Журнал регистрации работников, направленных в командировку

№ по порядку	ФИО командированного	должность	Место командировки	Цель командировки	Продолжительность (дней)	Время пребывания в командировке	Отметка о выполнении задания
1	2	3	4	5	6	7	8

По данному журналу можно установить целесообразность и законность возмещенных командировочных расходов. При дальнейшей проверке уделяется внимание правильности составления авансовых отчетов и оплаты суточных, расходов по найму жилья и проезда.

Чтобы проверить правильность начисления суточных необходимо установить наличие отметок на командировочном удостоверении о датах прибытия, убытия из пунктов назначения и отметки сверяются с датами проездных билетов. День отъезда и день приезда считается как двое суток. Срок командировки должен соответствовать указанному в приказе.

Стоимость проезда проверяется на основании проездных билетов всеми видами транспорта кроме такси. Если командированный ехал ночью и покупал постельные принадлежности, то они оплачиваются при наличии с обратной стороны билета отметки начальника состава.

Стоимость жилья оплачивается согласно сумме указанной в предоставленных счетах или квитанциях гостиниц. Если квитанции или чеки не представлены, то расходы возмещаются в минимальном размере, установленном государством.

Оплата суточных, квартирных и других расходов в больших размерах может производиться только за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия.

В соответствии с действующим законодательством работник должен отчитаться в течение трех дней по возвращении из командировки Для указанных целей предназначен авансовый отчет, составляемый работником и утверждаемый руководителем предприятия.

Для того чтобы проверить, как соблюдались сроки предоставления авансовых отчетов, контролирующее лицо может составлять вспомогательную ведомость.

Ведомость проверки соблюдения сроков отчетов по выданным под отчет суммам и наличия остатков неиспользованных сумм.

№ авансового отчета	Сумма использованных средств	Срок отчета	Количество дней просрочки	Сумма штрафа	Примечание
1	2	3	4	5	6

Все случаи переплат или недоплат фиксируется в акте ревизии.

Завершая проверку расчетов с подотчетными лицами необходимо установить правильность составления корреспонденции счетов по полученным и списанным суммам, поскольку имеют место случаи списания их на издержки производства без документального подтверждения. Для этих целей также может быть составлена вспомогательная ведомость:

№ авансового отчета	Корреспондирующий счет	Сумма	Содержание операции	Рекомендуемая проводка	Дальнейшая проработка
1	2	3	4	5	6

Так же проверяется правильность подсчета оборотов и выведения сальдо по каждому подотчетному лицу в журнале-ордере №7 АПК, Главной книге и правильное отражение в балансе субъектов хозяйствования.

Таким образом, все нарушения расчетов с подотчетными лицами, которые встречаются в практике, можно объединить в две группы:

1. допускаемые администрацией предприятия;

2. возникающие по вине подотчетного лица при недосмотре или попустительстве администрации.

К первой группе нарушений относятся:

• отсутствие утверждённого списка строго ограниченного круга лиц, которым могут выдаваться подотчётные суммы на операционные и хозяйственные расходы;

• выдача денег в подотчёт на операционные и хозяйственные нужды работникам, не предусмотренным в списке;

• выдача подотчётных сумм лицам, не имеющим трудовых отношений с контролируемым предприятием;

• выдача подотчётных сумм на расходы, которые могут быть оплачены через кассы или банк;

• скрытое кредитование работников путём выдачи им авансов ранее наступления потребности в деньгах или вообще без всякой потребности;

• выдача подотчётных сумм лицу, имеющему задолженность по ранее полученному авансу;

• превышение предельных размеров авансов;

• несвоевременное принятие мер к принудительному взысканию задолженности подотчётного лица, не отчитавшегося о своих расходах или не вернувшего остаток средств в кассу, путём удержания его долга из оплаты труда.

Ко второй группе нарушений относятся:

• несвоевременное предоставление авансового отчёта и возвращение остатка денег в кассу;

• передача денег другому подотчётному лицу;

• расходование аванса не по назначению;

• не правильное оформление документов, подтверждающих использование аванса или авансового отчёта;

• предоставление оправдательных документов, искажающих размеры или направление действительного расходования средств.

