10.2 Учет расчетов с подотчетными лицам

Подотчетным является лицо, получившее в кассе организации аванс на хозяйственные и командировочные расходы. Сумма, выданная на эти цели, является подотчетной. В организации существует список подотчетных лиц, утвержденный приказом руководителя.

Выдача аванса на хозяйственные расходы подотчетным лицам производится из кассы организации по РКО (форма КО-2) на основании заявления, в котором отмечается, на какие цели необходим аванс с указанием ориентировочной стоимости и общей суммы денежных средств, необходимых на хозяйственные нужды. Аванс выдается на конкретный срок, по истечении которого в течение 3-х дней работник должен отчитаться по полученным суммам. Расходы на командировку относятся на счета затрат.

Основным документом является авансовый отчет, к которому прикладываются кассовые и товарные чеки, накладные и товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, квитанции счетов об оплате потребленных услуг (Приложение 19).

Для расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам применяются документы:

1) приказ о направлении работника в служебную командировку (форма Т-9) издается руководителем, содержит информацию о том кто, куда, на какой срок и с какой целью командируется для выполнения задания;

2) Командировочное удостоверение (форма Т-10) Выписывается на основании приказа секретарем, на оборотной стороне указывается дата выбытия.

В течение 3-х дней после возвращения из командировки работник должен представить авансовый отчет (форма АО-1), приложить к нему оправдательные документы, письменный отчет о выполненной работе за период командировки (форма Т-10а) (Приложение 19).

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе субсчетов. Выдачу денежных авансов отражают по дебету счета 71, а расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71, а также списывают с кредита возвращенные остатки недоиспользованных сумм. Аналитический учет по счету 71 ведется в разрезе подотчетных лиц. Также с кредита счета 71 списывают невозвращенные суммы аванса, например, в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а далее со счета 94 суммы авансов списывают в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале-ордере №7 (Приложение 20). В конце года данные заносятся в Главную книгу.

Рисунок 11 - Схема движения информации по учету расчетов с подотчетными лицами.

Задолженность по авансам, выданным подотчетным лицам, отражается в активе баланса по строке 240 «Дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты».

10.3 Учет расчетов с персоналом по прочим операциям

Расчеты с персоналом по прочим операциям учитываются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». По дебету счета учитывается остаток и увеличение дебиторской задолженности или уменьшение кредиторской задолженности, а по кредиту - остаток и увеличение кредиторской задолженности или уменьшение дебиторской задолженности. Аналитический учет ведется в выписке из ведомости № 7 (по дебету счета) по каждому работнику. (Приложение 21), синтетический учет по счету 73 ведется в журнале-ордере № 8 (Приложение 22).

К счету 73 открыты следующие субсчета:

1. «Расчеты по предоставленным займам»;

2. «Расчеты по возмещению материального ущерба»;

3. «Расчеты по прочим операциям».

На первом субсчете учитываются расчеты с работниками по выданным им кредитам на индивидуальные нужды (жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков и др.). Кредиты выдаются на срок согласованный с банком-заимодавцем, за пользование кредитом с работника взимается определенный процент, который устанавливает банк. По дебету счета 73, субсчет 1, учитывают выданные работникам ссуды и начисленные проценты, а по кредиту - погашение ссуды и начисленных процентов. Выдача ссуд может осуществляться через кассу организации, может происходить выдача непосредственно банком в счет предоставленного организации кредита. Погашение ссуд может осуществляться непосредственным внесением денежных средств в кассу организации так и при удержании очередных взносов из заработной платы работника.

В январе выдан беспроцентный заем Борисову. Аналитический счет по субсчету 73.1 открывается отдельно для каждого работника, получившего кредит.

На субсчете 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» счета 73 учитываются расчеты с работниками по выявленным недостачам, растратам, хищениям денежных и имущественных ценностей, подлежащих взысканию с виновных лиц по исполнительным листам правоохранительных органов. Кроме того, здесь же учитываются расчеты с должностными лицами по начетам и возмещению причиненного ущерба в случаях и размерах, предусмотренных постановлениями о материальной ответственности работников. В частности, здесь учитываются отнесение в установленном порядке ущерба и потери от брака, простоев из-за неправильного расходования денежных сумм, выданных под отчет и др. В соответствии с действующим законодательством в организации сумму причиненного ущерба исчисляют в размере стоимости недостающих или испорченных ценностей по рыночной стоимости. Выявленная недостача до выяснения порядка её списания берётся на баланс по стоимости, учтенной на материальных счетах. После решения суда или других правоохранительных органов (возможно решение руководителя) сумма материального ущерба относится на виновное лицо, а разница между взыскиваемой суммой и стоимостью недостающих ценностей учитывается на счете 98-3 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей». Возмещение материального ущерба может осуществляться работником в добровольном порядке путем внесения денежных средств в кассу организации или через удержание соответствующих сумм из заработной платы виновного лица. В случае отказа работника от добровольного возмещения ущерба администрация организации может производить удержание ущерба из суммы заработной платы, на основании решения судебных органов о виновности работника. Суммы, которые не могут быть взысканы с виновного лица из-за его неплатежеспособности или по другим причинам, предусмотренным законодательством, списываются в дебет счета 91.2 «Прочие расходы».

Синтетический учет расчетов по возмещению материального ущерба ведется в журнале-ордере № 8 (по кредиту счета) (Приложение 22).

Схема движения информации по учету расчетов с персоналом по прочим операциям представлена на рисунке 12.

Рисунок 12 - Схема движения информации по учету расчетов с персоналом по прочим операциям.

В бухгалтерском балансе задолженность работникам по прочим операциям включается в итог строки 240 «Дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты».