Работа с почтой при продолжительном отсутствии на рабочем месте

Признаком хорошего делового тона является информирование обратившегося к вам адресата о том, что в ближайшее время он не сможет получить от вас ответ.

• Пользуйтесь функцией автоответа для того, чтобы сообщить адресату, что вас нет на рабочем месте (Out of Office AutoReply), если эта функция есть в вашем почтовом клиенте.

• Информируйте адресата о том, к кому он может обратиться для решения интересующего его вопроса.

Примеры писем-автоответов:

Добрый день!

Спасибо за Ваше письмо!

К сожалению, в данный момент я не могу Вам ответить, так как нахожусь в командировке с 02.09.11 по 10.09.11.

Если Ваш вопрос очень срочен, мой моб. тел. +7 967 051 02 30.

Вы также можете адресовать Ваш вопрос нашему специалисту Елене Педан: e-mail: e.pedan@training-partner.ru, тел. (495) 228-09-71.

С уважением,

Тамара Воротынцева

Директор по развитию

Бизнес-тренер

Тренинговая компания «Бизнес Партнер»

+7 (495) 545-71-08

Добрый день!

Спасибо за Ваше письмо!

В период с 26.08.2011 по 12.09.2011 я нахожусь в отпуске.

Если предмет Вашего письма относится к вопросам производственного оборудования, пожалуйста, обратитесь

к Владимиру Петрову – тел. 777-77-77, моб. (ххх)ххх хххх, e-mail: VPetrov@xxxx.com

или к Александру Комову – тел. 777-77-76, моб. (ххх)ххх хххх, e-mail: AKomov@xxxx.com.

Если Вам необходима информация по административным вопросам, пожалуйста, обратитесь к Анне Сидоровой – тел. 777-77-76, моб. (ххх)ххх хххх, е-mai L: ASidorova@xxxx. соm.

Если Ваш вопрос не терпит отлагательств и может быть решен только при моем непосредственном участии, мой моб. тел. +7 777 777 77 77.

Спасибо.

С уважением,

Иван Иванов

Менеджер инженерной службы…

Искренне надеюсь, что следование этим нехитрым правилам закрепит успех вашего письменного общения с деловыми адресатами!

Вместо заключения

Итак, уважаемый читатель, наш разговор о правилах успешной деловой переписки завершен.

Я абсолютно уверена, что правила, а также методы и приемы, которые мы с вами рассматривали и анализировали на страницах этой книги, способны помочь любому человеку стать профессионалом в искусстве переписки с клиентами, коллегами, деловыми партнерами.

Мне осталось лишь повторить эти правила-советы.

1. Следуйте принципам современной деловой переписки:

• четко формулируйте для себя цель письма и удерживайте ее;

• помните о шести индикаторах делового имиджа;

• формируйте лояльность адресата.

2. Пишите предельно ясно:

• структурируйте письмо (оформляйте «смысловой треугольник»);

• выдерживайте объем письма, обеспечивая комфортность восприятия;

• подавайте информацию в логике, предельно понятной адресату (принцип 5 х 5);

• используйте графические средства систематизации и выразительности текста: абзацы, заголовки, нумерацию;

• выдерживайте объем и структуру понятного предложения.

3. Используйте инструменты выразительности и убедительности:

• смысловые компоненты убеждающего письма;

• «фишки» убеждающего письма:

• конкретика (цифры, даты, имена, названия);

• внимание к личности адресата («личный план»);

1) обращение к адресату по имени;

2) указание на исключительность адресата;

• стиль письма:

• первое лицо (я, мы);

• действительный залог;

• позитивная лексика;

• эмоционально окрашенная лексика.

• экспертное мнение, экспертный совет автора письма;

• указание на имеющийся позитивный опыт;

• «язык пользы».

4. Применяйте приемы и алгоритмы работы с «трудными» письмами:

• ответ на агрессивное письмо клиента;

• письмо-отказ;

• письмо-ответ на обоснованную претензию.

5. Следуйте правилам работы с электронной почтой:

• работа с полем «Тема» («Subject»);

• работа с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»);

• работа с полем «Важность» письма» («Priority»);

• работа с вложениями («Attaches»);

• при написании писем-ответов;

• при продолжительном отсутствии на рабочем месте.

Я буду рада, если эти правила помогут вам работать с письмами быстро, уверенно и результативно!

P. S. Если в процессе чтения этой книги у вас появились вопросы, замечания или комментарии – я с интересом их прочту.

Мой адрес для ваших писем: tvtrainer@yandex.ru P. P. S. Я также буду рада живому общению с вами на моих тренингах по деловой переписке. Информацию о них вы найдете в конце книги, а также на сайте: httр://www.training-partner.ru

Искренне ваша,

Тамара Воротынцева