25. Етикет телефонної розмови.

Доволі часто мовцям доводиться підтримувати ділові контакти за допомогою телефонної розмови, яка має свої етикетні рекомендації, загальнообов’язкові для всіх комунікантів.Телефонна розмова складається з чотирьох етапів: встановлення контакту; повідомлення про мету розмови; виклад справи; закінчення розмови.На етапі встановлення зв’язку, пересвідчившись, що абонент вас добре чує, вітаєтеся, називаєте своє ім’я й по батькові, а якщо є потреба, то й прізвище. Адресат відповідає на привітання. Запитуєте, чи не завадили абоненту, чи є в нього час для розмови.Коли таким чином зв’язок повністю встановлено, коротко й чітко повідомляєте про мету розмови: Я Вам телефоную з приводу… Виклад справи тим, хто телефонує, не повинен перетворюватися на монолог.При цьому інформація повинна викладатися чітко, коротко, без зайвих подробиць.Якщо ви телефонуєте людині, яка просила зателефонувати, а вона зайнята, попросіть передати, що ви телефонували. Потім зателефонуйте ще раз або поясніть, коли й де вас можна легко знайти. Ініціатива завершення розмови належить тому, хто зателефонував. Однак коли розмовляють чоловік із жінкою, то таке право належить жінці. Так само перший закінчує розмову старший за віком або службовим статусом. Існує кілька способів завершення розмови. Можна подякувати співрозмовнику за те, що всі питання, які виникли, з’ясовані. До загальних регламентацій введення телефонної розмови належать: ретельна підготовка до спілкування;постійний контроль за веденням діалогу. Широке використання всіх нюансів інтонації;виразна вимова складів, слів і речень. ведення розмови середнім темпом і середнім за силою голосом;Таким чином, дотримання етикетних регламентацій щодо підтримання ділових контактів за допомогою телефонного зв’язку, мовного оформлення телефонної розмови забезпечують ефективне вирішення важливих питань управлінської діяльності.

26. Наради, збори, перемовини як форми колективного обговорення.

Кожного разу, коли двом людям потрібно прийти до згоди, вони повинні вести перемовини.Перемовини являють собою ділову бесіду з питань, що цікавлять обидві сторони й слугують налагодженню зв’язків.

Найчастіше вдається досягти домовленості лише після всебічного обговорення проблеми. У ході перемовин виявляються різні інтереси, і партнери пропускають їх крізь призму власних потреб. Ведення перемовин: вітання і введення в проблематику;характеристика проблеми й пропозиції про хід перемовин;виклад позиції (докладно);ведення діалогу;вирішення проблеми;завершення перемовного процесу.Щоб перемовини розвивалися успішно, необхідно відразу ж після їхнього початку намагатися знайти загальну з партнером позицію. Щоб не заважати ходу перемовин, не акцентуйте уваги на розбіжностях у поглядах, якщо вони не принципові. Треба говорити спокійно й контролювати свою мову, коли ви знайомите партнера з відповідною проблемою, характеризувати причини її виникнення й наслідки, а також нез’ясовані пункти перемовин. Якщо ж перемовини зайшли в глухий кут, становище можна виправити. Слід розглянути проблему з іншого боку. За допомогою зустрічних запитань уточнити, чи правильно ви зрозуміли партнера

що основне призначення перемовин – за допомогою взаємного обміну думками (у формі різних пропозицій у вирішенні винесеної на обговорення проблеми)

Поширеними формами колективного обговорення ділових проблем є збори, нарада та дискусія.Збори – це форма прийняття колективного рішення щодо питання, яке хвилює громадськість. На обговорення збираються люди, яких об’єднує якийсь інтерес (збори акціонерів, партійні збори,. Збори готуються заздалегідь, і чим ретельніше, тим більшим буде ефект від їх проведення. Нарада – це такий вид приватного спілкування, при якому внутрішня культура й культура мовлення виявляються особливо. Ефективність їх проведення залежить передусім за все від того, елементи якого стилю в них будуть переважати: розмовного чи ділового. Існують три види нарад: інформаційні (директивні), оперативні (диспетчерські) і дискусійні.Досвідчений керівник інформаційні наради буде зводити до мінімуму, тому що доцільніше познайомити працівників із інформацією в письмовій формі або роздати текст доповіді, щоб на самій нараді ухвалити рішення.Не менш проблематичним є проведення диспетчерських нарад, особливо у випадку, коли вони зводяться до «розносу» кожного з підлеглих. вважається доцільним проводити диспетчерські наради по телефону (селектору). Головним у такому випадку стає збір інформації і надання попередніх рекомендацій.Найбільш демократичною й продуктивною формою ділових засідань є дискусійні наради, тому що на них можна вільно висловлювати думку, навіть якщо вона не буде співпадати з думкою керівника. Таким чином, і збори, і нарада, і дискусія є формами ухвалення колективного рішення. За умови грамотної їх організації можна не тільки вислухати думку колег, але й залучити їх до вироблення ефективних стратегій розвитку виробництва (підприємства, фірми тощо).