3. Зберігання і користування архівними документами

Архів зберігає документи НАФ в особливому режимі, що забезпечує їх збереженість і збереженість інформації, що міститься в них, цілісність упорядкованих документальних комплексів (архівних фондів, архівних колекцій, архівних зібрань тощо), доступність їх для користувачів. Для цього архів веде комплектування, здійснює заходи щодо забезпечення збереженості документів, створює і вдосконалює довідковий апарат, забезпечує умови для користування документами, задовольняє інформаційні запити органів державної влади, інших юридичних осіб, забезпечує реалізацію конституційних прав фізичних осіб щодо одержання архівної інформації, з власної ініціативи здійснює використання архівної інформації в державних. та суспільних інтересах, а також регулює доступ до документів, що спеціально охороняються законодавством.

За категоріями доступу документи НАФ поділяються на документи з відкритим (необмеженим) ДОСТУПОМ та документи з обмеженим доступом: документи з таємною інформацією, документи з конфіденційною інформацією та документи з особливими умовами доступу. Виокремлені за цією ознакою документальні комплекси на міжархівному рівні організаційно не розмежовуються.

Документи з конфіденційною інформацією та документи з особливими умовами доступу організуються на загальних засадах і підлягають окремому обліку у відповідних допоміжних облікових документах.

Таємні документи організуються в порядку, передбаченому спеціальною інструкцією, з віднесенням їх до відповідних архівних фондів або нефондових комплексів на загальних засадах.

Строки зберігання документів визначаються Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженим наказом Головархіву України від 20.07.98 р. № 41. Законодавством не передбачено відповідальність за недотримання строків зберігання документів, однак Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» передбачає відповідальність за недбале зберігання, псування, знищення, приховування, незаконну передачу іншій особі документів Національного архівного фонду.

Основні вимоги до умов зберігання архівних документів, що забезпечують їх належну збереженість, встановлює Положення про умови зберігання архівних документів, затверджене Наказом Держкомархів України від 15.01.2003 р. № 6.

Оптимальні умови зберігання архівних документів створюються:

• будівництвом, реконструкцією і ремонтом будівель та приміщень архіву (архівних підрозділів);

• обладнанням будівель і сховищ технічними засобами для створення і підтримання температурно-вологісного, світлового, санітарно-гігієнічного, протипожежного і охоронного режимів зберігання архівних документів;

• застосуванням спеціальних засобів зберігання і переміщення архівних документів (стелажі, шафи, сейфи, коробки, папки, візки тощо).

Вимоги зазначеного Положення є обов’язковими для архівних установ, що здійснюють повноваження власника, юридичних і фізичних осіб, у власності яких перебувають документи Національного архівного фонду.

Для архівних установ, що здійснюють повноваження власника, юридичних і фізичних осіб, у власності яких перебувають архівні документи, що не входять до складу Національного архівного фонду і не підлягають державній реєстрації, вимоги зазначеного Положення – рекомендовані.

Архіви, архівні підрозділи (далі – архіви) розміщуються в спеціально збудованих або пристосованих для зберігання доку ментів будівлях або окремих приміщеннях будівель. Будівництво й реконструкція будівель архіву проводяться відповідно до спеціальної нормативної та проектної документації.

Будівлі архіву слід розміщувати в місцях, що перебувають поза зонами затоплення або дії грунтових вод, а також віддалених від пожежонебезпечних об’єктів (нафтосховищ, автозаправних станцій, автостоянок тощо), від об’єктів, що забруднюють повітря агресивними газами та пилом (підприємств із шкідливими технологіями, ТЕЦ тощо), торгівельних та інших об’єктів, що можуть створити кризову ситуацію в архіві і навколо нього.

Придатність території для розташування архіву визначається з урахуванням висновку місцевої санітарно-епідеміологічної станції щодо ступеня забрудненості повітря. Будівлі архіву ма ють відповідати будівельним нормативам щодо довговічності основних конструкцій будівлі та їх вогнестійкості, а також мати технічне укріплення відповідно до вимог охоронного режиму.

