Изучение порядка ведения реестра. Регистрация нотариальных действий

В соответствии со статьей 49 Закона РК «О нотариате»все нотариальные действия, совершаемые нотариусом, регистрируются в реестрах (в том числе в электронном реестре единой нотариальной информационной системы). Форма реестров регистрации нотариальных действий(в том числе электронного реестра единой нотариальной информационной системы), нотариальных свидетельств и постановлений, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах устанавливается Министерством юстиции Республики Казахстан (статья 50 Закона РК «О нотариате»). Реестры должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены печатью и подписью нотариальной палаты.

Каждый нотариус имеет свой индивидуальный реестр для регистрации нотариальных действий, которому присваивается самостоятельный индекс. Одновременное ведение нескольких реестров не допускается. Каждому нотариальному действию присваивается порядковый номер. Номера не дублируются, не записываются через дробь. Нотариальные действия записываются нотариусом в реестр после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый документ подписан нотариусом.

Подчистка в реестре не допускается, а поправки должны быть оговорены подписью и печатью нотариуса. Записи карандашом в реестре не допускаются. В случае выявления ошибки при нумерации нотариальных действий, составляется справка за подписью нотариуса и подшивается в конце реестра. В общий реестр регистрации нотариальных действий записываются все действия, совершаемые нотариусом.

Реестровая книга состоит из 7 граф, которые заполняются следующим образом:

в графе 1: указывается порядковый номер регистрации нотариального действия;

в графе 2: дата совершения нотариального действия;

в графе 3: ФИО и место совершения нотариального действия;

в графе 4: реквизиты удостоверения личности или паспорта граждан, обратившихся за совершением нотариального действия;

в графе 5: при свидетельствовании верности копии документа указывается число экземпляров копий, количество страниц, наименование документа, фамилия и инициалы лица, на имя которого выдан документ, наименование органа, выдавшего документ, при удостоверении сделок в этой графе указывается только вид сделки;

в графе 6: сумма взысканной госпошлины за совершение нотариальных действий, при взыскании суммы по платежному поручению указывается номер и дата его выдачи;

в графе 7: подпись и дата обратившегося за совершением нотариального действия.

В электронном реестре ЕНИС поправки и ошибки оговариваются в графе «Примечание».

Электронный реестр ЕНИС состоит из 9 граф.

Запрещения, налагаемые нотариусом на основании договоров залога имущества, регистрируются в реестре регистрации нотариальных действий и ЕНИС, а также заносятся в Алфавитную книгу учета запрещений, арестов недвижимого имущества в ЕНИС.

Изучение порядка формирования и хранения документов, а также подготовка к передаче их в архив нотариуса

Все имеющиеся в государственной нотариальной конторе и у частного нотариуса, документы после их исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела.

В дела группируются документы одного года.

Не допускается включение в дела не относящихся к ним документов, а также черновиков и проектов документов.

Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, относящихся к определенному вопросу или нотариальному действию.

По объему дело не должно превышать 180 листов. Приложения объемом свыше 180 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), в последнем томе (части) добавляется слово «последний» («последняя»).

Экземпляр постановления нотариуса, связанные с оформлением наследственных дел, помещается в наследственное дело.

Экземпляр постановления об отложении нотариальных действий группируется с документами, связанными с отложенным нотариальным действием.

После завершения в делопроизводстве документы в течение десяти лет хранятся по месту их формирования, затем передаются в частный нотариальный архив или в архив государственной нотариальной конторы.

Частный нотариус, государственный нотариус обеспечивают сохранность документов и дел на период хранения документов.

Дела располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации, на корешках обложек указываются их индексы.