1. Національний архівний фонд України

Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993 року регулює відносини, пов’язані із формуванням, обліком, зберіганням і використанням Національного архівного фонду, та інші основні питання архівної справи.

Національний архівний сЬонд України відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» – це сукупність архівних документів, що відображають історію духовного і матеріального життя Українського народу та інших народів, мають культурну цінність і є надбанням української нації та складовою частиною вітчизняної і світової історико-культур- ної спадщини.

До Національного архівного фонду України (НАФ) належать архівні документи (оригінали або копії, що їх заміняють) незалежно від їх виду, видів носіїв інформації, місця і часу створення і місця зберігання, режиму доступу, форми власності на них, що перебувають на території України або за її межами і відповідно до міжнародних договорів, ратифікованих Верховною Радою України, підлягають поверненню в Україну.

Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» архівний документ – це документ незалежно від його виду, виду матеріального носія інформації, місця, часу створення і місця зберігання та форми власності на нього, що припинив виконувати функції, для яких був створений, але зберігається або підлягає зберіганню з огляду на значущість для особи, суспільства чи держави або цінність для власника також як об’єкт рухомого майна. На сьогодні розроблено та затверджено національний стандарт ДСТУ 4331.2004 «Правила описування архівних документів».

Документ Національного архівного фонду – архівний документ, культурна цінність якого визнана відповідною експертизою та який підлягає державному обліку і зберіганню.

Унікальний документ – документ Національного архівного фонду, що становить виняткову культурну цінність, має важливе значення для формування національної самосвідомості Українського народу і визначає його вклад у всесвітню культурну спадщину.

Експертиза цінності документів – це всебічне вивчення документів з метою внесення їх до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення термінів зберігання. Експертиза цінності документів проводиться експертними та експертно- перевірними комісіями за участю власника документів або його законних представників.

Порядок утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 р. №1739.

Експертні комісії під час визначення цінності документів керуються такими принципами:

• об’єктивності – за основу оцінки документів беруться зміст, значущість авторів (фондоутворювачів), юридична сила документів, їх оригінальність, час складання, повторюваність в інших документах інформації, що міститься в них;

• історизму – вивчаються відомості про авторів (фондоутворювачів), зміст документів, виходячи з особливості часу, коли вони були складені;

• всебічності та комплексності – вивчаються відомості про авторів (фондоутворювачів), зміст і зовнішні особливості документів не ізольовано, а у складі певних комплексів з урахуванням їх місця серед документів інших авторів (фондоутворювачів).

Експертиза цінності документів проводиться за такими критеріями:

• походження – визначення ролі та значення авторів (фондоутворювачів) у житті суспільства, значущості подій, явищ, предметів, відображених у документах, часу і місця складення документів;

• зміст – установлення значення інформації, що міститься у документах, її повторюваності в інших документах, цільового призначення, видів документів, ступеня їх збереження у складі певного комплексу документів;

• зовнішні особливості – врахування фізичного стану, оригінальності, наявності чи відсутності резолюцій, віз, позначок, художніх, палеографічних, мовних та інших особливостей в оформленні документів.

Експертні комісії утворюються в архівних відділах районних державних адміністрацій, архівних відділах міських рад, на підприємствах, в установах та організаціях за рішенням їх керівників. Експертні комісії проводять попередню експертизу цінності документів, результати якої подаються на розгляд експертно-перевірних комісій відповідних державних архівних установ, державних наукових установ, музеїв і бібліотек.До складу експертних комісій архівних відділів районних державних адміністрацій, архівних відділів міських рад включаються досвідчені архівісти, працівники місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, навчальних закладів, відділень творчих спілок, краєзнавці. Головами експертних комісій призначаються, як правило, керівники відповідних архівних установ.

До складу експертних комісій підприємств, установ та організацій включаються керівники служби діловодства і архівного підрозділу, досвідчені працівники інших структурних підрозділів, а також фахівці відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради. Головами експертних комісій призначаються, як правило, заступники керівників підприємств, установ та організацій.

Положення та персональний склад експертно-перевірних комісій та експертних комісій затверджуються:

• центральної експертно-перевірної комісії – Держко- мархівом; експертно-перевірних комісій центральних державних архівів – Держкомархівом, а їх персональний склад – керівниками зазначених архівів;

• експертно-перевірних комісій галузевих державних архівів – Держкомархівом і відповідним центральним органом виконавчої влади;

• експертно-перевірних комісій Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, мм. Києва і Севастополя – керівниками зазначених архівів;

-— експертно-перевірних комісій державних наукових установ, музеїв і бібліотек – їх керівниками за погодженням з Держкомархівом або уповноваженими ним державними архівними установами;

• експертних комісій архівних відділів районних державних адміністрацій, архівних відділів міських рад – керівниками зазначених відділів;

• експертних комісій державних і комунальних підприємств, установ та організацій – їх керівниками;

• експертних комісій об’єднань громадян, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності, – їх керівниками (керівними органами) з урахуванням відповідних рекомендацій Держкомархіву.

