27. Особенности подготовки и оформления инф-справоч.Док-в.

К информационно-справочным документам относятся письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. Эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а также может быть просто принята к сведению. Виды:Акт – это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты. Составляет комиссия или уполномоченное долж. лицо. Акт оформляется на бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, название вида документа (АКТ), дата, индекс, место составления, заголовок к тексту («о чем..»), текст (основание, например «проверка проводится на основании приказа….»; состав комиссии – после двоеточия должности, инициалы и фамилии(председатель и члены комиссии); далее в произвольной форме отразить результаты; могут быть даны рекомендации), указание на количество экземпляров и их местонахождение, подписи, может быть гриф утверждения (справа в верхнем углу подпись и дата).Докладная записка– это документ, который может быть адресован руководителю структурного подразделения, руководителю организации и т.д. и содержащий информацию по любому вопросу + выводы и предложения. Виды:- Информационные или отчетны-Инициативные. Также докладные записки могут быть:- Внутренние (автором может быть любой работник; оформляется на чистом листе бумаги, реквизиты: наименование отдела, где работает автор, наименование документа, дата, номер (не всегда есть), адресат, «о чем..», текст (либо в форме отчета, либо в двух частях – ситуация и предложения, выводы; приложения). Резолюция руководителя – решение по вопросу, обозначенному в записке;- Внешние (направляются в вышестоящие организации, эту записку подписывает руководитель организации, составляется на общем бланке организации + обязателен регистрационный номер).- Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). Отличаются от докладных отсутствием выводов и предложений. Справки – документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий. Оформляется на бланке, имеет следующие реквизиты: Наименование организации; Наименование вида документа; Дата; Место составления; Адресат; Заголовок к тексту; Текст; Подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью. В текст справки обычно включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки.Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Составляется на бланке письма. Существует много разновидностей писем:- Сопроводительные письма (составляется к пересылаемым документам, не имеющим адресной части);- Письма-приглашения;- Письма-напоминания;- Письма-подтверждения;- Информационные письма;- Гарантийные письма (создают подтверждение выполнения обязательств по какому-либо вопросу, обычно прилагаются банковские реквизиты, если гарантируется оплата каких-то услуг; на таких письмах ставится 2 подписи: руководителя организации и лица, ответственного за финансы + заверяется печатью);- Письмо-запрос;- Рекламация (содержит сведения, например, о том, что поставлен некачественный товар).