=2=

Учитывая тот факт, что значительная часть материально-технического обеспечения с/х предприятия осуществляется через поставщиков, необходим контроль на данном участке. В результате контроля необходимо установить:

• достоверность и законность учетных данных о составлении расчетов;

• соблюдение расчетно-финансовой дисциплины и ее влияние на платежеспособность предприятия;

• реальность задолженностей.

Расчеты между субъектами хозяйствования осуществляются безналичным путем. Эти расчеты регулируются положением, которое утверждено постановлением Национального банка Республики Беларусь, поэтому при проверке расчетов контролирующее лицо должно руководствоваться этим положением.

В ходе проверки необходимо установить, правильно ли отражены по статьям баланса соответствующие остатки задолженности. Для этого считают остатки по каждому виду расчётов на одну и ту же дату по данным аналитического учёта, с остатком по синтетическому счёту 60, главной книги и бухгалтерского баланса.

Основным документом, который определяет правовой режим расчетных взаимоотношений поставщиков и подрядчиков, является договор. Поэтому проверку начинают с установления наличия такого договора и его изучения, то есть проверяют целесообразность приобретения материально-технических ресурсов, соблюдение установленных договором расчетов.

Наличие больших сумм дебиторской и кредиторской задолженности отрицательно сказывается на платежеспособности предприятия. При проверке и наличии такой задолженности ее подразделяют на следующие категории:

• текущая (нормальная), то есть задолженность, которая возникает ежедневно в процессе хозяйственной деятельности и наличие такой задолженности не является нарушением финансовой дисциплины;

• неоплаченная в срок, то есть в соответствии с положением о безналичных расчетах эта задолженность должна быть погашена и при наличии ее выясняют причины непогашения в установленные сроки;

• задолженность, по которой истекли сроки исковой давности - исковая давность исчисляется с момента возникновения права на предъявление риска. При наличии такой задолженности необходимо установить ее причины, какие меры были приняты к погашению задолженности. Такими мерами являются: письма-напоминания, выставление претензий, передача материалов юридической службе предприятия для предъявления иска, чтобы взыскать задолженность. Если же задолженность не востребовалась, меры не принимались для ее погашения, то выясняют виновных лиц и принимают меры материальной ответственности;

• спорная задолженность, то есть задолженность, по которой материалы переданы в хозяйственный суд или предъявлена претензия к поставщику, подрядчику, другой организации. Но еще не взысканная. При наличии такой задолженности необходимо обратить внимание на обоснованность или явно необоснованность с целью исполнения отказа суда в удовлетворении риска, чтобы списать нереальную задолженность на убытки.

• безнадежная задолженность, то есть задолженность, которую уже погасить невозможно, суд во взыскании отказал. В таком случае контролирующее лицо выясняет мотивы отказа, особенно если этот отказ был по причине пропуска срока исковой давности.

Периодически со всеми дебиторскими и кредиторскими задолженностями проводится инвентаризация расчетов, поэтому в процессе проверки необходимо установить и ознакомиться с результатами инвентаризационных расчетов и в документах хозяйства должны быть акты взаимосверки расчетов. Если расчеты ведутся правильно, то после сверки расчетов сальдо должно быть одинаковым и у субъекта хозяйствования и у контрагента по расчетам, если же имеются расхождения, то выясняются причины.

При контроле расчётов с поставщиками и подрядчиками необходимо установить наличие договоров поставки материально-технических средств, проверить целесообразность приобретения, соблюдение установленных договором расчётов.

Особое внимание уделяется проверке своевременности поставок соответствующего количества и качества материальных ценностей, а также использованию ревизуемым предприятием своих прав в случае нарушения условий договоров поставки.

При проверке обращается внимание на правильность применения поставщиками цен, на тарифы за услуги. Подобные факты обнаруживаются сопоставлением цен, указанных в счетах поставщиков с ценами, указанными в заключенных договорах.