Розміщення документів у пристосованих будівлях і приміщеннях проводиться в установленому порядку після проведення їх експертизи. Експертиза повинна встановити ступінь вогнестійкості будівлі, довговічність її основних конструкцій і міцність міжповерхових перекриттів з урахуванням потенційних навантажень, стану приміщень будівлі (поверхових, підвальних, горищ), наявність і стан опалювальних і вентиляційних систем. До проведення експертизи залучаються представники архівних, пожежних, охоронних, будівельних, санітарно-епідеміологічних та інших профільних установ і організацій. За підсумками експертизи складається акт.

Приміщення для зберігання документів у пристосованих будівлях мають бути ізольовані від інших. Забороняється розміщувати документи в приміщеннях будівель, зайнятих службами громадського харчування, харчовими й шкіряними складами, а також організаціями, що застосовують пожежонебезпечні технології.

Забороняється розміщення архівів у старих дерев’яних будівлях і будівлях із пічним опаленням, вологими основними та допоміжними приміщеннями, а також у будівлях, що не мають природної вентиляції повітря.

До приміщень архіву основного призначення входять:

• сховища;

• робочі приміщення працівників архіву;

• приміщення для приймання і тимчасового зберігання, акліматизації документів;

• приміщення для ізоляції, знепилювання, дезінфекції й дезінсекції пошкоджених документів;

• приміщення для реставраційно-палітурних робіт;

• приміщення для приготування клеїв і розчинів;

• приміщення для копіювання документів, оброблення плівки;

• приміщення для зберігання облікових документів;

• комплекс читального залу (читальний зал, дільниця видавання документів, дільниця інформаційно-пошукових систем, тимчасове сховище, зал для читання мікрокопій, зал для перегляду кіновідеодокументів). У архівах, де зберігається невелика кількість документів (до 600 справ), допускається вивчення документів користувачами в робочій кімнаті працівників архіву;

• науково-довідкова бібліотека;

• методичний кабінет;

• виставковий зал.

Сховища повинні бути максимально віддаленими від лабораторних, виробничих, побутових приміщень архіву та не мати з ними спільних вентиляційних каналів. Сховища дозволяється розміщувати у приміщеннях з вікнами або без них. У першому випадку слід віддавати перевагу приміщенням з північною орієнтацією вікон. Матеріали, з яких виготовлені покриття стін, підлога та стеля сховища, його обладнання й засоби зберігання документів, не повинні збирати пил, бути його джерелом або виділяти агресивні хімічні речовини.

Сховища мають бути обладнані стаціонарними металевими стелажами. Допускається експлуатація стаціонарних дерев’яних стелажів, оброблених вогнезахисним розчином. Сховища фо- новідеодокументів обладнуються стелажами, зробленими з нефе- ромагнітного матеріалу.

У сховищах з оптимальним температурно-вологісним режимом і відповідним перекриттям допускається застосування пересувних металевих стелажів. Як допоміжне або спеціальне обладнання можуть використовуватися металеві шафи, сейфи, шафи-стелажі, а також стаціонарні відсіки-бокси з металевими перегородками й полицями. У приміщеннях із нерегульованим кліматом і поганою вентиляцією не рекомендується використовувати обладнання закритого типу (сейфи, бокси, пересувні закриті стелажі та ін.).

Кожна одиниця зберігання має бути спочатку вкладена в не- герметичну індивідуальну первинну, а після цього – вторинну упаковку. Вільне переміщення документів усередині упаковки виключається. У процесі зберігання кінофотофоновідеодоку- ментів слід здійснювати регулярний контроль за станом їх упаковки. У разі виявлення пошкоджень, корозії, деформації упаковка підлягає негайній заміні.

