7.Оформлення наказу

Наказ – це розпорядчий документ, що видається керівником установи . Накази з особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення. У заголовку такого наказу зазначають: «Щодо особового складу».

Реквізити наказу такі:

1 Назва підприємства або установи, що видає наказ.

2 Назва виду документа.

3 Дата підписання.

4 Номер.

5 Назва місця видання наказу.

6 Стислий зміст наказу (заголовок).

7 Текст наказу.

8 Підстава для складання.

9 Підпис керівника підприємства (установи).

Наказ повинен також мати позначення про безпосереднього виконавця (прізвище та ініціали, посада, номер телефону), а також візи посадових осіб, з якими погоджено проект наказу.

Кожний пункт наказу починається з дієслова в наказовій формі (прийняти, призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання. Всі ці реквізити друкуються від межі лівого берега. Текст підстави друкують через 1 міжрядковий інтервал.

Накази щодо особового складу, за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку рекомендують з прізвища, імені та по батькові працівника на звороті. Потім зазначається посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд), найменування структурного підрозділу, дія, що оголошується наказом.

Після тексту розпорядчої частини зазначається підстава підготовки наказу (розпорядження).

Проект наказу (розпорядження), у разі потреби, погоджується з відповідними посадовими особами, коло яких встановлює керівник підприємства, установи, організації.

Завізований проект наказу (розпорядження) подається на підпис керівникові. Після підписання наказ (розпорядження) реєструється у книзі реєстрації наказів, що має таку форму:

• номер наказу;

• дата реєстрації;

• стислий зміст;

• ким підписано (прізвище, ініціали);

• кому направлено (оголошено під розписку).

У груповому наказі (розпорядженні), який передбачає декілька питань, рекомендується розміщувати їх у такій послідовності:

• прийняття на роботу (призначення на посаду);

• переведення на іншу постійну роботу (на даному підприємстві, в установі, організації);

• звільнення з роботи;

• надання відпусток;

• заохочення;

• стягнення.

У кожній групі питань прізвища працівників розміщують в алфавітному порядку.

6. Оформлення протоколу

Протокол – один із найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, прийняті в результаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова і секретар, а протоколи засідань комісій – усі члени президії.

Протокол має такі реквізити:

1) назву установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція;

2) назву виду документа;

3) дату проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації ліворуч.

4) зазначають місце проведення (назву міста);

5) порядковий номер;

6) назву зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича або розши­рена нарада);

7) кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. За великої кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а у протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо присутніх не більше 10-12 осіб, то вказують усі прізвища;

8) посади, прізвища, ініціали і керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії);

9) порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції (питання формулюють у називному відмінку);

10) текст;

11) перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

11) підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови й секретаря).

Основний текст протоколу відповідно до порядку денного поділяється на пункти. Кожний пункт містить: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ».

Слово «СЛУХАЛИ» друкують великими літерами, ставлячи після нього двокрапку. У наступному рядку з абзацу вказують ініціали та прізвище доповідача (у називному відмінку) й тему доповіді. Далі викладають основний зміст доповіді або зазначають, що текст додається.

Так само оформляють пункт «ВИСТУПИЛИ».

У пункті «УХВАЛИЛИ» повністю записують прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої частини й резолюції.

Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосуванням, результати оформляють окремими протоколами лічильної комісії; в одному зазначають склад комісії, в другому - результати голосування.

Результати голосування з кожної кандидатури записують так: 1. За Василишина Ю. Г. — 50 голосів, проти — 0, утримався — 1.

Текст протоколу має бути точним, лаконічним, укладеним на основі виступів, повинен усебічно характеризувати обговорюване питання з додержанням змісту і форми викладу, позиції учасників.