, актуальна, доступна по запросу и представлена в удобной для понимания и использования форме.

Рассмотрим спецификации и особенности выделенных выше требований к информации.

Достоверность. Используемая для управления предприятием и принятия управленческих решений информация должна быть максимально достоверной. Недостоверная информация приводит к искажению информационной модели предприятия, а решения, базирующиеся на искаженной информационной модели, приводят к неправильным действиям и прямым убыткам.

Точность и достоверность очень близкие характеристики, но не синонимы. Например, для того чтобы отгрузить товар клиенту, недостаточно достоверно знать, что поступила оплата от клиента, нужно точно знать, какая именно сумма поступила. Точно так же недостаточно просто достоверно знать, что за определенные нарушения могут последовать штрафные санкции, а необходимо точно знать, при каких именно нарушениях и какие санкции могут наступить.

Актуальность. Информация должна содержать сведения, которые действительны в момент ее использования. Что толку получить исчерпывающую информацию, когда "поезд ушел"?

Доступность по запросу. Это одно из важнейших свойств качественной информации. Поскольку информация представляет собой обобщенные и обработанные данные, очевидно, что на обработку тратится какое-то время. Если время ожидания подготовки информации слишком велико, она может утратить свою актуальность.

Удобная форма представления. Информация, поступающая лицам, принимающим решения, должна максимально содействовать этому процессу. Недостаточно обработанная, плохо структурированная или представленная в неудобном для восприятия виде информация может не только существенно замедлить процесс принятия решений, но и потребовать вовлечения управленческого персонала в переработку информации, что в принципе не является их работой и может быть выполнено менее квалифицированным персоналом.

Информация, удовлетворяющая этим требованиям, может считаться качественной.