36 Сущность и этапы совершенствования бизнес-процессов.

Под воздействием колеблющегося спроса на продукцию, а также диверсификации факторов производства и методов обслуживания потребителей российские предприятия все чаще сталкиваются со снижением конкурентоспособности, уменьшением своей доли рынка, падением уровня рентабельности производства. Это вызывает необходимость быстро и с минимальными затратами проводить изменения системы управления, и, в первую очередь, совершенствовать бизнес-процессы предприятия.

Общепринятыми являются следующие этапы совершенствования бизнес-процессов:---определение приоритетных бизнес-процессов в направлении совершенствования;---анализ бизнес-процессов и выявление их сущности;---генерация идей по совершенствованию бизнес-процессов;---генерация постановок задач совершенствования бизнес-процессов.

На стадии определения приоритетных бизнес-процессов в плане совершенствования предпочтительным является метод выявления критического инцидента. Цель этого метода обнаружить на основе опросов персонала часто повторяющиеся проблемные процессы или отдельные эпизоды деятельности. При сборе данных используются контрольные листы, содержащие всю информация по бизнес-процессам.

Для анализа бизнес-процесса и выявления его сущности применяются коллективные методы принятия решения.

На стадии генерации идей целесообразно применять не единичный сеанс мозгового штурма, а синтез различных разновидностей этой технологии.

На четвертом этапе для генерации постановок задач совершенствования бизнес-процессов наиболее проработанным является анализ силового поля, разработанный Куртом Левиным для наглядного представления проблем, возникающих в бизнес-процессах [1]. В данном случае каждая проблема представляется как баланс двух противоположно направленных систем сил. Силы одной из этих систем пытаются изменить текущую ситуацию в лучшую сторону и называются движущими. Противостоящие им силы стремятся изменить ситуацию в худшую сторону и называются сдерживающими. Здесь обсуждается наихудшая и идеальная из возможных ситуаций, касающихся данного бизнес-процесса, а также движущие и сдерживающие силы их развития.

37 Современные методы анализа и оптимизации бизнес-процессов: устранение неэффективных процедур, распределение ответственности за выполнение бизнес-процесса и делегирование полномочий по принятию решений.

38 Современные методы анализа и оптимизации бизнес-процессов: связывание параллельных работ, фиксирование информации у источника и включение обработки информации в реальную работу.

39 Современные методы анализа и оптимизации бизнес-процессов: сущность метода Ресурсные и операционные драйверы.

В проекте по анализу и оптимизации бизнес-процессов можно выделить 4 этапа.

1. Ранжирование бизнес-процессов и выбор приоритетных для анализа и оптимизации.

Как известно, далеко не во всех бизнес-процессах можно и целесообразно проводить изменения. Поэтому в первую очередь рекомендуется выбрать наиболее важные и проблемные бизнес-процессы, в которых высокая готовность к проведению изменений.

2. Анализ бизнес-процессов с помощью выбранных методов. Необходимо выбрать наиболее актуальные методы анализа для конкретных бизнес-процессов с учетом их специфики и проблемности. Далее необходимо подготовить технологии, программные продукты и исходные данные для реализации методов. Реализовать методы, сформировать Отчет по анализу и рекомендации / задачи по оптимизации.

3. Оптимизация бизнес-процессов. Реализация рекомендаций / задач по оптимизации.

4. Регламентация и внедрение оптимизированных бизнес-процессов.

Появление новых объектов учета - операций - приводит к необходимости установления соотношений между ресурсами и операциями, а также операциями и продуктами.

Для определения количества ресурса, потребляемого операцией, служат драйверы ресурсов (resource driver). Слово «драйвер» в данном случае означает преобразователь, т.е. управляющий стоимостью ресурсов. В численном выражении это можно назвать коэффициентом, определяющим долю ресурса, потребляемого операцией, от общего имеющегося в наличии ресурса. Для того, чтобы не использовать массу определений, не отражающих в полной мере значения слова «драйвер», оставим этот термин без перевода. Драйвер ресурса показывает, какая часть ресурса потребляется данной операцией.

Теперь рассмотрим драйвер операции (activity driver), служащий для определения участия операций в производстве объектов стоимости (например, продуктов). Здесь все аналогично драйверам ресурсов. Операция может участвовать в производстве нескольких объектов стоимости и необходимо определить, какая часть стоимости операций будет отнесена на продукт.

Одной из самых сложных проблем ABC является точный расчет драйверов ресурсов и операций. Здесь возможны различные варианты: от непосредственного измерения до усредненных оценок за период деятельности. Непосредственный учет может быть организован на автоматизированном производстве. В обычных условиях этот вид учета требует значительных затрат.

В случае использования автоматизированной системы, которая фиксирует начало заполнения заказа (внесения информации о клиенте) и окончание работы над заказом Менеджера по продажам, можно получить отчет по затратам рабочего времени на обработку каждого заказа и провести анализ: какие заказы требуют большего времени и, следовательно, требуют больших трудозатрат.