Експертно-перевірні комісії:

а) галузевих державних архівів, державних наукових установ, музеїв і бібліотек розглядають питання і приймають рішення про:

• схвалення і подання на затвердження описів документів постійного зберігання зазначених архівів, установ, музеїв і бібліотек та аналогічних документів організацій, що перебувають у зонах комплектування цих архівних установ, внесених до Національного архівного фонду;

• погодження описів документів з особового складу зазначених архівів, установ, музеїв і бібліотек та організацій, що перебувають у зонах комплектування цих архівних установ;

• погодження номенклатур справ поточного діловодства зазначених архівів, установ, музеїв і бібліотек та організацій, що перебувають у зонах комплектування цих архівних установ;

• погодження актів про вилучення для знищення документів зазначених архівів, установ, музеїв і бібліотек та організацій, що перебувають у зонах комплектування цих установ, не внесених до Національного архівного фонду;

• схвалення і подання на погодження центральній експертно- перевірній комісії Держкомархіву актів про вилучення з Національного архівного фонду документів, що зберігаються у зазначених архівах, установах, музеях і бібліотеках;

• внесення документів, що зберігаються у громадян, до Національного архівного фонду;

• внесення документів або їх копій, що надійшли в установленому порядку з-за кордону, до Національного архівного фонду;

• схвалення і подання на затвердження анотованих переліків документів, віднесених до унікальних;

• грошову оцінку документів Національного архівного фонду, що зберігаються у зазначених архівах, установах, музеях і бібліотеках;

б) центральних державних архівів, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, мм. Києва і Севастополя розглядають питання і приймають рішення про:

• схвалення і подання на затвердження описів документів постійного зберігання, внесених до Національного архівного фонду, державних органів, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, релігійних організацій, що перебувають у зонах комплектування цих державних архівів;погодження описів документів з особового складу та номенклатур справ державних органів, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, релігійних організацій, що перебувають у зонах комплектування цих державних архівів;

• погодження актів про вилучення для знищення документів державних органів, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, релігійних організацій, не внесених до Національного архівного фонду;

• схвалення і подання на погодження центральній експертно- перевірній комісії Держкомархіву актів про вилучення з Національного архівного фонду документів, що зберігаються у зазначених державних архівах і архівних підрозділах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, релігійних організацій, що перебувають у зонах комплектування цих державних архівів, а також у громадян – власників документів;

• внесення документів, що зберігаються у громадян, до Національного архівного фонду;

• внесення документів або їх копій, що надійшли в установленому порядку з-за кордону, до Національного архівного фонду;

• схвалення і подання на затвердження анотованих переліків документів, віднесених до унікальних;

• грошову оцінку документів, що зберігаються в зазначених державних архівах, у юридичних і фізичних осіб, які перебувають у зонах комплектування цих державних архівів.

Експертні комісії:

а) підприємств, установ та організацій розглядають питання і приймають рішення про схвалення та подання відповідній експертно-перевірній комісії описів документів, внесених до Національного архівного фонду, описів документів з особового складу, номенклатур справ поточного діловодства, актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

б) архівних відділів районних державних адміністрацій, архівних відділів міських рад розглядають питання і приймають рішення про схвалення та подання до відповідної експертно-перевірної комісії номенклатур справ підприємств, установ, організацій та об’єднань громадян, що перебувають у зонах комплектування цих архівних установ, актів про вилучення документів з Національного архівного фонду, які зберігаються у зазначених архівних установах і архівних підрозділах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, релігійних організацій та об’єднань громадян, що перебувають у зонах комплектування цих архівних установ, а також у громадян – власників документів, актів про вилучення для знищення документів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, що перебувають у зонах комплектування цих архівних установ, не внесених до Національного архівного фонду.

З метою надання документам відповідного правового статусу, фіксування права власності на них, а також для забезпечення державного контролю за їх зберіганням проводиться державна реєстрація документів Національного архівного Фонду. Порядок державної реєстрації документів НАФ затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 р. №1739.

