4.2. Елементи та характеристики інформаційного забезпечення

Для побудови ефективної інформаційної системи необхідно структурувати інформаційні потоки й їхнє оточення. Нагадаємо, що інформаційний потік () - це сукупність циркулюючих повідомлень, необхідних для управління й контролю за процесами. Іншими словами інформаційний потік можна кваліфікувати як інформаційні ресурси, що перебувають у процесі цілеспрямованого руху і мають певні характеристики.

!	Основними характеристиками інформаційного потоку є обсяг, тривалість і напрям руху, його зміст і вартість

Вартість інформаційного потоку є складовою фінансового потоку і визначається сукупністю витрат, пов’язаних з організацією інформаційного потоку. Інформація, що входить до потоку, має ряд якісних характеристик, а саме, корисність, достовірність, зрозумілість, значущість тощо (рис. 4.1).

Рис. 4.1. Елементи та характеристики інформаційного забезпечення підприємства

Всю інформацію, що циркулює в системі управління потенціалом, можна об’єднати в такі чотири блоки:

Блок А охоплює інформацію про реальний стан виконання завдань.

До блоку Б належить прогнозна інформація, що характеризує поставлені цілі й умови, в яких буде відбуватися прогнозований процес, – це інформація про перелік майбутніх робіт, їхні обсяги, планові терміни виконання тощо.

Блок В відображає довідково-нормативну інформацію, до якої належать нормативні й аналогові матеріали, тобто документи, що регламентують діяльність підприємства, довідники товарів, упакувань, транспортних засобів; географічну інформацію (країни, міста, порти, аеропорти, склади і т.д.); фінансову інформацію (коди валют, поточні курсові співвідношення, кредитні та депозитні ставки банків); дані про рівень цін на товари або послуги; норми і нормативи товарних запасів тощо. У цьому блоці зберігаються дані про сукупність усіх операцій, необхідних для виконання того чи іншого потокового процесу.

Блок Г стосується інформації зворотного зв'язку, що включає дані про відхилення фактичних показників формування і використання потенціалу підприємства від планових.

Принципова схема циркуляції управлінської інформації про логістичну діяльність охоплює вище вказані блоки і використовується при розробці логістичних рішень за наведеною на рис. 4.2 послідовністю.

Рис. 4.2. Алгоритм розробки управлінського рішення за допомогою

інформаційної системи

Програма підготовки рішень ґрунтується на прогнозній інформації стосовно передбачених на майбутнє робіт (блок Б), на інформації довідково-нормативного блоку В про ціни, кредитні та депозитні ставки банків, курс валют, нормативи товарних запасів тощо та на інформації з блоку А про кон’юнктуру ринку, можливості постачальників, попит покупців і схеми товарів, фінансову спроможність підприємства з урахуванням ефективних джерел залучення фінансових ресурсів. Блок зворотного зв'язку надає дані про відповідність фактичних параметрів роботи плановим завданням. Така інформація є базою даних, яка виступає у формі комп’ютерних файлів, інструкцій, документованих звітів і планових записів.

Далі здійснюється реалізація планових завдань.

Блок контролю порівнює фактичну та планову ситуації, на основі чого робляться висновки про значущість відхилень. Несуттєвими відхиленнями фактичної ситуації від планової визнаються такі, що можуть бути швидко ліквідовані і не вплинуть на виконання плану. Про відхилення, що не відповідають цій вимозі, блок контролю направляє відповідну інформацію керівнику вищого рівня для вжиття заходів коригування прогнозної ситуації.

Кожна операція «знаходиться» на екранах відповідних виконавців до моменту, поки особою, відповідальною за виконання всієї роботи в цілому, не буде введена інформація про її завершення, а відтак знята з екранів. Після виконання всіх операцій робота закривається як виконана.