Освітлення приміщень архівів здійснюється лампами розжарювання в закритих плафонах з гладкою зовнішньою поверхнею. Дозволяється застосування люмінесцентних ламп з урізаною ультрафіолетовою ділянкою спектра. Температурно-вологісний режим зберігання документів контролюється шляхом регулярно- го вимірювання параметрів кімнатного та зовнішнього повітря. Приміщення сховищ мають утримуватися в зразковому порядку та чистоті, що виключало б можливість накопичення пилу, появи плісняви, комах та гризунів.

Не допускається розміщення документів на підлозі, підвіконнях, у нерозібраних стосах. Будівлі архівів обладнуються протипожежним водопостачанням. Живлення внутрішнього протипожежного водопроводу здійснюється двома вводами. Пожежні крани встановлюються на всіх поверхах будівлі на сходових клітках.

У сховищах забороняється:

• паління;

• застосування нагрівальних електроприладів.

Охорона архіву забезпечується шляхом обладнання будівлі засобами охоронної сигналізації, організації посту охорони, опечатування приміщень, дотримання вимог пропускного режиму й порядку доступу до сховищ.

Громадяни України мають право користуватися документами Національного архівного фонду або їх копіями на підставі особистої заяви і документа, що посвідчує особу. Особи, які користуються документами Національного архівного фонду за службовим завданням, подають документ, що підтверджує їх повноваження.

Забороняється вимагати від користувачів надання документів, не передбачених Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи». Про відмову в доступі до документів Національного архівного фонду користувачеві повідомляється письмово із зазначенням вичерпних підстав відмови.

Депоноване зберігання архівних документів – зберігання документів в архіві за угодою між архівом і власником документів, із збереженням за власником права власності на документи.

Існує строкове і безстрокове депоноване зберігання. Під час приймання документів на строкове депоноване зберігання в угоді зазначається термін, після закінчення якого архів документи повертає власникові. Якщо після закінчення терміну депонованого зберігання власник не подовжує угоду і не забирає документи, вони переходять у власність держави відповідно до законодавства. У разі безстрокового депонованого зберігання термін зберігання не обумовлюється, але документи мають бути повернені власнику за першою ж його вимогою. Архів може приймати на депоноване зберігання будь-які архівні документи, що не належать державі, якщо де не погіршує умов постійного зберігання документів НАФ в його сховищах. Депоноване зберігання документів здійснюється, як правило, на платній основі. Експертиза цінності та науково- технічне опрацювання депонованих документів здійснюється лише за попередньою домовленістю з власником.

З метою забезпечення підвищеного контролю за доступом до документів, станом їх збереженості та переміщенням, а також для забезпечення негайної евакуації за екстремальних умов окремі категорії документів підлягають відокремленому зберіганню. До них належать:

• секретні документи;

• унікальні документи;

• особливо цінні документи;

• документи, що мають у зовнішньому оформленні або у додатках до них матеріальні цінності;

• документи з конфіденційною інформацією або з особливими умовами доступу, встановленими їх власниками;

• документи, що надійшли до архіву в стані розсипу або за описом первинного розбирання;

• документи, що перебувають на депонованому зберіганні. Тимчасовому відокремленому зберіганню підлягають документи, уражені біологічними шкідниками.

Документи відокремленого зберігання підлягають вилученню із своїх компактно розміщених організаційних груп. На місце вилучених одиниць зберігання підкладається карта-замінник.

Документи видаються зі сховищ:

• для користування (користувачам – до сектору користування документами, працівникам архіву – до робочих приміщень, юридичним і фізичним особам – у тимчасове користування за межами архіву);

• для виконання планових робіт з документами (працівникам архіву – до робочих приміщень);

• для створення страхового фонду та фонду користування, здійснення спеціального оброблення документів з метою поліпшення їх фізико-хімічного та технічного стану (до лабораторій архіву чи інших юридичних осіб).

За наявності копій фонду користування для користування видаються копії, за їх відсутності – оригінали документів. Оригінали унікальних та особливо цінних документів, а також документів, що перебувають у незадовільному фізичному стані, для користування не видаються. У виключних випадках оригінали цих документів може бути видано лише з письмового дозволу директора архіву.

Не видаються для користування і проведення робіт, пов’язаних зі створенням страхового фонду і фонду користування та поліпшенням фізико-хімічного стану, документи, що не пройшли наукового описування і технічного оформлення. Такі документи може бути видано, як виняток, для проведення невідкладних реставраційно-ремонтних робіт.

Не видаються для користування документи під час проведення перевіряння їх наявності та стану, проведення реставраційних та інших спеціальних робіт з ними, а також документи з обмеженим режимом доступу, допуск до яких надається у встановленому законодавством порядку.

Основні правила роботи державних архівів України встановлюють, що основними принципами користування документами архіву є:

• відкритість ретроспективної документної інформації,

• законність її пошуку, отримання та використання,

• рівні права доступу до неї усіх юридичних і фізичних осіб,

• незавдання шкоди документам під час користування ними.

Стаття 15 Закону України «Про Національний архівний фонд

та архівні установи» визначає доступ до документів Національного архівного фонду. Документи Національного архівного фонду і довідковий апарат до них надаються у користування в архівних установах з часу їх надходження на зберігання, а в приватних архівних зібраннях – відповідно до рішення їх власників.

Держава заохочує власників приватних архівних зібрань до розширення доступу до документів Національного архівного фонду, сприяє публікації та експонуванню цих документів на виставках. Забороняється відносити до державної або іншої передбаченої законами України таємниці інформацію про місця зберігання документів Національного архівного фонду, що належать державі, територіальним громадам, а також створювати таємні архіви для зберігання таких документів.

Архів забезпечує для громадян України, іноземців та осіб без громадянства, що перебувають в Україні на законних підставах, вільний доступ до документів з відкритою інформацією та архівних довідників і баз даних до них з часу надходження цих документів на зберігання до архіву чи з часу створення в архіві цих довідників та баз даних.

Архів може обмежити доступ до документів НАФ, що належать державі, територіальним громадам, на строк до одного року в зв’язку з їх науково-технічним опрацюванням, перевіркою наявності та стану або реставрацією. У разі проведення великого обсягу зазначених робіт строк обмеження може бути продовжено з дозволу Держкомархіву України, але не більше, ніж на один рік.

Архів не має права обмежувати або визначати умови використання відкритої архівної інформації, отриманої користувачем в результаті самостійного пошуку або як платна послуга архіву. Архів не несе відповідальності за використання інформації отриманої користувачем на законних підставах.

Архів обмежує доступ до документів та баз даних, що містять державну або іншу передбачену законом таємницю, – до моменту скасування рішення про встановлення обмежень для певної категорії документів з такою інформацією; до документів з конфіденційною інформацією про особу, а також до документів, що можуть створити загрозу для її життя чи недоторканості житла – на 75 років від часу їх створення. Архів зобов’язаний надати користувачеві вичерпну інформацію щодо порядку отримання дозволу на доступ та у разі його отримання попередити користувача в установленому порядку про відповідальність за збереження таємності чи конфіденційності інформації.

Надання допуску до секретних документів та ознайомлення з ними здійснюється у порядку, встановленому законодавством про державну таємницю. Доступ до розсекречених документів надається на загальних підставах.

Доступ до документів з конфіденційною інформацією про особу, а також до документів, що можуть створити загрозу для її життя чи недоторканості житла може бути надано з дозволу фізичної особи, права та законні інтереси якої можуть бути порушені (суб’єкта персональних даних), а у разі його смерті – з дозволу її спадкоємців. До таких документів можуть належати особові справи, медичні карти (історії хвороб), первинні документи переписів населення, соціологічних досліджень та інші документи офіційного походження, а також листи, щоденники та інші документи особового походження, що містять окремі відомості чи сукупність відомостей про факти, події і обставини приватного життя фізичної особи. Архів зобов’язаний на вимогу особи – суб’єкта персональних даних надати йому для ознайомлення документи про нього і за його запитом повідомити про усі випадки користування цими документами. У разі виявлення особою недостовірних відомостей про себе до документів з персональними даними може бути долучено документи, що спростовують або уточнюють ці дані.