Державній реєстрації підлягають документи, внесені до Національного архівного фонду, незалежно від місця їх зберігання і форми власності. Державну реєстрацію документів Національного архівного фонду (далі – документи) проводять Держкомархів, центральні державні архіви, галузеві державні архіви. Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, мм. Києва і Севастополя, державні наукові установи, музеї та бібліотеки.

Підставою для державної реєстрації документів є рішення експертної комісії про їх цінність та внесення до Національного архівного фонду, затверджене відповідною державною архівною установою, яка робить запис у книзі державної реєстрації документів Національного архівного фонду.

Після проведення державної реєстрації власнику документів чи його законному представнику видається свідоцтво про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду.

Запис у книзі державної реєстрації анулюється у разі, коли:

• власник зареєстрованих документів передає право власності на них іншому власникові або за рішенням суду позбавляється права власності на ці документи;

• документи в установленому порядку вилучаються з Національного архівного фонду і знімаються з державного обліку.

Реєстраційне свідоцтво анулюється у разі:

• виявлення дописок, виправлень, помилок чи непоправного пошкодження реєстраційного свідоцтва;

• помилкового повторного оформлення;

• анулювання запису у книзі державної реєстрації.

Державна реєстрація документів, які належать державі, територіальним громадам і зберігаються в центральних і галузевих державних архівах, архівних підрозділах державних наукових установ, музеїв та бібліотек, місцевих державних архівних установах, архівних відділах міських рад, архівних підрозділах органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, проводиться Держкомархівом по кожній зазначеній архівній установі окремо на підставі даних державного обліку.

Державна реєстрація документів, які не належать державі, територіальним громадам, проводиться за дорученням Держкомархіву державними архівними установами по кожному архіву, архівному підрозділу, приватному архівному зібранню, в якому зберігаються ці документи, на підставі облікових даних.

Працівник архівної установи, який проводить державну реєстрацію, не має права реєструвати документи, що належать йому особисто, членам його сім’ї та близьким родичам. Така реєстрація визнається недійсною, а запис у книзі державної реєстрації анулюється.

Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» і Порядку утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 року № 1739, Державний комітет архівів України (далі – Держ- комархів) утворює Центральну експертно-перевірну комісію (далі – ЦЕПК) для розгляду питань, пов’язаних з унесенням документів до Національного архівного фонду (далі – НАФ) або вилученням документів з нього, установленням термінів зберігання документів, схваленням результатів експертизи культурної цінності документів, попередньо проведеної експертно-пе- ревірними комісіями державних архівних установ, державних наукових установ, музеїв і бібліотек (далі – ЕПК установ) та експертними комісіями архівних відділів районних державних адміністрацій, архівних відділів міських рад, підприємств, уста- нов та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, релігійних організацій (далі – ЕК установ).

Положення про ЦЕПК Державного комітету архівів України затверджено Наказом Державного комітету архівів України від

2005. р. № 94.

ЦЕПК є дорадчим органом. Рішення ЦЕПК затверджуються Головою Держкомархіву, після чого є обов’язковими для виконання всіма архівними установами.

Основними завданнями ЦЕПК є розгляд і прийняття рішення про:

• визначення дясерел формування та видовий склад документів НАФ;

• установлення термінів зберігання документів;

• унесення до НАФ або вилучення з нього документів.

ЦЕПК згідно з покладеними на неї завданнями схвалює і подає на затвердження:

• списки юридичних (фізичних) осіб – джерел формування НАФ та джерел комплектування центральних та галузевих державних архівів документами НАФ, зміни та доповнення до списків;

• типові, відомчі (галузеві) переліки документів із зазначенням строків їх зберігання, типові (примірні) номенклатури справ;

• акти про вилучення документів з НАФ.

ЦЕПК має право:

• вимагати від ЕПК (ЕК) установ дотримання встановлених правил експертизи цінності документів і підготовки їх до передавання на державне зберігання, унесення документів до НАФ або вилучення документів з нього;

•— розглядати та узгоджувати пропозиції архівних та інших установ про визначення строків зберігання документів, не передбачених чинними переліками;

• надавати висновки щодо скарг власників документів або їх законних представників на рішення ЕПК (ЕК) установ про внесення до НАФ чи вилучення з нього документів, а також про їх грошову оцінку;

• приймати остаточне рішення зі спірних питань, пов’язаних з відмовою керівника державної архівної установи, державної наукової установи, музею, бібліотеки, архівного відділу міської ради, підприємства, установи та організації незалежно від форми власності, об’єднання громадян, релігійної організації затвердити протокол відповідної ЕПК (ЕК) установ;

