3 Учет денежных средств

3.1 Учет денежных средств в кассе

Учет денежных средств и расчетных операций осуществляется в соответствии с учетной политикой организации ОАО «БАРС» и порядком ведения кассовых операций в РФ, установленном письмом ЦБ РФ от 04 октября 1993 г. № 18. Порядок ведения наличного денежного обращения в организации осуществляется в соответствии с Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 5 января 1998г. №14-П.

Денежные средства в организации находятся в форме наличных денег в кассе, хранятся в банке на расчетных счетах, на специальных счетах, а также используются в виде чековых книжек и денежных документов.

Для принятия на учет, хранения и расходования наличных денежных средств и денежных документов на предприятии оборудована касса. Ведение кассовых операций возложено на кассира, материальная ответственность за сохранность денежных средств и денежных документов в кассе также возложена на кассира, с которым заключен договор «Обязательство кассира» типовой формы. Контроль за ведением кассовых операций возложен на главного бухгалтера.

Наличные денежные средства хранятся в кассе организации в пределах, установленных обслуживающим банком, лимита остатка денежных средств. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трёх рабочих дней на выдачу заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности и премий. Не использованные в течение этих дней суммы организация сдает в банк на расчетный счет. Денежная наличность сдается в банк в специальной сумке, к которой прикладывается сопроводительная ведомость. Основными каналом пополнения наличных денег в организации является поступления с расчетного счета и специальных счетов в банке. Кроме того, в кассу организации поступают неиспользованные остатки подотчетных сумм, выручка от продажи продукции и др.

Для получения денег с расчетного счета учреждением банка выдана организации на основе специального заявления чековая книжка, в которой все чеки заранее пронумерованы. При выписке чека на обороте обязательно указывают назначение полученной суммы. Все реквизиты в чеке заполняют непосредственно в организации. Чек выписывается на кассира. Сумма получения пишется прописью и с заглавной буквы.

Поступление денежных средств в кассу оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1). Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре кассиром, подписывается главным бухгалтером.

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

Расходный кассовый ордер (форма № КО-2). Применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Выписывается в одном экземпляре кассиром, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером.

Порядковые номера для кассовых ордеров устанавливают с начала года. На все кассовые документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, после их исполнения кассир ставит специальный штамп: «Получено» - на приходных документах и «Оплачено» - на расходных с указанием даты.

Все приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в книге приходных кассовых документов и в книге расходных кассовых документов за январь 2012 г (Приложение Д).

Кассовая книга (форма № КО-4) применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано ______ листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Деньги из кассы выдают также на основании платежной ведомости при выплате заработной платы, подписанной руководителем и главным бухгалтером. При получении денежных средств рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости. Расходный кассовый ордер составляется на фактически выплаченную по ведомости общую сумму заработной платы. Против фамилий лиц не получивших деньги кассир ставит штамп «депонировано». На титульном листе платежной ведомости делают надпись о фактически выплаченной сумме, а также о сумме, оставшейся недополученной и подлежащей депонированию. Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу (Приложение Е). Далее бухгалтер проверяет отчет кассира и полученные бухгалтерские регистры по счету 50 (ведомость аналитического учета). После их получения кассир проверяет правильность отраженных в них записей, подписывает их и передает отчет кассира вместе с приходными и расходными ордерами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги. Вкладные листы брошюруются в конце года в хронологической последовательности. Общее количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, после чего кассовая книга отпечатывается.

Синтетический учет наличия и движения денежных средств в кассе ведется на счете 50 «Касса» (балансовый, основной инвентарно-денежный, активный). По дебету счета отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации, по кредиту - выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

Синтетический учет по счету 50 ведется в журнале-ордере №1 (Приложение Ж) на первой стороне которого открывается ведомость №1 (Приложение И). Это регистр месячного обобщения, в нём отражаются кредитовые обороты, а в ведомости - дебетовые. Основанием для бухгалтерских записей в журнале-ордере являются проведенные отчеты кассира с приложенными к ним первичными документами. Итоги кредитовых оборотов по счету 50 с подразделениями на корреспондирующие счета переносят ежемесячно из журнала-ордера №1 в главную книгу.

К счету 50 в организации открыт субсчет 2 «Денежные документы», на котором учитываются денежные документы (оплаченные авиабилеты, почтовые марки, проездные билеты и др.). Денежные документы оформляются кассовыми ордерами. Их данные заносятся в книгу движения денежных документов, синтетический учет ведется в журнале-ордере №1/1, ведомости №1/1 (Приложение К). По окончанию периода остатки по журналу-ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов.

Не реже одного раза в месяц проводят в организации инвентаризацию кассы с обязательным полным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Создается специальная комиссия, составляется акт инвентаризации наличных денежных средств, выясняются причины излишек и недостач.

Типовая корреспонденция по учету денежных средств в кассе приведена в журнале хозяйственных операций за январь 2012г.

Схема движения информации по учету денежных средств в кассе приведена на рисунке 1.

Рисунок 1 - Схема движения информации по учету денежных средств в кассе.

В бухгалтерском балансе организации остаток наличных денежных средств отражается по строке 261 и входит в итог строки 260 «денежные средства».