До документів офіційного походження, що містять конфіденційну інформацію, віднесену до комерційної або іншої передбаченої законом таємниці (окрім інформації про особу), доступ може бути надано з письмового дозволу фондоутворювача або його правонаступника (подальшого власника).

Зазначені вище обмеження не поширюються на працівників державних архівних установ, суду, правоохоронних, контрольно-ревізійних та податкових органів, які виконують службові завдання, а також в інших передбачених законом випадках.

У разі передачі за договором до архіву на постійне зберігання документів НАФ, що не належали державі, територіальним громадам, умови подальшого користування ними визначаються з колишніми власниками зазначеним договором. Цей порядок може бути встановлено також у випадках передачі документів на депоноване зберігання.

Доступ до документів, що є об’єктами авторського і суміжних прав та права інтелектуальної власності, надається на загальних підставах, якщо інше не передбачено письмовим розпорядженням суб’єкта права (фондоутворювача чи іншої особи) або його спадкоємців.

Доступ до аудіовізуальних та науково-технічних документів, створених як продукт цільової виробничої діяльності, регулюється угодою архіву з юридичними особами – виробниками, які передали документи на зберігання, за погодженням з іншими суб’єктами права відповідно до законодавства. Про відмову в доступі користувачеві повідомляється письмово із зазначенням вичерпних підстав відмови.

Виконання тематичних і персональних запитів, надавання користувачеві документів для використання їх інформації чи їх оприлюднення, опублікування, експонування з комерційною метою архів має право здійснювати як платну послугу. В усіх зазначених випадках користувач документами (заявник, споживач) повинен чітко зазначати мету одержання архівної інформації, документів чи їх копій. У разі значних обсягів робіт з виявлення, надання, копіювання документів, особливостей взаємодії користувача і архіву між ними укладається відповідна угода.

Архівні установи у порядку, визначеному законодавством, надають документи Національного архівного фонду для користування фізичним та юридичним особам, створюють для цього відповідний довідковий апарат; видають архівні довідки, копії документів та іншим шляхом задовольняють запити фізичних і юридичних осіб; повідомляють про документи, в яких містяться відомості, що можуть бути використані органами державної влади і органами місцевого самоврядування та іншими заінтересованими сторонами; публікують, експонують та в іншій формі популяризують архівні документи, а також виконують інші функції, спрямовані на ефективне використання відомостей, що містяться в документах Національного архівного фонду.

Порядок користування документами Національного архівного фонду, що належать державі, територіальним громадам, визначається центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства. Основні правила роботи державних архівів України схвалено колегією Держкомархіву України від 03.02.2004 р.

Порядок користування документами Національного архівного фонду, що належать іншим власникам, встановлюється власником або уповноваженою ним особою з урахуванням рекомендацій центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

Користувачі документами Національного архівного фонду, що належать державі, територіальним громадам, мають право:

1. користуватися в читальному залі архівної установи копіями документів з фондів користування, а у разі їх відсутності – оригіналами, якщо доступ до них не обмежено на підставах, визначених законом, а також відповідно до закону користуватися документами обмеженого доступу;

2. отримувати від архівних установ довідки про відомості, що містяться в документах, доступ до яких не обмежено на підставах, визначених законом;

3. за письмовою згодою архівних установ отримувати документи або їх копії в тимчасове користування поза архівними установами;користуватися довідковим апаратом до документів, а за згодою архівних установ – і обліковими документами;

4. виготовляти, у тому числі за допомогою технічних засобів, або отримувати від архівних установ копії документів і витяги з них, якщо це не загрожує стану документів та не порушує авторські та суміжні права, а також вимагати, щоб ці копії або витяги були засвідчені архівною установою;

5. публікувати, оголошувати, цитувати та іншим чином відтворювати зміст архівних документів з посиланням на місце їх зберігання і з дотриманням умов, передбачених законодавством.

