25. Типовые процессы обработки документов. Архивы документов и порядок работы с ними.

Типовые процессы обработки документов: на предварительной стадии проектирования автоматизированной обработки какой-либо экономической задачи в ходе обследования объекта тщательно изучаются все виды и формы первичных документов, применяемых при решении задач.

При этом выявляются унифицированные документы, а также выясняется возможность замены действующих документов унифицированными. Если такая возможность не представляется, то осуществляется разработка форм новых первичных документов, т. е. замена действующих документов новыми, приспособленными к автоматизированной обработке.

Эта работа выполняется специалистами по машинной обработке совместно с экономистами-пользователями.

Разработка форм первичных документов осуществляется в такой последовательности:

• Уточняется состав реквизитов, включаемых в документ;

• Их состав должен отвечать целям управления;

• Выделяются реквизиты, подлежащие автоматизированной обработке.

При разработке форм первичных документов сначала составляется эскиз, определяющий порядок построения и расположения реквизитов. Затем утвержденные формы документов тиражируются и внедряются при переводе экономической задачи на автоматизированную обработку.

Процесс создания форм первичных документов связан с дальнейшим порядком размещения данных этих документов в памяти машины. Программные и технические средства позволяют ускорить процесс формирования первичных документов путем использования стандартных заголовков, текста, автоматизации включения постоянной информации.

Результатом обработки экономических задач на ЭВМ являются различные сводки, таблицы, сгруппированные по определенным признакам. Обобщенные данные могут быть представлены на бумажных носителях, визуальным отображением на дисплее, а также на машинных носителях.

В условиях АРМ (Автоматизированное Рабочее Место) все большее значение приобретают табличные формы вывода данных на экран дисплея, а также графические изображения.

Вывод сводных данных на машинные носители (магнитные дискеты) широко используется в автоматизированной информационной технологии при передаче данных на другие уровни АРМ при отсутствии непосредственной связи между ними, а также для архива базы данных.

При использовании типовых проектных решений автоматизированной обработки изучается возможность получения типовых сводок, ранее разработанных в проектах. Производится по мере необходимости привязка типовых форм вывода к конкретным условиям. Определяется состав сводок, необходимых данной организации, составление которых не предусмотрено типовым проектом.

В случае составления индивидуального проекта выполняется разработка всех выходных документов.

Для этого определяется состав показателей, выводимых машиной. Далее они распределяются по выходным документам в определенной последовательности, учитывая при этом состав используемых информационных массивов, хранящихся в автоматизированном банке данных. П

ри размещении реквизитов в выходных документах устанавливается иерархия группировочных признаков и подсчитываемых итогов. Группировочные признаки располагаются по степени убывания уровня их подчиненности, а количественно-суммовые итоги по степени возрастания итогов. Каждой сводке дается наименование и разрабатывается эскиз ее формы с учетом эксплуатационных возможностей ПЭВМ (персональные).

Архив — файл, содержащий в себе информацию из одного или нескольких, иногда сжатых (без потерь), других файлов. Является результатом работы программы-архиватора.

Схема совместного использования архиватора и компрессора:

• Файл, составленный из одного или нескольких файлов и метаданных. Создаются, например, программой tar. Иногда используются совместно с программами сжатия для получения архивов, обычно имеющих расширения типа «. tar.gz» или «. tar.lzma».

• Файл, содержащий ровно один сжатый файл. Часто встречается в UNIX-подобных ОС: compress, gzip, bzip2, freeze, lzma. Используются самостоятельно или вместе с программами типа tar для получения архивов, обычно имеющих расширения типа «. tar.gz» или «. tar.bz2».

Некоторые архиваторы и форматы архивов объединяют эти две функции в произвольном порядке — например, 7z, ARJ, ZIP. В таких случаях, если сжатие производится после объединения, архив называется «непрерывным». Это позволяет уменьшить размер полученного архива, но затрудняет восстановление при повреждении данных.

Имея архив, можно получить исходный файл с помощью соответствующей программы распаковки (иногда объединённой с программой для создания архивов).

Сам архив может состоять из нескольких файлов для облегчения хранения и переноса большого количества данных при ограничениях на размер одной части — например, носителя данных, или сообщения e-mail. Такой архив называется многотомным.

К архиву может быть присоединён исполняемый код, который при выполнении распаковывает архив. Код может быть полнофункциональной программой распаковки этого формата архивов. Такой архив называется самораспаковывающимся (англ. self-extracting, иногда сокращённо «SFX»).

Данные в архиве могут быть зашифрованы каким-либо способом. При использовании универсальных архиваторов обычно используется просто шифрование с паролем. При последовательном использовании tar, gzip и GnuPGрезультирующий файл иногда имеет расширение .tar.gz.gpg.

Метаданные

Архив почти всегда содержит метаданные. Например:

• Имена файлов (кроме некоторых программ сжатия одиночных файлов — например, gzip, где в качестве имени файла используется имя архива без расширения, добавленного такой программой)

• Идентификаторы владельцев, групп, и т. п. файлов, и их прав

• Даты, создания файлов

• Контрольные суммы файлов для проверки правильности распаковки

• Размер и контрольные суммы архива

• Избыточные данные для восстановления данных при повреждении

• Цифровая подпись создателя архива

Архивы документов или хранилища данных - это автоматизированная информационно-технологическая система, которая собирает данные из существующих баз и внешних источников, формирует, хранит и эксплуатирует информацию как единое целое.

Хранилище информации предназначено для хранения, оперативного получения и анализа интегрированной информации по всем видам деятельности предприятия.

Свойства хранилища:

• Предметная ориентация – данные организованны согласно предмету, а не приложению

• Интегрированность – согласуются по определенной системе наименований

• Упорядоченность во времени

• Неизменяемость и целостность – данные не изменяются, а перезагружаются.

• Большой объем и сложные взаимосвязи данных.

26. Схема организации документооборота предприятия (организации).

Документопотоки.

Процесс управления характеризуется наличием сложного документооборота, последовательностью происхождения документа от момента выполнения первой записи до начала сдачи его в архив.

Документы, циркулирующие в системе управления, образуют информационные потоки.

Информационный поток – группа или совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов.

Потоки информации, реализующие различные функции управления, весьма неоднородны по характеру содержащихся в них данных и характеризуются различными моментами. Так, выделяют внутренние и внешние потоки информации.

Внутр. потоки циркулируют внутри предприятия и отражают производственно-хозяйственные вертикальные и горизонтальные связи. Вертикальную связь отражают потоки информации, передаваемые с высшего уровня управления на низшие. К ним относятся информация о конкретных плановых заданиях на определенный период, новых стратегических целях, об изменении приоритетов, правил, инструкций и стандартов. Горизонтальные связи отражают обмен информацией между различными подразделениями, и связывают равноправные элементы организации, обеспечивая их координацию.

Внутренние потоки в свою очередь подразделяются на потоки прямой и обратной связи. Потоки инф., циркулирующие от управляющей системы к управляемой и реализующие функции планирования, контроля и регулирования, называют прямой связью.

Потоки обратной связи формируются в основном во время выполнения производственно-хозяйственных функций и передаются от управляемой системы к управляющей.

Внутренние потоки содержат сведения о ходе производственного процесса, состоянии оборудования, технологии, выполнении различных хозяйственных операций. Часть из них носит распорядительный, часть- осведомительный характер.

Внешние потоки обеспечивают обмен инф. с внешней средой. Внешними пользователями информации являются различные организации, заинтересованные в получении результатной инф. о финансово положении дел на предприятии. К ним относятся вышестоящие организации, банки, биржи, таможенные службы, налоговые органы, акционеры и инвесторы фирмы, поставщики и потребители товаров фирмы.

Документооборот, охватывая всю деятельность предприятия, является фундаментом для структуризации и рационального управления объектом.

Движение документов – создание, согласование, подписание, исполнение и, наконец, списание в архив – должно соответствовать схеме функционирования предприятия и отражать его управленческую иерархию.

Таким образом, при разработке системы документооборота еще на этапах предпроектного обследования и построения функциональных моделей выстраивается логика и проверяется целостность важнейших элементов функционирования предприятия – его структура и производственно-технологический цикл. Без этого невозможна дальнейшая работа по построению эффективно работающей ИС.

На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом.

• Программа «С1: электронный документооборот» предназначается для автоматизации движения в организации потоков документов, их обработки и хранения.

• Программа «С1: электронная почта» можно принимать и отправлять обычные сообщения. Этой же программой осуществляется перенос папки с документами в базу данных.

• В программе «Галактика» модуль «управление документооборотом» предназначен для учета, хранения и обработки документов в электронной форме.

• Система автоматизации документооборота «Документ-2000» - ядро для создания корпоративных информационных систем крупных российских предприятий.

Совершенствование документооборота происходит на основе систем электронной почты и электронной подписи, что значительно повышает эффективность управления.