2.3. Закон України «Про Національний архівний фонд і архівні установи»

Закон України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» регулює відносини, пов'язані із формуванням, обліком, зберіганням і використанням Національного архівного фонду, та інші основні питання архівної справи.

2.4. Закон України «Про захист персональних даних»

Закон України « Про захист персональних даних» регулює правові відносини, пов’язані із захистом і обробкою персональних даних, і спрямований на захист основоположних прав і свобод людини і громадянина, зокрема права на невтручання в особисте життя, у зв’язку з обробкою персональних даних.

Розділ III. Архівний відділ апарату в Святошинської районної в місті Києві державної адміністрації

Під час проходження практики у архівному відділі адміністрації я була ознайомлена з Положеннями про архівний відділ апарату Святошинської районної в місті Києві державної адміністрації, відповідно до яких:

1. Архівний відділ апарату Святошинської районної в місті Києві державної адміністрації є структурним підрозділом Святошинської районної в місті Києві державної адміністрації, що утворюється головою районної в місті Києві державної адміністрації, підзвітний та підконтрольний голові, керівнику апарату районної в місті Києві державної адміністрації та відповідно Державному архіву міста Києва.

2. У своїй діяльності архівний відділ керується Конституцією та законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, рішеннями Київської міської ради, розпорядженнями голови Київської міської державної адміністрації та Святошинської районної в місті Києві державної адміністрації, наказами директора Державного архіву міста Києва, а також цим Положенням.

3. Основними завданнями архівного відділу є:

• реалізація державної політики в сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території району;

• координація діяльності структурних підрозділів держадміністрації, підприємств, установ та організацій усіх форм власності з питань архівної справи і діловодства, надання методичної та консультаційної допомоги;

• внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що створюються на території району та мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться;

• здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

4. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

• забезпечує зберігання, облік і охорону документів Національного архівного фонду, переданих архівному відділу органами державної влади, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності та об'єднаннями громадян, які діють (діяли) на території району, документів особового походження, друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;

• організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

• проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних підрозділів, які створені на території району, незалежно від форми власності та підпорядкування;

• інформує Державний архів міста Києва про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;

• подає Святошинській районній в місті Києві державній адміністрації пропозиції щодо складу органів державної влади, підприємств, установ та організацій району, документи яких надходять на державне зберігання;

• перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності з метою здійснення контролю за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення обліку та доступу до них, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів;

• надає консультаційно-методичну допомогу в організації діяльності архівної установи для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території району, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудового архіву);

• передає Державному архіву міста Києва у визначені ним терміни документи та довідковий апарат до них для постійного зберігання;

• видає архівні довідки, копії документів та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, забезпечує у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу на вимогу фізичних осіб, долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу;

• вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ;

• виконує інші функції, що випливають з покладених на архівний відділ завдань;

5. Відділ має право:

• одержувати в установленому порядку від структурних підрозділів Святошинської районної в місті Києві державної адміністрації, підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності інформацію, документи та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань;

• скликати наради з питань, що належать до його компетенції.

6. Архівний відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими структурними підрозділами Святошинської районної в місті Києві державної адміністрації, підприємствами, установами, організаціями та об’єднаннями громадян.

Працівники архівного відділу мають право для виконання покладених на них службових обов’язків відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства органів державної влади, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, а також право доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.

7. Архівний відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади головою Святошинської районної в місті Києві державної адміністрації за погодженням відповідно із керівником апарату Святошинської районної в місті Києві державної адміністрації та директором Державного архіву міста Києва.

8. Начальник архівного відділу:

• здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань;

• розподіляє обов’язки між працівниками відділу та контролює їх виконання;

• проводить прийом громадян, розглядає звернення, що належать до компетенції архівного відділу;

• розглядає номенклатури справ структурних підрозділів Святошинської районної в місті Києві державної адміністрації.

9. Для проведення експертизи цінності документів начальник архівного відділу входить до складу експертної комісії держадміністрації.

10. Для засвідчення архівних довідок, копій документів, витягів з них, необхідних для соціально-правового захисту громадян, архівний відділ використовує гербову печатку Святошинської районної в місті Києві державної адміністрації.

11. Коло службових обов’язків працівників архівного відділу визначається посадовими інструкціями.

12. Архівний відділ утримується за рахунок коштів бюджету міста Києва.