1 Теоретические основы организации учета и системы внутреннего контроля движения денежных средств предприятия

1.1 Сущность, значение и организация учета и внутреннего контроля денежных средств

Денежные средства – совокупность средств организации, представленная денежным (наличным или безналичным) оборотом. Наличный оборот может быть представлен кассой организации, а безналичная форма – счета в банках, платежные поручения, аккредитивы и т.д. Таким образом, деньги есть форма выражения стоимости¹.

Денежные средства входят в состав оборотных активов организации. Контроль наличия, правильное использование и приумножение денежных средств – это важнейшая задача организации в целом и бухгалтерской службы в частности.

Денежные средства (активы) организации включают: наличные денежные знаки в кассе; денежные средства на расчетном счете и иных счетах в банке; иностранную валюту; денежные документы; переводы в пути²

Денежные документы – марки государственной пошлины, почтовые марки, вексельные марки, оплаченные, но не выданные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории и др. Акционерные общества учитывают в составе денежных документов собственные акции, выкупленные у акционеров для их последующей перепродажи или аннулирования.

Переводы в пути – денежные средства (торговая выручка и т.п.), внесенные в кассы банков, инкассаторам, в объединенные кассы при организациях, в кассы отделений связи и прочее для зачисления на расчетный и иные счета организации, но еще не зачисленные по назначению³.

Классификация денежных средств зависит от их нахождения в наличном и безналичном обороте, как представлено на рисунке 1.

Основные составляющие признаки, присущие денежным средствам:

• всеобщий эквивалент;

• инструмент, с помощью которого строятся экономические отношения в обществе;

• особый товар, стихийно выделившийся из товарного мира;

• экономическое благо, обладающее реальной и представительной стоимостью⁴.

Денежные средства

Наличные

Безналичные

денежные средства в кассе

денежные средства в пути

на расчетном счете

на валютном счете

на специальных счетах в банках

Рисунок 1 – Виды денежных средств

Деньги имеют стоимость:

• реальную, внутреннюю стоимость денег - это стоимость того денежного материала, который пошел на их создание, плюс издержки производства денег;

• представительную стоимость, отражающую экономическую силу объекта, который выпускает деньги, его возможность поддерживать покупательную способность. Величина представительной стоимости зависит от субъективно-психологических факторов и определяется доверием населения к деньгам;

• номинальную стоимость — это нарицательная стоимость, указанная на денежных знаках. В случае если номинальная стоимость денег совпадает с реальной, деньги называются полноценными. Если номинальная стоимость превышает реальную, такие деньги являются неполноценными⁵.

Деньги - абсолютно ликвидное средство, обладающее двумя свойствами:

• способностью обмениваться на любой товар;

• измерять стоимость любого другого товара⁶.

Деньги в условиях рыночной экономики являются средством реализации экономических взаимосвязей между субъектами экономики во всех фазах воспроизводства процесса. Чем выше степень разделения общественного труда, тем выше степень развития кредитно-денежных отношений и выше степень ее влияния на экономику в целом⁷.

Основные источники поступления денежных средств - выручка от продажи товаров, работ и услуг; доходы от финансовых операций; кредиты банков и другие заемные средства; целевые ассигнования и поступления. Следовательно, в системе денежных отношений определяются следующие виды деятельности предприятия: текущая; инвестиционная; финансовая. С разделением денежных потоков по видам связаны принципы построения типовой формы отчета о движении денежных средств – по направлениям из общей величины поступлений и расходования денежных средств по текущей (основной), инвестиционной и финансовой деятельности⁸.

Основополагающие принципы управления потоком денежных средств:

• продавать как можно больше и по разумным ценам. Цена продажи включает в себя не только реальные денежные затраты, но и амортизацию (некассовую статью), которая на деле увеличивает денежный поток;

• как можно больше ускорять оборачиваемость всех видов запасов, избегая их дефицита, который может привести к падению объема продаж;

• как можно быстрее собирать деньги у дебиторов, не забывая, что чрезмерное давление на всех без исключения потребителей может привести к снижению объема будущих продаж;

• постараться достичь разумных сроков выплаты кредиторской задолженности без ущерба для дальнейшей деятельности компании⁹.

Решение задач управления денежными потоками во многом зависит от чёткого соблюдения следующих принципов учёта денежных средств:

• свободные денежные средства должны храниться, в основном, в банке, и их выдача и использование осуществляются в соответствии с целевым назначением;

• платежи производятся в безналичном порядке после отгрузки товарно - материальных ценностей, выполнения работ и оказания услуг или одновременно с ними;

• платежи производятся с согласия (акцепта) плательщика или по его поручению; без согласия - только в случаях, предусмотренных действующим законодательством;

• платежи производятся за счёт собственных средств плательщика или за счёт кредитов банка;

• списание со счёта денежных средств в объёме, достаточном для удовлетворения всех предъявляемых к организации требований, осуществляется в порядке поступления распоряжений клиента и других документов на списание;

• недостаточность денежных средств на счёте для удовлетворения всех предъявляемых к ней требований обуславливает списание этих средств путем применения установленной законодательством очередности платежей [31,с.102].

Денежные средства - важнейший вид финансовых активов, представляющих собой средства в российской и иностранной валютах, легко реализуемые ценные бумаги, платежные и денежные документы.

Бухгалтерский учет движения денежных средств имеет важное значение для правильной операции организации денежного обращения, в укреплении платежной дисциплины, в эффективном использовании финансовых ресурсов.

Целью бухгалтерского учета движения денежных средств, является контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе.

В условиях рыночной экономики бухгалтерия должна исходить из принципа, что умелое использование денег и денежных средств должно приносить организации дополнительный доход, свободные деньги можно рационально во что-нибудь вложить для получения прибыли¹⁰.

Из этой цели вытекают следующие основные задачи учета движения денежных средств:

-проверка правильности документального оформления и законности операций с денежными средствами, своевременное и полное отражение их в учете;

-обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей и поступлений, выявление дебиторской и кредиторской задолженности;

-своевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств, документов и расчетов, обеспечение взыскания дебиторской и погашение кредиторской задолженностей;

-обеспечение сохранности денежных средств, документов в кассе и на расчетном счете;

-бесперебойное удовлетворение денежной наличностью всех неотложных нужд организации¹¹.

При учете денежных расчетов и, в частности, кассовых операций, многие работники допускают грубые нарушения действующих правил учета и расчетов с наличными деньгами. Это оборачивается для организации значительными финансовыми потерями в виде штрафных санкций. При проведении расчетных операций банки контролируют соблюдение организациями платежной и договорной дисциплины, а также содействуют применению наиболее целесообразных форм расчетов.

Денежные средства являются составной частью оборотных активов. Они необходимы организации для расчетов с поставщиками, бюджетом, кредиторами для выдачи заработной платы и для осуществления других выплат.

Базой денежных средств являются хозяйственные взаимоотношения организации с различными организациями и хозяйственные взаимоотношения, связанные с реализацией работ, услуг и осуществлением других хозяйственных операций¹²

Система внутреннего контроля - это политика организации, направленная на выявление, исправление и предотвращение ошибок и искажений информации, которые могут появиться в бухгалтерской отчетности.

Система внутреннего контроля включает: контрольную среду, систему бухгалтерского и налогового учета, отдельные средства контроля, непосредственно применяемые на предприятии.

Под контрольной средой следует понимать практические действия, производимые руководителем предприятия, которые направлены на организацию и поддержание постоянного функционирования элементов системы внутреннего контроля:

1. Оптимизация организационной структуры предприятия с учетом осуществляемой им финансово-экономической и хозяйственной деятельностью.

2. Организация и четкое распределение ответственности и полномочий между всеми структурными подразделениями (службами) и сотрудниками предприятия.

3. Постоянное совершенствование методов управления предприятия.

4. Совершенствование проводимой кадровой политики на предприятии.

5. Порядок подготовки и представления бухгалтерской и налоговой отчетности для внешних пользователей и внутренних пользователей.

6. Организация и функционирование внутреннего управленческого учета.

7. Обеспечение соответствия осуществляемой предприятием финансово-экономической и хозяйственной деятельности требованиям действующего законодательства.

Основной причиной создания внутренних контрольных органов является все большая направленность финансово-хозяйственной деятельности предприятий на повышение стоимости бизнеса и защита интересов предприятия при проведении контрольно-ревизионных мероприятий внешними контрольными органами.

Цель предварительного контроля заключается в предупреждении незаконных действий должностных лиц, незаконные и экономически нецелесообразные хозяйственные операции, ведущие к нерациональному использованию денежных средств). Его субъектами могут быть внутрихозяйственные планы и программы, бизнес-планы, проектно-сметная документация, документы на выдачу денежных средств.

Текущий контроль (оперативный), осуществляется в процессе совершения различных хозяйственных операций.

Заключительный (последующий), осуществляется после совершения хозяйственных операций. Последующий контроль осуществляется в форме ревизий и аудиторских проверок.

К объектам фактического контроля денежных средств относятся: наличные деньги в кассе, бланки строгой отчетности.

Тесная связь документального и фактического контроля позволяет зачастую их использовать совместно, что позволяет устанавливать действительное состояние объекта проверки.

Методы контроля за движением денежных средств разнообразны, среди них можно выделить:

1) ревизия - совокупность мероприятий и действий за деятельностью структурного подразделения организации, при которых осуществляется установление законности и достоверности, а также экономической целесообразности совершенных хозяйственных операций, правильность понимания своих должностных обязанностей работниками разных организационных уровней;

2) аудит - экспертиза (проверка) состояния бухгалтерского учета денежных средств, финансового состояния предприятия, его платежеспособности и ликвидности, а также осуществление аудиторских консультаций;

3) тематическая проверка - это проверка определенной темы (задачи) производственной или финансово-хозяйственной деятельности предприятия или организации, относящейся к движению денежных средств¹³.

Мониторинг существующей практики работы отдельных структурных подразделений внутреннего контроля в области учета и движения денежных средств показывает, что основными их задачами являются:

1. Осуществление контроля за выполнением требований документов, регламентирующих порядок ведения учетных операций с денежными средствами.

2. Совершенствование организации бухгалтерского и налогового учета в учреждении и повышение его роли в рациональном и экономическом использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

3. Всестороннее изучение постановки учета и внутрихозяйственного контроля за сохранностью собственности предприятия, установленного контроля за сохранностью собственности предприятия, установление полноты, своевременности и достоверности отражения хозяйственных и финансовых операций в первичных документах, учетных регистрах и отчетности, контроль за осуществлением мероприятий прогрессивных форм и методов учета, оптимизация и автоматизация учетных работ.

Поскольку наличие подразделения внутреннего контроля не является обязательным и не разработаны стандарты внутреннего аудита, то и задачи, стоящие перед внутренними аудиторами, руководителем предприятия или собственниками устанавливаются самостоятельно.

При этом внутренний контроль над денежными средствами должен выполнять следующие функции:

1. Отдельное хранение и отдельный учет денежных средств.

2. Учет всех операций, произведенных за наличный расчет.

3. Хранение только необходимого остатка в кассе.

4. Периодические проверочные подсчеты остатков в кассе.

5. Физический контроль денежных средств.

6. Контроль над поступлениями.

Поэтому, основными вопросами, которые могут быть проверены службой внутреннего контроля в области учета денежных средств, являются:

1. проверка законности операций с наличными денежными средствами и бланками строгой отчетности;

2. проверка законности произведенных операций с использованием предприятием расчетных и валютных счетов, открытых в учреждениях банка;

3. проверка законности произведенных операций с использованием предприятием специальных счетов, открытых в учреждениях банка и депозитариях;

4. проверка операций с финансовыми вложениями¹⁴.

Однако при всем многообразии способов и методов внутреннего контроля, необходимо помнить, что основная цель всех форм внутреннего контроля - это каждодневная реализация принципов контрольно-ревизионной работы, подготовка предприятия к работе внешних органов контроля, своевременное выявление хищений и других нарушений с денежными средствами.

Таким образом, в конечном итоге работа системы внутреннего контроля направлена на своевременную подготовку достоверной бухгалтерской и налоговой отчетности и ведение бухгалтерского и налогового учета в соответствии с действующим законодательством РФ.