• давати рекомендації про визначення строків зберігання документів, вирішення спірних питань, що виникають між ЕПК та ЕЕ установ, а також між ЕПК (ЕК) установ та власниками документів;

• одержувати від ЕПК (ЕК) установ відгуки і висновки про проекти нормативно-методичних посібників з питань експертизи цінності документів, комплектування ними архівних установ та ведення діловодства; протоколи засідань ЕІІК (ЕК) установ з обговорення вказаних питань, матеріали до них, а також інформацію про діяльність цих комісій;

• інформувати керівників державних архівних та інших установ з питань діяльності їх ЕПК (ЕК) установ;

• повертати укладачам на доопрацювання проекти підготовлених ними документів, що розглядалися ЦЕПК;

• порушувати перед керівництвом Держкомархіву питання щодо оскарження в судовому порядку незаконних дій осіб, винних у знищенні документів НАФ.

Постановою Кабінету Міністрів України від 13 грудня 2004 р. № 1649 затверджено Порядок проведення грошової оцінки документів Національного архівного фонду. Грошовій оцінці підлягають оригінали і копії документів, внесених відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» до Національного архівного фонду, незалежно від ступеня конфіденційності чи таємності інформації, що міститься в них, виду носія інформації, форми власності на ці документи та місця їх зберігання.

Грошова оцінка документів НАФ (далі – грошова оцінка) проводиться у разі:

• вилучення документів з НАФ;

• укладення договорів Про передачу права власності або права користування, зберігання, передачу в заставу документів НАФ, що є приватною власністю, у випадках, установлених законодавством;

• укладення договорів про передачу права тимчасового користування документами НАФ, що є державною чи комунальною власністю;

• визначення розміру збитків, яких зазнав власник документів НАФ внаслідок їх неналежного зберігання, що призвело до пошкодження, псування, нестачі , підроблення, розкрадання, незаконного вивезення або незаконної передачі іншій особі, а також знищення;

• проведення обов’язкового страхування унікальних документів НАФ, а також страхування інших документів НАФ у разі їх депонованого зберігання, реставрації, експонування чи іншого користування за межами архівних установ;

• інших випадків, передбачених законодавством.

Грошову оцінку проводять:

• експертно-перевірні комісії державних архівних установ, державних наукових установ, фондово-закупівельні комісії музеїв та експертно-оціночні комісії бібліотек (далі – комісії);

• суб’єкти оціночної діяльності – суб’єкти господарювання, які отримали сертифікат суб’єкта оціночної діяльності за напрямом «Оцінка цілісних майнових комплексів, паїв, цінних паперів, майнових прав та нематеріальних активів, у тому числі прав на об’єкти інтелектуальної власності» спеціалізації «Оцінка цілісних майнових комплексів, паїв, цінних паперів, майнових прав та нематеріальних активів (крім оцінки прав на об’єкти інтелектуальної власності)», в порядку, встановленому законодавством про оцінку майна, майнових прав та професійну оціночну діяльність.

В Україні поряд з традиційним справочинством поступово впроваджуються системи електронного справочинства та електронного документообігу. Питання організації електронного справочинства законодавчо врегульовані. Водночас загальні правила організації справочинства законодавчо не унормовані. Електронні та паперові службові документи повинні функціонувати в системі справочинства на єдиних організаційних та правових засадах. Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», справочинство разом з архівною справою становлять єдину сферу практичної діяльності. Однак згаданим Законом визначено лише загальні напрями організації справочинства, у зв’язку з чим необхідно законодавчо закріпити функції з організації справочинства спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і справочинства, інших центральних органів виконавчої влади, державних архівних установ, архівних відділів міських рад, а також служб справочинства установ (далі – суб’єкти організації справочинства). Саме з цих причин розпорядженням Кабінету Міністрів України від 26 липня 2006 р. № 426-р було схвалено Концепцію проекту Закону України «Про справочинство».

Важливість встановлення чітких нормативів щодо упорядкування відносин у сфері Національного архівного фонду підтверджується тим, що Законом України від 22.12.2006 р. «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо посилення протидії незаконному обігу архівних документів» Кримінальний кодекс України було доповнено статтею 298-1 «Знищення, пошкодження або приховування документів чи унікальних документів Національного архівного фонду». Було передбачено кримінальну відповідальність за умисне знищення, пошкодження або приховування документів Національного архівного фонду, а також унікальних документів Національного архівного фонду, у тому числі за діяння, вчинені службовою особою з використанням службового становища.