28.Особ-ти оформления деят-ти коллегиальных органов.

Одним из распорядительных документов, издаваемых в условиях коллегиальности, является протокол. При составлении протокола необходимо обеспечить его юридическую полноценность, которая определяется наличием в протоколе всех необходимых реквизитов, правильным их оформлением и достоверностью изложенной информации.Протокол - это документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, деловых встречах.Протокол используется для документирования деятельности как временных (собрания, конференции, совещания, комиссии и т.п.), так и постоянных (коллегии министерств и госкомитетов, ученые советы научных учреждений, президиумы и т.п.) коллегиальных органов. Протоколами оформляется также деятельность следственных, административных органов, органов охраны общественного порядка и др.Протокол обычно относят к группе справочно-информационных документов, т.к. в нем фиксируется информация, необходимая в справочных целях, в первую очередь, для принятия управленческих решений. Однако в протоколе фиксируется и само принятое решение, в связи с чем он приобретает черты распорядительного документа.Порядок подготовки и оформления протоколов коллегиальных органов организации определяется положениями об этих органах или регламентах их работы.Составление и оформление протоколов возлагается на секретарей соответствующих коллегиальных органов (штатных или избранных в ходе их работы). Секретарь, наряду с председателем коллегиального органа, несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации. Протокол составляется на основании рукописных, стенографических, аудио- или других записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию (повестки дня, текстов и тезисов докладов и выступлений, проектов решений и др.).

29.Конфиденциальное делопр-во.

Организация конфиденциального делопроизводства означает создание необходимых условий для изготовления и получения конфиденциальных документов, организации работы с ними и предотвращения утраты и утечки документированной конфиденциальной информации.Организация конфиденциального делопроизводства включает создание подразделения, обеспечивающего изготовление, учет, хранение, обработку и использование конфиденциальных документов, установление его статуса, структуры, численного и должностного состава, разработку положения о подразделении и должностных инструкций сотрудников, выделение для подразделения служебного помещения, обеспечение необходимых условий труда, разработку или приобретение нормативных документов и методической литературы по организации и ведению конфиденциального делопроизводства, создание постоянно действующей экспертной комиссии, оформление допуска сотрудников к коммерческой тайне и обучение их правилам работы с конфиденциальными документами.Конфиденциальное делопроизводство в силу небольшого по сравнению с открытым делопроизводством объема документов и в целях обеспечения условий для сохранности и конфиденциальности документов должно быть централизованным, т.е. сосредоточенным в едином подразделении предприятия.Подразделение конфиденциального делопроизводства может быть самостоятельным структурным подразделением предприятия, подчиненным непосредственно руководителю предприятия, или входить в состав других подразделений, как правило, осуществляющих защиту конфиденциальной информации: службу безопасности, службу защиты информации и др.( В дальнейшем - служба безопасности.)

30. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ.ЛИЧНОЕ ДЕЛО ГОС.ГР.СЛУЖАЩЕГО.

К документам по личному составу относятся:

1. документы по аттестации сотрудников;

2. личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты и их копии);

3. документы по социальному обеспечению, т. е. назначению пенсий.

В то же время в офисах с небольшой текучкой сотрудников обходятся без компьютерной базы данных и вполне успешно применяют традиционные формы документов «докомпьютерной» эпохи.

Обязательное ведение большинства кадровых документов предусмотрено Трудовым кодексом РФ, инструкцией по ведению трудовых книжек, другими ведомственными актами.Часть этих документов регламентирована до уровня единообразных в масштабах всей страны бланков, например:

1. трудовая книжка,

2. листок по учету кадров,

3. график отпусков и др.

Для других предлагаются варианты бланков с разной степенью детализации, например:

1. для некоторых кадровых приказов,

2. справок с места работы или учебы.

Третьим даны только названия и перечислен состав информации, которой должен быть наполнен подобный документ, к этой группе документов относятся, например:

1. заявления,

2. докладные и объяснительные записки.

Обновление системы правовых отношений ведет к обновлению содержания традиционных кадровых документов (анкета, трудовой договор и др.) и к внедрению новых документов, не применявшихся ранее, например, резюме.

Резюме приобретают все большую популярность в условиях поиска возможностей трудоустройства. Особенностью данного документа является изложение сведений о своем образовании и трудовой деятельности в обратном порядке, начиная с настоящего момента. В резюме могут быть указаны любые дополнительные сведения о своих профессиональных навыках и дополнительных специальностях. Необычно для отечественной системы документационного обеспечения и использование этого документа-саморекламы. Резюме предназначены для рассылки по адресам нескольких фирм, в которых вам бы хотелось получить работу, рассылки по Интернету, газетной рекламы. Формирование и хранение личных дел.Досье, или личные дела, представляют собой совокупность документов, содержащих персональные данные о работнике.Личные дела могут быть заведены на всех работников предприятия, либо только на руководителей и ведущих специалистов, при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки. Негосударственная организация вправе сама решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела, завод на сотрудников, учитывая, что, независимо от выбора конкретной формы, документы по личному составу занимают значительное место среди документации организации и имеют длительные сроки хранения. Однако на практике личные карточки заводят на сотрудников в любом случае и их часто включают наряду с контрактами, трудовыми книжками и другими документами в состав обязательных для всех.