Основними формами використання відомостей, що містяться в документах архіву, є:

• ініціативне інформування архівом органів державної влади, органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб про склад і зміст документів НАФ;

• надання документної інформації за запитами органів державної влади, органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб;

• виконання звернень громадян, у тому числі іноземних та осіб без громадянства, з метою підтвердження або відновлення їх прав;

• надання копій або оригіналів документів для користування у секторі користування (читальному залі) архіву;

• видавання документів у тимчасове користування за межами архіву;

• експонування документів або їх копій на виставках;

• публікація документів та оприлюднення інформації, що міститься у них, у засобах масової інформації, у тому числі електронних;

• демонстрація документів і/або оприлюднення архівної інформації під час проведення інформаційних заходів.

Порядок користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам затверджено Наказом Державного комітету архівів України від

2005. р. № 139.

Завдання для самоконтролю:

1. Дайте визначення Національного архівного фонду України.

2. Що таке архівний документ?

3. Охарактеризуйте порядок здійснення експертизи цінності документів.

4. Чи існує в Україні державна реєстрація документів Національного архівного фонду?

5. Які повноваження Центральної експертно-перевірної комісії Державного комітету архівів України?

6. Розкрийте елементи системи архівних установ України.

7. Охарактеризуйте основні вимоги до умов зберігання архівних документів.

8. Що таке «депоноване зберігання архівних документів»?

Розкрийте правила користування архівними документами.РОЗДІЛ 8. ТЕЛЕБАЧЕННЯ, РАДІОМОВЛЕННЯ І КІНЕМАТОГРАФІЯ В УКРАЇНІ

Питання для опрацювання:

1. Структура національного телебачення і радіомовлення України.

2. Національна рада України з питань телебачення і радіомовлення.

3. Ліцензування мовлення.

4. Права і обов’язки телерадіоорганізацій, їх працівників, телеглядачів і радіослухачів.

5. Організаційні засади кінематографії, створення і розповсюдження фільмів.

Рекомендована література:

1. Європейська конвенція про транскордонне телебачення від 5 травня 1989 року // Збірка договорів Ради Європи. – Київ: Парламентське видавництво, 2000.

2. Закон України «Про Національну раду України з питань телебачення і радіомовлення» від 23 вересня 1997 року // Відомості Верховної Ради, 1997. – № 48. – ст. 296.

3. Закон України «Про систему Суспільного телебачення і радіомовлення України» від 18 липня 1997 року // Відомості Верховної Ради, 1997. – № 45. – ст. 284.

4. Закон України «Про радіочастотний ресурс України» від 1 червня 2000 року // Відомості Верховної Ради, 2000. – № 36. – ст. 298.

5. Закон України «Про телебачення і радіомовлення» від 21 грудня 1993 року (в редакції Закону №3317-IV від 12.01.2006 р.) // Відомості Верховної Ради України, 2006. – № 18. – ст. 155.

6. Закон України «Про кінематографію» від 13 січня 1998 року // Відомості Верховної Ради, 1998. – № 22. – ст. 114.

7. Положення про Державний комітет телебачення і радіомовлення України, затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 11 липня 2007 p. N 897 // http://comin.kmu.gov.ua.

8. Постанова Кабінету Міністрів України від 4 червня 1999 р. № 969 «Про перелік платних послуг, які можуть надаватися установами і організаціями телебачення і радіомовлення, заснованими на державній формі власності» // Єдиний державний реєстр нормативно-правових актів № 7773/1999.

9. Інструкція про видачу, продовження, переоформлення та видачу дубліката ліцензії провайдера програмної послуги, затверджена Рішенням Національної ради з питань телебачення і радіомовлення від

2006. р. № 357.