13 Стандартизация документов

Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).

В целях определения правил составления и оформления документов, способов, форм и методов работы с ними проводится их классификация и унификация, что повышает оперативность работы с документами, обеспечивают быстрый их поиск в делопроизводстве,  снижают объем документов и способствует эффективному управлению документооборотом.

Документы организации являются частью оперативного фонда и подлежат краткосрочному или длительному хранению.

Все документы для удобства поиска классифицируется, т. е. делятся по признакам сходства и различия:

- по содержанию делятся  на финансовые, бухгалтерские, информационные.

- по видам бывают типовые (шаблонные), примерные, индивидуальные.

Важное значение имеет стандартизация и унификация управления документами, т.е. установление единых норм и правил, предъявляемых к бумажным и электронным документам организации с целью упорядочения управления.

Принципы стандартизации

- унификация формуляров всех видов документов системы на основе единого формуляра — образца;

- применение единых правил составления документов;

- обоснованное определение места в документе для размещения реквизитов и логотипа организации;

- применение типовых и шаблонных текстов для многократно повторяющихся случаев.

Классификация документов проводится по видам: постановления, приказы, письма, акты, договора и т. д.

Классификатор бумажных и электронных документов в организации

При разработке классификатора используются учредительные документы организации, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции персонала, перечни документов с указанием сроков для постоянного хранения и документов по текущим делами персонала.

Не надо забывать о том, что стандарты регламентируют лишь основные правила составления документов.

Главное в любом документе, бесспорно, является текст его содержания. Как бы ни важна была форма и атрибуты вежливости приоритет в документе принадлежит содержанию, ясности изложения, логичности мысли.

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации.

Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах – государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно – методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

- права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

- состав применяемых в аппарате управленческих документов;

- компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

- порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

- обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

- обеспечение юридической силы документа;

- создание условий для оперативного исполнения документов;

возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);

- возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.

Действующие государственные нормативно – технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты (ГОСТ Р 6.30-2003):

— Государственный герб Российской Федерации;

— герб субъекта Российской Федерации;

— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

— код организации;

— основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

— идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

— код формы документа;

— наименование организации;

— справочные данные об организации;

— наименование вида документа;

— дата документа;

— регистрационный номер документа;

— ссылка на регистрационный номер и дату документа;

— место составления или издания документа;

— адресат;

— гриф утверждения документа;

— резолюция;

— заголовок к тексту;

— отметка о контроле;

— текст документа;

— отметка о наличии приложения;

— подпись;

— гриф согласования документа;

— визы согласования документа;

— оттиск печати;

—отметка о заверении копии;

— отметка об исполнителе;

— отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

— отметка о поступлении документа в организацию;

— идентификатор электронной копии документа.

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления.