3.2 Формализация процессов планирования и разработка финансового плана ооо «Центр-Склад»

При формализации и планировании бизнес-процессов, должны выполняться следующие условия:

1. Чётко обозначены видоизменения продукта, а также условия начала и окончания действия данного процесса.

Следует также определить, какой продукт вы получаете на входе, и что вы получаете на выходе данного процесса.

Пример: процесс приёмки товара на склад начинается в виде поставки транспортного пула товара, а заканчивается товаром, подготовленным к хранению на складе.

2. Указывается владелец данного процесса, его полномочия и ответственность, а также взаимосвязь данного процесса с другим процессом более высокого уровня и подпроцессы, связанные с объектом описания.

Пример: при планировании процесса доставки товаров из центрального склада на склады филиалов, владельцем процесса назначается начальник транспортного отдела (ТО) головного предприятия. В его функциональное подчинение в рамках данного процесса включены диспетчеры филиалов. Это означает, что указания начальника ТО в рамках данного процесса являются приоритетными по отношению к указанию любых должностных лиц, в том числе директоров филиалов (которым диспетчера подчиняются организационно). И если диспетчер нарушил указание начальника ТО, то он вправе наложить дисциплинарное и материальное взыскание на данного диспетчера. Если же диспетчер нарушил данное указание по распоряжению директора филиала, то начальник ТО, как владелец данного процесса вправе обратиться по инстанции (допустим, к директору по логистике головного предприятия) о проведении служебного разбирательства с директором филиала по данному факту.

3. Обозначаются функции, включенные в данный процесс, исполнители, а также моменты начала и окончания ответственности исполнителей при выполнении данных функций.

Наиболее распространённая ошибка – обозначается функция и исполнитель. Но не указывается, в какой момент и в какой форме переходит ответственность от одного исполнителя к другому. Ответственность исполнителя данной функции заканчивается только тогда, когда он однозначно убедился в передаче результата данной функции следующему исполнителю в заданной форме, в пределах установленного регламента и в установленном месте.

4.Указывается временной или иной ресурсный регламент на выполнение каждой операции и процесса в целом.

Процесс, и его составляющие части не могут быть безбрежны. Полным описанием процесса может считаться только то, в котором вшиты ресурсные показатели. Пример: операция – обработка документов на поставленный товар и заведение информации в базу данных. Производит операцию – оператор склада. Перечисляются действия, которые выполняет оператор склада. Указывается регламент – 1 час с момента получения комплекта документов от старшего кладовщика участка приёмки склада.

5. Определяется разделение обязанностей исполнения и контроллинга.

Это означает – вести мониторинг и сообщать об исполнении своей функции должен не сам исполнитель, а лицо, принимающее у него эстафету!

6. Определяются показатели эффективности данного процесса, необходимое IT-обеспечение, формы документов, периодичность и форма отчётности. К примеру, если мы планируем процесс поставок, то должны указать отчёты, которые требуется сформировать, обозначить отчётные периоды и показатели отчётности.

7. Указываются лица, ответственные за контроль исполнения частей процесса по подразделениям компании, а также лицо, ведущее мониторинг всего бизнес-процесса в целом, и форма текущего контроля его исполнения.

Финансовый план является ключевым разделом бизнес-плана и просчитывается по результатам прогноза производства и сбыта продукции или услуг. При его разработке учитываются характеристики среды, в которой предполагается реализация намеченного:

- налоговые условия;

- изменения курса валют, по которым ведутся расчеты;

- дифференцированная инфляционная характеристика среды;

- дата начала и время реализации проекта.

Финансовый план включает три документа:

- отчет о прибылях и убытках(отражает операционную деятельность фирмы в намеченный период);

- план-баланс;

- отчет о движении денежных средств.

С помощью отчёта о прибылях и убытках определяют размер получаемой прибыли за конкретный период времени. Цель составления отчетов о прибыли — в обобщенной форме представить результаты деятельности предприятия с точки зрения прибыльности. Эта часть состоит обычно из следующих разделов:

- реализация;

- себестоимость реализованной продукции или услуг;

- операционные затраты;

- получение (до уплаты налогов) прибыли (или убытки).

Во многих случаях в плане показывают, что получается после вычета налогов. Отчет о прибыли выступает наиболее распространенным показателем финансовых резервов предприятия.

План-баланс демонстрирует финансовое состояние фирмы на конец рассчитываемого периода времени. Из его анализа можно сделать выводы о росте активов и об устойчивости финансового положения фирмы в конкретный период времени.

Отчет о движении денежных средств характеризует формирование и отток денежной наличности, а также остатки денежных средств фирмы в динамике. Проектировка потоков денежных средств наиболее важный финансовый прогноз в бизнес-плане. Отчет о денежном потоке отражает фактические поступления денежных средств и их перечисление. Итоговая цифра отчета о потоке денежных средств отражает сальдо оборота денежных средств компании, а не ее прибыль. В отличие от отчета о прибыли, отчет о денежных потоках отражает фактическое поступление всех денег из всех источников, включая выручку от реализации продукции, от продажи акций или полученных в долг, а также средств от продажи или ликвидации некоторых активов. Что касается затрат, то в отчет о денежных потоках включается фактическая оплата всех затрат. Некоторые затраты могут быть покрыты немедленно, в то время как другие — через некоторое время.

В отчет о денежных средствах не включается амортизация. Хотя это и расход, но она не представляет собой денежное обязательство. В то же время погашение основной суммы долга, хотя и не является расходом, включается в отчет о денежных потоках, так как является денежным обязательством. Другие траты денег, направленные на приобретение оборудования или выплату дивидендов, не являются затратами. Поэтому влияют на денежные потоки.

В завершающей части финансового плана обычно присутствует анализ безубыточности, демонстрирующий, каким должен быть объем продаж для того, чтобы компания была в состоянии без посторонней помощи выполнять своевременные свои денежные обязательства. Такой анализ позволяет получить оценку суммы продаж, которая необходима, чтобы компания не имела убытков.

На основе первых трех документов проводится анализ финансовых ресурсов фирмы и выбирается схема финансирования инвестиционных проектов, среди которых могут быть использованы:

- получение финансовых ресурсов путем акционирования;

- долговое финансирование (долгосрочные кредиты в коммерческих банках, частное размещение долговых обязательств и др.);

- лизинговое финансирование.

Необходимо иметь в виду, что сумма собственного и заемного капитала фирмы должна быть достаточной для покрытия отрицательной величины денежных средств в любой период времени, рассматриваемого в плане.

Каждая из альтернативных схем финансирования тщательно просчитывается и оценивается по последствиям ее использования. В плане учитываются как показатели финансового состояния фирмы, так и показатели эффективности инвестиций.

Показатели финансового состояния фирмы характеризуют эффективность оперативной деятельности фирмы в ходе реализации намеченного:

- прибыльность;

- рентабельность капитала;

- показатели финансовой деятельности (ликвидности и финансовой устойчивости).

Показатели эффективности инвестиций свидетельствуют об эффективности инвестиций в конкретные проекты:

- сроки окупаемости, показывающие время возврата вложенных средств и характеризующие риск проекта;

- чистая величина дохода, отражающая масштабы намеченного и размеры прибыльности нового производства или новой услуги;

- индекс прибыльности фирмы вообще и норму прибыльности инвестиций. Последний показатель является главным оценочным показателем эффективности инвестиционных проектов.

31