6. Документооборот технической службы

6.1 Документооборот технической службы

При получении заказа, между грузоотправителем и перевозчиком заключается договор, согласно которому обе стороны обязаны выполнять следующие требования:

1. Автотранспортные предприятия и организации обязаны обеспечивать своевременную подачу подвижного состава по всем пунктам погрузки и выгрузки в соответствии с договорами на перевозку грузов автомобильным транспортом, а также подавать грузоотправителям под погрузку исправный подвижной состав в состоянии, пригодном для перевозки данного вида груза и отвечающем санитарным требованиям.

2. По договору перевозки груза автотранспортное предприятие или организация обязуется доставить вверенный им грузоотправителем груз в пункт назначения и выдать его управомоченному на получение груза лицу (грузополучателю), а грузоотправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную плату.

3. Автотранспортное предприятие и организация принимают к перевозке отдельные грузы с объявленной грузоотправителем (грузополучателем) ценностью. Объявленная ценность не должна превышать действительной стоимости груза. В случае разногласий между автотранспортным предприятием или организацией и грузоотправителем (грузополучателем) стоимость груза определяется экспертизой, о чем составляется акт.

4. Грузоотправитель должен представить автотранспортному предприятию или организации на предъявляемый к перевозке груз товарного характера товарно-транспортную накладную, составляемую, как правило, в четырех экземплярах, которая является основным перевозочным документом и по которой производится списание этого груза грузоотправителем и оприходование его грузополучателем.

Перевозка грузов автомобильным транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщении осуществляется только при наличии оформленной товарно-транспортной накладной утвержденной формы. Предприятие, организация и учреждения, осуществляющие перевозки груза для нужд своего производства на собственных и арендуемых автомобилях, также обязаны оформлять товарно-транспортные накладные. При работе автотранспорта по повременной оплате в товарно-транспортных накладных заказчиком наносится штемпельная надпись "Почасовая". Товарно-транспортная накладная предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей, по автомобилям, работающим по сдельным тарифам, также для расчетов за их перевозки и учета выполненной транспортной работы. По автомобилям, работающим по повременным тарифам, объем перевозок грузов в тоннах и тонно-километрах не учитывается. Товарно-транспортная накладная является единственным документом, служащим для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.

Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем на каждую ездку автомобиля для каждого грузополучателя в отдельности с обязательным заполнением всех реквизитов.

Перевозка однородных грузов от одного грузоотправителя в адрес одного грузополучателя на одно и то же расстояние при условии обеспечения сохранности груза могут оформляться одной товарно-транспортной накладной суммарно на всю работу, выполненную автомобилем в течение смены. При этом оформление промежуточных ездок производится выдачей грузоотправителем водителю автомобиля талона на каждую отдельную ездку. Талон действителен только на день выдачи и заполняется в трех экземплярах, из которых: первый— остается у грузоотправителя, второй — у водителя, третий — у грузополучателя. При перевозке грузов нетоварного характера третий экземпляр талона может не выписываться. При выполнении последней ездки грузоотправитель вместо выданных талонов оформляет товарно-транспортную накладную на все количество перевезенного груза, а талоны, на основании которых составляется товарно-транспортная накладная, подлежат уничтожению. После заключения договора, комиссией, состоящей из сотрудников отдела эксплуатации автотранспортного предприятия или организации (ее состав может быть различным) составляется "Акт замера расстояний перевозок". Согласно этому документу составляется "Маршрутный лист ", который прилагается к путевому листу.

Основным первичным документом учета работы грузового автомобиля является путевой лист. Путевой лист является документом строгой отчетности, изготавливается типографским способом с учетной серией и типографским номером.

Все государственные кооперативные и общественные предприятия, организации и учреждения, имеющие как собственные, так и арендованные грузовые автомобили, обязаны при выпуске автомобиля на линию выдавать водителю путевой лист соответствующей формы. Выпуск грузового автомобиля на линию без путевого листа утвержденной формы категорически запрещается. К путевым листам должны быть приложены товарно-транспортные накладные, оформленные надлежащим образом.

Предприятия, организации и учреждения - грузоотправители (грузополучатели) и автотранспортные предприятия и организации обязаны не реже одного раза в квартал производить сверки фактически перевезенного количества груза с количеством груза, предъявленного к оплате за перевозку, а также сверять расстояния перевозок. Грузоотправители и грузополучатели несут установленную законом ответственность за достоверность данных о весе (массе) перевозимого груза и количестве грузовых мест, указанных ими в товарно-транспортных накладных, а автотранспортные предприятия и организации — за правильность указанных в этих документах расстояний перевозок и тарифного класса груза. Сверки производятся в автотранспортных предприятиях и организациях по графикам, утвержденным ими по согласованию с грузоотправителями (грузополучателями).

Ежедневно в установленном порядке заполняется "наряд-приказ", где указываются обслуживаемые клиенты, количество автомобилей, выделяемых для выполнения требуемых индивидуальных заказов, а также гаражные номера автомобилей.

Ежемесячно на каждого водителя и закрепленный за ним автомобиль и прицеп (если таковой имеется) заводится " Карточка выдачи, приема путевых листов и учета работы автомобиля".

Все путевые листы ежедневно подшиваются и направляются на обработку в учетно-аналитическую группу.

1. При возникновении технической неисправности в пути водитель обязан сообщить в отдел перевозок:

• госномер автомобиля;

• фамилию водителя;

• место нахождения (подробно) и телефон;

• время и дату обнаружения неисправности;

• перечень неисправностей.

2. Отдел передает полученную информацию механику КПП.

3. Механик КПП полученную информацию регистрирует в журнале заявок, оформляет листок учета Ф – 1 на ремонт в пути и передает начальнику АРМ (начальнику техотдела).

4. Начальник АРМ (техотдела) принимает решение, регистрирует в листке учета Ф – 1 и дает указание водителю на какую сервисную станцию подать автомобиль.

5. Начальник АРМ (техотдела) готовит гарантийное письмо на имя руководителя сервисной станции, и после подписания у технического директора направляет по факсимильной связи. Копию письма прикрепляет к листку учета Ф – 1.

6. После окончания ремонта листок учета передается начальником АРМ в технический отдел технику по учету.

7. Технический отдел листок учета Ф – 1 и копию письма хранит в специальной папке.

8. Технический отдел (техник по учету) принимает счета калькуляции на ремонт и другие документы, сопоставляет их с листком учета Ф – 1 и после подписи у технического директора разносит ремонты в Ф – 2. Счет на ремонт возвращается бухгалтеру.