11 Правила выделения бизнес-процессов. Влияние организационной формы управления.

Реализация выделения бизнес-процессов с точки зрения их числа и размеров не является формализованным процессом и представляет довольно сложную проблему. Однако, можно выделить ряд факторов, которые влияют на решение этой проблемы и сформулировать некоторые критерии. К таким можно отнести следующие факторы: - организационные формы управления; - систему финансового учета; - необходимость документирования процессов; - назначение владельцев процесса.

-----

При определении размера и числа процессов используются правила.

Правило 1. Размер процесса и численность сотрудников в нем зависит от структурной единицы, для которой составляется бюджет.

Структурные подразделения предприятия, как правило, объединены в существующую систему управления организацией по функционально-административному признаку.

Строить в организации еще одну систему управления, которая будет параллельна действующей нецелесообразно. Первоначальное объединение сотрудников по признаку принадлежности к процессам можно производить на основе штатного расписания с указанной численностью сотрудников. Чаще всего при классификации построения организационных структур рассматривают линейно (предметно) - функциональные и матричные. Линейно (предметно)- функциональная структура характерна для организаций малого и среднего размера, а также для крупных предприятий, выпускающих монопродукт.

Правило 2. Размер процесса должен быть не меньше, чем величина объекта управления (подразделения), для которого составляется документированный план. План представляет собой официальный документ, который является законом для подразделений организации и содержит механизмы координации деятельности и распределения ресурсов.

Выделяют долгосрочные планы (со сроком от года и больше) и оперативные планы (со сроком до года с разбивкой по кварталам). Так как планы разрабатываются по направлениям деятельности, они должны отвечать следующим требованиям: - должны быть увязаны (скоординированы) между собой по срокам и используемым ресурсам; - должны быть доведены до сведения руководителей, отвечающих за направления работы; - должны контролироваться и пересматриваться в процессе их реализации.

Функции планирования осуществляют планово диспетчерские подразделения (отделы, бюро и т. п.). Отсюда следует, что планирование результатов процессов должно совпадать с существующей системой планирования предприятия, иначе придется создавать параллельную систему планирования.

12 Правила выделения бизнес-процессов. Влияние системы финансового учета затрат. Влияние документирования процессов.

Правило 3. Размер процесса определяется экономической целесообразностью. А именно создаётся ограниченное число центров затрат финансового учета. Система управленческого учета должна включать результаты процесса (показатели расхода ресурсов на единицу продукта или времени) и показатели удовлетворенности клиентов результатами процесса.

Количество центров финансового учета затрат должно быть ограниченным и конечным. Слишком подробная система учета может привести к тому, что цена сбора и обработки информации будет превышать стоимость системы учета. Схема бизнес-процессов и центров финансового учета должны совпадать.

Правило 4. Размер процесса определяется разбиением сквозной цепочки создания добавленной стоимости на промежуточные отрезки (подпроцессы, функции). При выделении процессов нужно учитывать технологическую цепочку создания продукта. Иногда для создания системы учета удобнее, чтобы цепочка была разбита на конечное число отрезков, каждый из которых завершается созданием законченного продукта (полуфабриката), для которого можно подсчитать затраты на его создание.

Правило 5. Размер процесса, численность сотрудников в нем должны быть достаточно большими, чтобы создание комплекта документации было экономически целесообразным. Для управления процессом необходимо создание полноценного комплекта документации. В него входят: регламент процесса, должностная инструкция владельца процесса, документация по выполнению технологии процесса исполнителями.

Количество процессов, выделяемых в организации, напрямую зависит от размера организации и действующей системы управления.

При построении системы процессного управления не следует выделять большое количество процессов, чтобы не потерять здравый смысл управленческой деятельности в большом объеме бумаг.