При ревизии расчетов с подрядчиками устанавливают:

• включены ли строящиеся объекты в титульный список;

• обеспечены ли они соответствующими источниками финансирования;

• имеется ли проектно-сметная документация на строящиеся объекты;

• заключены ли договора с подрядчиками, и каковы условия расчетов (за объект в целом, за законченные технологические этапы и комплексы работ);

• правильность применения цен, расценок, нет ли приписок объемов выполненных работ;

• достоверность предъявленных к оплате расчетов с приложенными к ним актами о выполненных работах.

Если будут выявлены факты завышения объемов выполненных работ, неправильного применения цен, включения в счета расходов, не предусмотренных сметой, необходимо провести контрольный обмер выполненных объемов строительно-монтажных работ.

=3=

Завершающей стадией кругооборота средств предприятия является реализация произведенной продукции и от того, как правильно организован сбыт сельскохозяйственной продукции, учет и контроль за ее реализацией, во многом зависит успешное выполнение показателей производственно-финансовой деятельности предприятий. Поэтому важно обеспечить контроль за состоянием расчетов с покупателями произведенной продукции и особенно следует обратить внимание текущему и предварительному контролю со стороны руководителя, главного бухгалтера, других специалистов субъектов хозяйствования, а так же покупателей и вышестоящих организаций. Это, прежде всего, своевременность заключения договоров.

При проверке расчетов с покупателями устанавливается:

• заключены ли договора поставки продукции;

• правильно ли исчисляется суммы, причитающиеся предприятию за принятую ими продукцию;

• проверяют реальность задолженности покупателей, числящихся по счету 62.

Важным вопросом является проверка полноты и своевременности расчетов покупателей за принятую ими продукцию. С этой целью проводится инвентаризация расчетов.

Инвентаризация расчетов с иногородними покупателями производится высылкой копий карточки аналитического учета расчетов, здесь должно соблюдаться правило: «выписки высылают организации-кредиторы организациям-дебиторам». Данную выписку после проверки и внесения необходимых исправлений, подписей и заверения печатью предприятие-дебитор возвращает предприятию-кредитору в течение десяти дней со дня получения.

Если покупатели являются одногородними, то при проведении инвентаризации расчетов составляется акт взаимовыверки расчетов.

В тех случаях, когда по отдельным покупателям проверка выявила устойчивую задолженность, то ее обоснованность устанавливается по данным первичных документов, и актов взаимной сверки расчетов, выясняются причины, устанавливаются виновные лица.

По акту инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками необходимо исследовать задолженность, числящуюся на балансе в целом и по отдельным должникам, в том числе подтвержденную и неподтвержденную ими.

Текущая проверка товарно-транспортных накладных (ТТН), приемных квитанций помогает выявить факт недостач в пути, занижение объемов и качества продукции, цен, что следует устранять. В ходе документальных ревизий осуществляется проверка полноты и своевременности расчетов покупателей за принятую продукцию, для этого сопоставляют данные ТТН и приемных квитанций с расчетно-платежными документами. Если установлены значительные расхождения между датой реализацией продукции и датой поступления платежей анализируют их причину. В дальнейшем анализируют правильность формирования отпускной цены, выявляют факты занижения качества продукции и другие причины, способствующие обсчету субъекта хозяйствования со стороны покупателя. При обнаружении таких факторов формируют предложение для взыскания указанных сумм с покупателя в установленном порядке.

В завершении контроля расчетов с покупателями и заказчиками проверяют правильное составление корреспонденции счетов, что позволяет выявить ошибки, вскрыть факты умышленного искажения учетных данных с целью сокрытия допущенных нарушений.

=4=

Законодательство Республики Беларусь предусматривает, что за причиненный ущерб предприятию работниками, они обязаны его возместить.

Материальным ущербом считается недостача материальных ресурсов, порча, потери потребительских качеств, хищения, уничтожение и т. д. Причиненный предприятию ущерб работниками возмещается путем внесения соответствующей суммы в кассу хозяйства, либо путем удержания из его заработной платы. В случае отказа работниками от добросовестного внесения возмещения ущерба, предприятие обязано предъявить ему иск через суд и уже по решению суда производится принудительное удержание.

Проверка расчетов по возмещению материального ущерба осуществляется сплошным способом. В результате проверки устанавливают причины возникновения задолженности по возмещению материального ущерба, ее реальность.

Причинами материального ущерба могут быть:

• несвоевременное проведение инвентаризации;

• отсутствие должностного контроля материально-ответственным лицом за сохранностью материальных ценностей.

Поэтому ревизор, аудитор анализирует результаты инвентаризации проведенную за весь ревизуемый период и правильность принятых решений по этим результатам, а так же отражение в бухгалтерском учете выявленных отклонений. При этом нужно знать, что недостача материальных ценностей может быть в пределах норм естественной убыли и сверх норм естественной убыли.

Недостачу в пределах норм естественной убыли списывают на издержки производства, а сверх норм естественной убыли - на виновных лиц. Если виновные лица не установлены, то недостачу предприятие относит на издержки производства.

Выявив случаи материального ущерба, проверяющий анализирует, как правильно определена сумма ущерба, которую возмещает виновное лицо. В случае недостачи, хищения, умышленного уничтожения или порчи государственных материальных ценностей ущерб определяется по действующим свободным ценам, сложившимся на день вынесения решения о взыскании материального ущерба, а по ценностям, приобретенным за иностранную валюту по коммерческому курсу рубля к иностранной валюте, установленному Национальным банком Республики Беларусь. По материальным ценностям, на которые установлены регулируемые цены, ущерб определяется по этим ценам, увеличенным на сумму дотации.

На следующем этапе проверяется полнота и своевременность взыскания суммы причиненного ущерба. Для этого используют данные счета 73/2 и сопоставляют сроки возникновения задолженности, сроки погашения задолженности, поступившие в кассу или удержанные из заработной платы и в какой сумме.

Особое внимание уделяют списанию суммы причиненного ущерба на убытки. Для этого должно быть решение суда, о том, что ответчик не состоятелен, и в течение пяти лет эта сумма учитывается на забалансовом счете на тот случай, если изменится имущественное состояние ответчика, а если оно не изменится, то только после этого можно списать на убытки.

При наличии случаев материального ущерба за ревизуемый период необходимо выяснить причины, которые вызвали причинение ущерба и какие меры были приняты предприятием недопущение в дальнейшем подобных недостатков, а так же выяснить, не предъявлялись ли требования материально-ответственных лиц для принятия мер к созданию обеспечения условий хранения, приёмки и отпуска материальных ценностей, кроме того, в обеспечении сохранности собственности предприятия принадлежит и самому материально-ответственному лицу (принципиальность, честность, наличие договора и т. д.).

Важная роль в обеспечении сохранности собственности предприятия принадлежит предварительному письменному оформлению материальной ответственности работников. Поэтому необходимо проверить, заключены ли письменные договоры с материально – ответственными лицами о полной материальной ответственности за недостачу материальных ценностей, принятых под ответственность работника.

=5=

Проверка расчетов с прочими дебиторами и кредиторами производится по отдельным субсчетам к счету 76.

При проверке расчетов по исполнительным документам устанавливаются правильность удержаний из оплаты труда рабочих и служащих сумм по исполнительным листам в пользу других предприятий и лиц, а также своевременность перечисления удержанных сумм получателя..

Контроль расчетов с квартиросъемщиками и лицами, проживающих в общежитиях с точки зрения правильности начисления оплаты и своевременность, полноту погашения этой задолженности. Аналогично проверяют своевременность и полноту начисления и поступления взносов родителей за содержание их детей в детских дошкольных учреждениях. Для этого сравнивают посещение детей на определенные даты ревизуемого периода («Табель учета посещаемости детей в детских дошкольных учреждениях») с начисленной платой в « Ведомости расчетов с родителями за содержание детей в детских дошкольных учреждениях» и суммой поступившей в кассу предприятия в «Кассовой книге». По причине болезни работников, нахождения в командировке может возникать депонированная заработная плата. Поэтому в процессе проверки результатов необходимо уделить внимание правильности расчетов с депонентами, устанавливают причины и реальность возникшей задолженности, законность ее списания. Для установления реальности депонированной суммы необходимо сверить их в расчетно-платежной ведомости за соответствующий период, сличить подписи в различных документах (расходный кассовый ордер, платежная ведомость и т. д.) В практике имеют место случаи начисления оплаты труда работникам за невыполнение работы, которая в последствии депонируется и присваивается кассиром и бухгалтером, причем депонированная сумма может причитаться как работнику субъекта хозяйствования, так и вышестоящим лицам с целью присвоения денежных средств и в расходно-кассовом ордере подделывают подписи получателя денег, поэтому и сличают подписи, а в отдельных случаях приглашают выборочно депонентов для подтверждения полученной ими суммы.

Состояние расчетов за товары, проданные в кредит, изучаются по данным аналитического учета по счету 76/6. Проверяют, прежде всего, расчеты с покупателями, которые имеют просроченную задолженность.

В процессе проверки расчетов за товары, проданные в кредит, выясняют случаи неправильного взимания с должника платы за пользование кредитом или же невзымание ее совсем, а так же определяют причины просрочки задолженности. Основными причинами такой задолженности являются:

• выдача справок временным и сезонным работникам,

• выдача нескольких справок одновременно на приобретение товаров в кредит,

• несвоевременное возвращение торговым предприятиям поручения обязательства при увольнении работника.

В процессе проверки расчетов за товары, проданные в кредит, выявляются случаи неправильного взимания с покупателя платы за пользование кредитом, начисления пени за несвоевременное погашение кредита, отражения этих операций на счетах бухгалтерского учета.

=6=

Расчетные взаимоотношения субъектов хозяйствования строятся в соответствии с заключенными договорами. Договором определяются обязанности сторон, ответственность и другие. За невыполнение договорных обязательств виновной стороне предъявляются претензии, и виновная сторона уплачивает штраф. Выделяют следующие группы претензий:

1. поставщикам и подрядчикам за недопоставку материальных ценностей, завышение цен, за несоответствие качества поставленного товара, завышение объема работ, выполненных подрядчиками и т. д.

2. транспортным организациям за недостачу груза, за излишне уплаченные суммы при перевозке груза;

3. к банкам по суммам, ошибочно списанным с расчетного, валютного и других счетов;

4. по санкциям за несоблюдение договорных условий, признанных плательщиками или присужденных хозяйственным судом.

Претензия предъявляется после того, как предприятие узнало о нарушении своих имущественных прав и законных интересов другим предприятием. Претензии о возмещении стоимости недостающей продукции (товаров), ненадлежащего ее качества или некомплектной, в том числе об уплате штрафа за поставку такой продукции (товаров), предъявляются в течение месяца, о претензии, возникшие по другим основаниям, в течение двух месяцев.

По каждой претензии необходимо проверить ее обоснованность, своевременность и правильность оформления документации. Несоблюдение сроков предъявления претензий часто используется для сокрытия фактов хищения материальных ценностей, так как при отказе в удовлетворении претензии, числящиеся суммы списываются на издержки производства или другие счета. Поэтому очень важно изучить причины отказа поставщиков или транспортных организаций в удовлетворении претензий, протоколы рассмотрения претензионных дел в хозяйственном суде. Если за претензией скрывалось присвоение ценностей отдельными должностными лицами, необходимо принять меры по возмещению материального ущерба. В случае предъявления претензий транспортным организациям за недостачу груза в пути, следует проверить наличие коммерческих актов и правильность их оформления.

В процессе контроля выясняют обоснованность претензий, предъявленных ревизуемому предприятию поставщиками, подрядчиками, покупателями и заказчиками, о также устанавливают виновных лиц и сумму ущерба, причиненного предприятию путем погашения необоснованных претензий.